Sueurs froides, insomnies ? Pas de doute, c'est à vous que revient la délicate mission de trouver le meilleur ERP pour votre entreprise.
Pour une société de services, ce choix, s'il est déterminant, s'apparente souvent à une quête sans fin ou à un parcours du combattant.
Difficile, en effet, de s'y retrouver dans la jungle des offres ERP existantes. Un budget est en jeu, et chaque éditeur propose des fonctionnalités et des modes de tarification différents, rendant la comparaison presque impossible.
→ Comment savoir si les caractéristiques spécifiques dont vous avez besoin sont présentes dans les solutions que l'on vous propose ? Comment éviter de payer pour des fonctionnalités que vous n'allez pas utiliser immédiatement ? Comment faire évoluer l'ERP en fonction des besoins futurs de l'entreprise et de sa croissance ?
En interne, le débat autour de l'acquisition d'un ERP est loin d'être apaisé. C'est logique : des groupes d'utilisateurs aux besoins complètement différents sont concernés, et le degré de maturité digitale au sein d'une société de services est rarement homogène.
→ L'ERP sera-t-il facile à prendre en main par mes équipes ? Sera-t-il adopté et utilisé par tout le monde ? Quelle solution logicielle permettra une transition en douceur afin de garantir un taux d'adhésion satisfaisant ?
Ces interrogations génèrent des préoccupations légitimes. Nous avons élaboré une checklist composée de critères objectifs pour vous guider dans le choix de l'ERP qui répondra aux besoins spécifiques de votre société de services.
À quoi sert un ERP pour une société de services ?
Pour une société de services telles que les ESN, bureaux d’études ou cabinets de conseil, un ERP (Enterprise Resource Planning) représente un outil stratégique incontournable pour orchestrer efficacement ses activités.
Conçu pour centraliser la gestion des ressources et des processus métier, un ERP (on dit aussi Progiciel de Gestion Intégré) offre une vision globale de vos projets, facilitant une meilleure pilotage de votre société :
Voici quelques-unes des fonctionnalités clés proposées par un ERP pour une société de services :
- Gestion de projets : planification, suivi optimisés, timesheets, pour une exécution fluide des tâches
- Gestion des contrats : centralisation des informations contractuelles pour une gestion transparente
- Facturation : automatisation des processus de facturation pour une efficacité accrue
- Reporting financier : tableaux de bord et rapports pour évaluer et améliorer la rentabilité
- Gestion des ressources humaines : centralisation des données RH, gestion des congés, suivi des compétences et gestion des parcours des collaborateurs
- Gestion de la relation clients : centralisation des clients, génération de devis et relations fournisseurs
Voici les principales questions à vous poser pour faire le choix du bon ERP :
1 - Une vision unifiée de l’information pour un pilotage en temps réel
Si les ERP sont si prisés par les sociétés de services c’est parce que leur objectif fondamental est d'offrir une vision unifiée et complète de l’activité et des projets en cours.
En réalité, de nombreux éditeurs cherchent à détourner l'attention en mettant en avant un grand nombre de fonctionnalités secondaires qui ne sont pas essentielles, du moins pas initialement, à votre objectif principal.
→ Cela se traduit par des fonctionnalités peu utiles pour certaines sociétés, en fonction de leur industrie (par exemple, un CRM pour un bureau d’études), et parfois par l'absence de modules fonctionnels cruciaux pour d'autres, comme la gestion des ressources humaines (RH) ou la gestion efficace des projets au forfait.
Cette situation oblige souvent vos équipes à travailler au sein de solutions complexes, intégrant de nombreuses fonctionnalités inutiles, ou à rechercher des solutions externes pour pallier le manque de fonctionnalités, ce qui limite l'efficacité de l'ERP en termes de gain de temps et de performance.
Il existe une nouvelle génération de solutions ERP proposant une approche modulaire. Ainsi, les fonctionnalités sont regroupées en modules, ce qui permet d'avoir des interfaces dédiées à chaque département tout en conservant une vision unifiée des données. Cette approche vous permet de choisir les fonctionnalités dont vos équipes ont réellement besoin et de ne payer que ce que vous utilisez. Un exemple de cette approche est la solution Karanext :
Tous les modules (ERP, RH, CRM…) sont connectés les uns aux autres pour centraliser tous les processus en un seul endroit et booster la productivité de chaque équipe.
Une vision harmonisée de l’allocation des ressources humaines et de l’avancement des projets facilite les prises de décisions stratégiques à court et long terme.
2 - Des interfaces ergonomiques et personnalisables pour un taux d'adoption élevé
Un faible taux d'adoption est souvent la principale cause d'échec lors de la mise en place d'un ERP dans une société de services. La résistance au changement, due en grande partie à la convivialité limitée des interfaces utilisateur et à la surcharge de fonctionnalités rarement utilisées ou jugées difficiles d'accès, contribue à ce problème.
