ViDA et ERP : 7 points à vérifier pour préparer votre entreprise

ViDA, pour « VAT in the Digital Age », va progressivement transformer la manière dont les entreprises gèrent la TVA, la facturation électronique et la transmission de leurs données. Pour les sociétés de services, le sujet ne concerne pas uniquement la direction financière. Les informations utilisées pour établir une facture sont souvent réparties entre le CRM, les projets, les feuilles de temps, les contrats et l’ERP.

Dans ce contexte, l’ERP devient un point central de préparation. Il doit permettre de fiabiliser les données clients et fournisseurs, d’automatiser la facturation et de faciliter la transmission des informations attendues. Les nouvelles obligations européennes de déclaration numérique concerneront les transactions B2B transfrontalières à partir du 1er juillet 2030. Les entreprises qui travaillent avec des clients établis dans plusieurs pays européens doivent donc commencer à examiner leurs processus dès maintenant.

La déclaration numérique repose sur des données transactionnelles plus détaillées et plus rapidement disponibles. Les entreprises devront pouvoir identifier les informations nécessaires à chaque opération, les contrôler et les transmettre dans un format exploitable par les systèmes concernés.

ViDA ne doit donc pas être considéré comme un simple sujet de conformité fiscale. La réforme va renforcer le rôle des données de transaction, de la facturation électronique structurée et des systèmes capables de transmettre les bonnes informations au bon moment.

Une facture électronique ne correspond pas simplement à un document PDF envoyé par e-mail. Elle doit contenir des données structurées, interprétables automatiquement. On peut notamment retrouver le numéro de facture, la date, l’identité du client, le montant hors taxe, le taux de TVA, le montant de TVA, la nature de la prestation et le pays concerné.

Le PDF peut rester présent dans l’expérience utilisateur, mais il doit être associé à des données structurées permettant le traitement automatisé. C’est cette différence qui rend le rôle de l’ERP essentiel.

Avant même l’envoi de la facture, l’ERP centralise une partie des informations utilisées pour calculer et justifier la TVA. Il peut notamment gérer les fiches clients, les données fournisseurs, les devis, les contrats, les projets, les temps passés, les taux applicables et les conditions de facturation.

Lorsque ces éléments sont cohérents, la facture est plus facilement générée, contrôlée et transmise. Lorsque les équipes utilisent plusieurs fichiers ou applications non connectées, les contrôles manuels et les ressaisies se multiplient.

Les données clients, fournisseurs et projets jouent un rôle important dans la préparation d’une facture. L’identité du client, son pays, son numéro de TVA, la nature de la prestation et les modalités prévues au contrat doivent pouvoir être retrouvés et contrôlés.

Un ERP adapté permet de rapprocher ces informations et de créer une chaîne de gestion plus cohérente, depuis la vente jusqu’à la facturation et au suivi financier.

Dans une société de services, les flux sont souvent plus complexes qu’une vente de produit standard. Une même entreprise peut facturer une prestation en régie, un projet au forfait, un acompte, un jalon ou une intervention réalisée dans plusieurs pays.

La facture peut aussi dépendre de la validation des temps par un client ou de l’avancement d’un projet. Le rapprochement entre les données opérationnelles et les données financières devient donc un élément important de la qualité de la facture.

Ces sept points permettent de réaliser un premier diagnostic. Ils ne signifient pas qu’un remplacement complet de l’ERP est nécessaire. Dans de nombreux cas, la préparation peut commencer par une mise à jour, un module de facturation électronique, une meilleure configuration ou une connexion avec une plateforme adaptée.

La première étape consiste à distinguer les capacités réelles de l’outil des habitudes de travail de l’entreprise. Un ERP peut parfois gérer les données nécessaires, mais ne pas être utilisé de manière suffisamment centralisée. À l’inverse, certains processus peuvent encore dépendre de fichiers Excel alors qu’une automatisation est déjà disponible.

Avant de prendre une décision, il est utile d’évaluer les formats de factures disponibles, la gestion des multi-entités, les échanges avec les plateformes de facturation électronique, la gestion des devises, la traçabilité des corrections et la capacité à exporter les données attendues.

Pour les sociétés de services, il est important de vérifier le lien entre la gestion des projets, les temps saisis, les contrats et la facturation. Une solution qui traite uniquement la facture finale ne répond pas entièrement à l’enjeu. La qualité de la facture dépend aussi de la qualité des informations qui la précèdent.

Une évolution ou une intégration peut parfois suffire. L’objectif est de disposer d’un environnement capable de centraliser les données et de faire évoluer les processus avec les obligations nationales et européennes.

La préparation peut être organisée autour de quatre étapes simples. Il faut d’abord cartographier les flux de facturation, depuis le devis jusqu’au paiement. Il convient ensuite d’identifier les données TVA utilisées à chaque étape et les équipes qui en sont responsables.

1. Cartographier les flux : identifiez les outils et les équipes qui interviennent entre la vente et l’encaissement.
2. Identifier les données : listez les informations nécessaires à la facture et à la déclaration.
3. Repérer les ressaisies : documentez les contrôles manuels, les fichiers intermédiaires et les écarts entre outils.
4. Construire une feuille de route : priorisez les évolutions ERP, les intégrations et les actions de gouvernance.

Cette démarche permet de transformer une obligation future en projet d’amélioration. Elle peut également contribuer à réduire les délais de traitement, à faciliter le suivi des factures et à améliorer la visibilité financière sur les projets.

La préparation à ViDA s’inscrit dans une réflexion plus large sur la circulation de l’information. Un ERP conçu pour les sociétés de services peut rapprocher les projets, les temps, les clients, les fournisseurs, la facturation et la finance dans un même environnement.

Pour approfondir le rôle de l’ERP dans la gestion quotidienne, découvrez aussi notre article consacré à la possibilité de relier facturation, CRM et gestion de projets.

Karanext présente une approche adaptée à ces enjeux, avec une gestion centralisée des projets, des temps, des devis et de la facturation. Découvrez la page dédiée à la facturation électronique intégrée à l’ERP et l’ERP pour sociétés de services.

ViDA fait évoluer la TVA vers un fonctionnement plus numérique, plus structuré et davantage connecté aux transactions. Pour les sociétés de services, l’enjeu ne se limite pas à produire une facture électronique. Il consiste à fiabiliser toute la chaîne d’information, depuis le devis et le contrat jusqu’aux temps passés, à la facture et au suivi financier.

Un ERP n’a pas nécessairement besoin d’être remplacé pour accompagner cette évolution. Il doit en revanche être capable de centraliser les données, de limiter les ressaisies, de gérer les différents modes de facturation et de s’intégrer avec les dispositifs de facturation électronique.