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Déploiement d’un ERP : vaincre l'hésitation avec une équipe d'accompagnement dédiée

Christian VERDIER
15/7/2024
5 min read

Dans un monde économique en constante évolution, l'adoption d'un logiciel de type  ERP est devenue un passage quasi obligé pour les PME et sociétés de services ou les bureaux d’études qui souhaitent rester compétitifs et rentables sur le long terme. 

Pourtant, ce projet d'envergure suscite souvent des inquiétudes légitimes chez les dirigeants et les équipes : désorganisation opérationnelle, dépassement de budget, résistance au changement en interne…

Cependant, avec une équipe d'accompagnement dédiée, cette phase de transition et d’apprentissage peut devenir une opportunité de croissance et d'optimisation rapides des processus administratifs de votre entreprise. 

Quelles sont les craintes les plus fréquentes liées au déploiement d’un ERP en entreprise ? 

Le déploiement d'un ERP pour PME, malgré ses nombreux avantages à long terme, suscite plusieurs inquiétudes chez les dirigeants. Ces préoccupations, bien que variées, se concentrent souvent sur les aspects suivants 

Impact sur la gestion quotidienne de l'entreprise et baisse de productivité ? 

L'implémentation d'un ERP peut temporairement ralentir les processus existants, c’est-à-dire l’activité de votre organisation. Les entreprises craignent une baisse de productivité pendant la transition, pouvant affecter la satisfaction client et les revenus.

→ Cette période d'adaptation est souvent redoutée car elle peut aussi engendrer des interruptions dans les opérations quotidiennes et nécessiter une réorganisation interne, affectant ainsi la fluidité du travail habituel.

Coûts cachés et dépassements du budget initialement prévu ? 

Au-delà de l'investissement initial, les coûts cachés sont source d’inquiétude : personnalisation du logiciel, formation des salariés, mise à niveau de l’infrastructure du système IT.

→ Ces dépassements budgétaires sont redoutés par bon nombre de dirigeants d’entreprises et de collaborateurs car ils peuvent mettre à rude épreuve les ressources financières de l’entreprise et compliquer la gestion budgétaire.

Résistance au changement de la part des utilisateurs  ? 

L'adoption d'un nouvel ERP implique certains changements dans les habitudes de travail. La résistance des salariés, due à la peur de l'inconnu ou à la complexité perçue, peut compromettre le succès du projet ou son taux d’adoption par vos équipes. 

→ Cette résistance peut se manifester par un manque de motivation, des réticences à utiliser les nouvelles technologies mises en place, ou même une opposition ouverte, ralentissant ainsi le processus de transformation numérique.

Complexité technique et intégration des systèmes existants ? 

L'intégration d’un ERP - ou de tout autre logiciel d’ailleurs - avec les systèmes IT existants comporte une dose inhérente de complexité. Les entreprises s'inquiètent de la compatibilité, de la migration des données et des potentielles pertes d'informations confidentielles.

→ Cette intégration nécessite souvent des ajustements techniques et des compétences spécialisées, augmentant ainsi le risque d'erreurs et de dysfonctionnements. Des interruptions imprévues peuvent également survenir, perturbant le bon fonctionnement de l’entreprise. 

Avec un accompagnement adapté, chacun de ces défis peut être anticipé et surmonté efficacement. 

→ Une planification minutieuse, une communication claire et un soutien continu peuvent aider à atténuer ces préoccupations et à faciliter une transition plus douce vers le nouvel ERP. 

Faire le choix du bon éditeur d’ERP pour une implémentation réussie

Lors de la sélection d'une solution logicielle , il est courant de se concentrer principalement sur les fonctionnalités techniques, au détriment d'autres aspects tout aussi importants tels que la réactivité de l'éditeur et la qualité de son suivi pendant le processus de vent

Pourtant, une étude d'Aberdeen Group démontre que les entreprises bénéficiant d'un accompagnement personnalisé lors de l'implémentation d'un ERP réduisent en moyenne leurs coûts opérationnels de 13%, contre seulement 6% pour celles sans accompagnement. 