Au-delà de la couverture fonctionnelle de votre futur ERP, l'évaluation de la mise en œuvre de différentes briques (RH, ERP, CRM…) et de leur facilité d'utilisation est cruciale avant de choisir un éditeur.
Concrètement, il est essentiel de se demander si des utilisateurs tels que Jean-Pierre du service comptabilité ou Cristina, responsable des RH, pourront facilement naviguer dans l'outil sans revenir à des méthodes familières comme Excel.
Il est donc nécessaire d'évaluer la fluidité de l’expérience utilisateur au travers d’une démonstration de la solution. Certaines solutions modernes proposent des interfaces dédiées par département, ce qui facilite grandement la prise en main et la navigation. Cependant, assurez-vous que ces interfaces sont parfaitement intégrées afin d'éviter la nécessité de ressaisir des informations.
→ La configuration par espaces dédiés offre aux différents départements une visualisation rapide et une appropriation aisée des fonctionnalités essentielles à leurs activités. Cela se traduit par un taux d’adoption supérieur et une navigation plus fluide au quotidien.
→ Pour aller plus loin, téléchargez La checklist ultime pour bien choisir son ERP
3 - Un ERP facile à déployer pour chaque département de votre société de services
Une semaine, un mois, un an… Combien de temps faudra-t-il pour déployer votre futur ERP ? Combien de temps avant que Jean-Pierre puisse émettre sa première facture ou avant que Cristina ne puisse générer un contrat de travail ?
L’une des plus grandes craintes au sujet des ERP est le délai d'implémentation. Dans les faits, ces craintes sont justifiées puisque dans 40% des causes d’échec d’un ERP est le dépassement des délais prévisionnels d’implémentation.
Pour rentabiliser votre investissement et pour que l’ERP soit adopté par vos équipes, la rapidité d’intégration est une donnée clé. Mais la plupart des éditeurs présents sur le marché ne sont pas capables de proposer autre chose qu’un déploiement global, complexe, qui traîne en longueur, cause de nombreux abandons.
Demandez aux éditeurs de logiciels en compétition quelle est la durée moyenne d'implémentation de leur solution et quel est leur taux de réussite chez leurs clients actuels. Cela vous permettra d'obtenir une idée de la facilité de déploiement.
L'approche modulaire des solutions ERP modernes permet également un déploiement par étapes ou par départements, ce qui facilite l'adoption rapide de l'ERP.
Le déploiement peut être réalisé en quelques jours, en commençant par exemple par la brique RH, avant d'étendre l'intégration aux autres processus métier de votre société de services. Cette approche est pratique pour éviter une perte de productivité trop importante et assurer une transition progressive.
→ On évite la complexité d’un projet interminable et l’outil fait ses preuves auprès d’un premier groupe d’utilisateurs grâce à l’implémentation de fonctionnalités clés, avant de généraliser la démarche.
4 - Un ERP qui vous fait gagner du temps au quotidien
Un ERP qui ne vous permet pas d'économiser du temps n'est pas un bon ERP. Il est crucial de choisir une solution qui intègre l'automatisation de certaines tâches répétitives, donc chronophages.
Certaines solutions proposent la création ou la mise à jour de contrats et d'avenants à partir des informations essentielles. La génération de factures au fur et à mesure du déroulement des projets, ainsi que leur passage automatique en écriture comptable, font également partie des fonctionnalités qui vous permettent de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Demandez également aux éditeurs que vous rencontrez si l'organisation des plannings et la gestion des timesheets (feuilles de temps) sont présentes de manière native dans leur solution. Vous pourrez ainsi simplifier l'une des opérations qui demandent le plus de temps dans une société de services.
→ Pour aller plus loin, téléchargez La checklist ultime pour bien choisir son ERP
5 - Un ERP pour une gestion facilitée de vos projets au forfait et en régie
Les sociétés de services jonglent entre deux modes de facturation : la facturation au forfait ou par projet et la facturation en mode régie (ou temps homme).
Optez pour une solution flexible qui vous permet de facturer dans tous les cas de figure. Lors de la démo avec l'éditeur, posez des questions spécifiques à ce sujet, car certains systèmes se concentrent uniquement sur la régie.
Les autres fonctionnalités sur lesquelles vous devez rester vigilant :
- Saisie, vérification et validation des timesheets
- Staffing des projets
- Visibilité rentabilité par projets
- Facturation / recouvrement
- Gestion des fournisseurs
- Création de factures automatisée
- Paiement des factures et des notes de frais
- Intégration et rapprochement bancaire
- Monitoring de l’activité
- Gestion de la comptabilité
- Déclaration impôts et de la TVA
- Clôture des comptes
6 - Un ERP pour les RH souhaitant améliorer l’expérience collaborateurs et gagner du temps
Lorsqu'on envisage un ERP, la priorité est souvent la réussite des projets et la satisfaction des clients. Cependant, ne négligez pas l'importance de vos collaborateurs.