→ Pour les PME, le succès repose en grande partie sur la qualité de la relation et du partenariat établis avec l'éditeur de la solution ERP.

Voici 2 critères fondamentaux à prendre en compte : 

1 - Un déploiement adapté aux besoins métiers de votre entreprise

La réussite d'un projet ERP repose en grande partie sur un déploiement soigneusement adapté aux besoins spécifiques des métiers de l'entreprise. 

Pour maximiser l'efficacité opérationnelle et assurer une transition en douceur vers le nouvel environnement ERP, il est important que l'éditeur comprenne :

  • Les particularités de votre secteur d’activité
  • Les exigences spécifiques de chaque département de votre entreprise

Un déploiement bien planifié et personnalisé inclut en effet  l'analyse des processus métiers actuels, l'identification des améliorations potentielles et l'intégration harmonieuse des nouvelles fonctionnalités. 

Miser sur vos responsables de département

Les responsables de chaque département sont les véritables piliers de ce processus :

Qui mieux que votre responsable des Ressources Humaines pour dépeindre les subtilités de la gestion du personnel, les défis de la formation continue, et les besoins en matière de suivi des performances ?

Qui mieux que votre responsable commercial pour décrypter les nuances de votre cycle de vente, identifier les points de friction dans la relation client, et définir les indicateurs clés pour un pilotage optimal de l'activité ?

→ Choisissez un éditeur capable de mettre en place un dialogue constructif avec vos responsables métiers. Cela garantit  que les fonctionnalités de l'ERP sont parfaitement alignées avec les exigences spécifiques et les réalités opérationnelles de chaque service de votre entreprise.

2 - S'assurer de la qualité de l’accompagnement proposé

Un bon accompagnement éditeur est essentiel pour garantir le succès à long terme de l'implémentation d'un ERP. Il est important de vérifier plusieurs aspects dès le début du processus :

- Réactivité de l'éditeur : L'éditeur est-il réactif à vos demandes dès l'étape de consultation et de démonstration ? La réactivité initiale donne une indication de la qualité de l'accompagnement futur.

- Formations proposées : L'éditeur offre-t-il des formations complètes, y compris du e-learning ? Des formations bien conçues sont cruciales pour aider vos équipes à maîtriser le nouvel outil.

- Relationnel avec l'éditeur : Quel type de relation avez-vous avec l'éditeur ? Une communication fluide et un support client accessible et efficace sont essentiels pour la gestion quotidienne de votre ERP.

En choisissant un éditeur qui offre un accompagnement de qualité, vous mettez toutes les chances de votre côté pour une adoption réussie et une utilisation optimale de votre système ERP. 

Quels sont les avantages d’un accompagnement personnalisé ? 

L'accompagnement personnalisé est la clé pour transformer les défis du déploiement ERP en opportunités concrètes pour votre entreprise. 

Une enquête de Panorama Consulting indique même que 82% des entreprises qui ont fait appel à une équipe dédiée ou à des consultants externes pour leur projet ERP se disent satisfaites du résultat, contre 55% pour celles qui ont géré le projet en interne de manière autonome.

Une analyse approfondie des besoins de votre entreprise

L'équipe d'accompagnement commence par identifier avec précision les processus à optimiser dans votre entreprise. 

→ Cette approche permet d'aligner parfaitement l'ERP avec vos objectifs stratégiques. 

→ Les fonctionnalités essentielles sont priorisées, tandis que les options superflues sont écartées. 

Résultat ? Une réduction significative des coûts cachés et une solution ERP parfaitement adaptée à vos besoins réels.

Une planification et une gestion de projet sur mesure

Un calendrier réaliste est élaboré, tenant compte des spécificités de votre entreprise. Cette planification minutieuse minimise les perturbations opérationnelles durant la transition. 

→ Les risques sont anticipés et gérés de manière proactive, assurant le respect des délais et du budget. Cette approche sur mesure garantit une implémentation fluide et maîtrisée.

Une formation adaptée aux différents profils d'utilisateurs

La résistance au changement est considérablement réduite grâce à des formations ciblées pour tous les profils d'utilisateurs. 

→ En formant spécifiquement les salariés, l'adoption du nouvel ERP est accélérée, permettant à chaque utilisateur de gagner rapidement en efficacité. Dès le lancement, la productivité s'améliore, maximisant ainsi le retour sur investissement. 

Cette approche personnalisée de la formation, qui assure que chaque salarié est bien préparé, est la clé d'une transition réussie et fluide vers le nouvel outil.

Les entreprises qui investissent dans la formation lors du déploiement d'ERP ont 2,5 fois plus de chances d'atteindre leurs objectifs de projet. (Deloitte)

L’optimisation immédiate des processus administratifs

Les inefficacités existantes sont identifiées et corrigées. Les meilleures pratiques de votre secteur sont implémentées grâce à l’équipe d’experts qui vous entourent pour moderniser vos opérations. 

→ Les tâches répétitives sont automatisées, libérant du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée. Cette optimisation globale améliore significativement la performance de votre entreprise, transformant l'ERP en un véritable catalyseur de croissance aux yeux de votre équipe et dans la réalité. 

Un support continu pendant et après le déploiement

Les problèmes techniques sont résolus rapidement, assurant la continuité des opérations. Le support ne s'arrête pas à la mise en place ; il accompagne l'évolution de vos besoins. 

→ Les processus sont optimisés en continu, permettant à votre ERP d'évoluer au rythme de votre entreprise. Ce soutien durable maximise la valeur de votre investissement dans le temps.

Case-study Cabinet de Conseil - Un déploiement réussi avec l’équipe dédiée de Karanext 

Les expériences concrètes parlent plus que les promesses. Voici deux cas d'étude illustrant l'impact positif d'un accompagnement dédié lors du déploiement d'un ERP :

Uncabinet de conseil en projets digitaux de 50 consultants, craignait de perdre en réactivité face à ses clients pendant la mise en place de l'ERP. L'équipe d'accompagnement de Karanext a élaboré un plan de déploiement par phases, minimisant les perturbations. La personnalisation poussée a permis d'intégrer des fonctionnalités de gestion de projet avancées. 

La DRH affirme : "L’accompagnement continu nous a permis d'exploiter rapidement tout le potentiel de l'ERP. Nous avons augmenté notre productivité de 15% dès le premier trimestre."

L'équipe d'accompagnement a su s'adapter aux spécificités de l'entreprise.

  • La communication transparente et régulière a joué un rôle crucial, dissipant les craintes et facilitant l'adhésion des équipes.
  • La formation sur mesure a accéléré la prise en main, tandis que 
  • Le suivi continu a permis de résoudre rapidement les problèmes post-déploiement. 

Ces expériences soulignent l'importance d'un partenariat étroit entre l'entreprise et l'équipe d'accompagnement pour transformer le défi du déploiement ERP en opportunité de croissance.

Avec Karanext, vous n'êtes jamais seuls face aux défis de la digitalisation.

Chez Karanext, nous sommes bien plus qu'un simple fournisseur d'ERP. Nous sommes vos partenaires de croissance, engagés à vos côtés à chaque étape de votre transformation numérique. 

Nous vous offrons un accompagnement complet et sur-mesure. De la configuration personnalisée de vos interfaces à la migration de vos données, en passant par la formation de vos équipes, nous assurons une transition en douceur vers votre nouvel environnement ERP.

Notre approche se distingue par un onboarding personnalisé, garantissant un déploiement rapide et adapté à vos besoins spécifiques. Nous avons conçu notre plateforme pour une prise en main simple, rapide et accessible, permettant à vos équipes de devenir rapidement opérationnelles.

Et parce que nous savons que les questions peuvent surgir à tout moment, notre équipe reste disponible et réactive pour vous assister. 

Prêt à transformer votre entreprise avec un ERP adapté ? Contactez-nous dès aujourd'hui.

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