Un ERP qui adresse les problématiques RH ne se contente pas seulement d'optimiser votre gestion du temps, il améliore également l'expérience des salariés et la perception qu’ils ont de votre entreprise.
→ Une expérience utilisateur positive se traduit par une baisse du turnover et une augmentation de la productivité.
Les fonctionnalités clés à examiner de près incluent :
- Création de salariés et onboarding,
- Gestion des congés,
- Saisie des notes de frais,
- Portail collaborateur,
- Création automatisée de contrats et d'avenants,
- Affectation des collaborateurs aux projets en cours ou à venir.
7 - Un ERP conçu pour les commerciaux et les responsables RH désirant améliorer la gestion des relations avec prospects, clients et candidats
Vendre une mission, trouver un sous-traitant ou recruter un talent dont votre entreprise a besoin ? Dans tous les cas, il s’agit de rassembler de l’information pour mieux connaître vos prospects ou futures recrues potentielles et d’établir avec eux des relations de qualité.
Grâce à un ERP, vous optimisez votre pipeline de prospects et améliorez significativement le processus de recrutement, facilitant ainsi les interactions et la prise de décision tout au long du parcours client ou candidat.
Les fonctionnalités clés dont vous allez avoir besoin sont les suivantes :
Pour le recrutement :
- Création de nouveaux candidats
- Allocation des ressources sur les opportunités
Pour la prospection commerciale et le CRM
- Qualification de prospects
- Gestion des rappels
- Suivi des opportunités
- Recherche de sous-traitants
- Suivi des clients
- Création de devis et commandes
8 - Un ERP évolutif pour accompagner votre croissance
La croissance des sociétés de services n’est en général pas linéaire, elle se fait par à-coup. L’acquisition d’un gros client ou de projets d'envergure nécessite alors un redimensionnement rapide et une optimisation de certains processus métier.
Vous avez besoin d’un ERP qui évolue avec votre société de service et qui puisse accompagner sa croissance. On appelle cela la scalabilité d’une solution logicielle.
Le problème le plus courant que vous allez rencontrer ? Certaines solutions traditionnelles proposent peu d'évolutions en raison d'un stack technologique vieillissant.
Optez pour des solutions plus récentes qui n'ont pas été créées il y a plus d'une décennie. Cela vous garantira un ensemble technologique plus moderne et performant. Demandez également à l'éditeur sa roadmap ou feuille de route produit et les évolutions à venir pour vous assurer d'une solution tournée vers l'avenir, capable d'évoluer avec vous.
L’approche modulaire est également intéressante dans le cadre de votre croissance. Vous pouvez ainsi déployer les fonctionnalités qui vous concernent à chaque phase de développement de votre société. Cela vous permet également de réduire les coûts au début, lorsque vous en avez le plus besoin.
Commencez par intégrer les modules essentiels pour augmenter votre productivité, puis déployez le reste au fur et à mesure de votre croissance. C'est la philosophie de l'approche modulaire qui accompagne nos clients tout au long de leur développement, en garantissant une solution qui évolue avec eux..
9 - Le coût d'intégration et la tarification
Combien coûte un ERP ? Le coût d’intégration d’un logiciel ERP est une problématique déterminante.
Le prix de ce type de solution est extrêmement variable. Il va dépendre, entre autres, du coût de déploiement, de la licence logicielle, ou encore de sa maintenance. Même si vous devez raisonner en termes de retour sur investissement (ROI), en pensant aux économies que vous allez réaliser et à l’augmentation de la productivité des collaborateurs, votre budget n’est pas sans limites.
Demandez des devis et comparez les différentes solutions entre elles. Cependant, assurez-vous de bien examiner les fonctionnalités incluses dans le tarif proposé. Parfois, certaines solutions présentent des fonctionnalités en démonstration qui sont en réalité payantes en supplément, comme la fonctionnalité de prélèvement, par exemple. N'hésitez pas à demander si chaque élément est inclus dans le tarif de la licence et s'il existe des fonctionnalités présentées en démonstration qui sont payantes en sus.
En optant pour un ERP modulaire, vous avez un meilleur contrôle sur vos coûts. Vous pouvez installer les modules fonctionnels qui correspondent à vos besoins au moment opportun. Le modèle tarifaire par module vous permet de payer uniquement pour les fonctionnalités essentielles pour votre entreprise, celles que vous utilisez vraiment.
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