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ESN : 10 automatisations stratégiques pour vous faire gagner du temps

Christian VERDIER
22/5/2024
5 min read

Les ESN (Entreprises de Services Numériques) font face à des défis multiples, notamment une croissance rapide, doublée d’un turnover élevé. Conséquence : dirigeants, collaborateurs et comptables se retrouvent bien souvent avec une charge de travail considérable, et peinent à se concentrer sur leur cœur de métier. Face à ces difficultés, automatiser certaines tâches chronophages peut alors faire office de levier stratégique pour gagner du temps, sans effectuer de recrutement supplémentaire. Dans cet article, découvrez dix exemples d’automatisations particulièrement utiles pour les ESN !

#1 Génération de contrats

Avant la vente, les collaborateurs sont tenus d’effectuer une série de tâches contractuelles, chronophages, mais néanmoins nécessaires. Parmi elles, la création de contrats peut leur faire perdre un temps précieux. En effet, créer de toute pièce chaque contrat de travail, contrat client ou contrat fournisseur demande un certain temps. Toutefois, il existe des outils permettant de générer ces contrats de manière automatique., Il suffit d’entrer les informations essentielles, et le contrat est généré puis enregistré automatiquement. Le contrat peut être également envoyé en signature automatique directement depuis l’outil évitant les versions de documents éparses. 

#2 Création d’avenants aux contrats

Dans la même lignée, la création automatique d’avenants aux contrats peut contribuer à faire gagner du temps aux ESN. En effet, grâce à la saisie des informations spécifiques à l’avenant, le document est généré rapidement et en parfaite conformité. Dès lors, chaque augmentation de salaire est saisie dans l’outil offrant une meilleure traçabilité et un nouveau calcul de TJM (taux journalier moyen). L’avenant est généré automatiquement avec les nouvelles informations. Le collaborateur reçoit l’avenant directement en signature électronique. Lorsque le document est renvoyé signé, l’archivage du document est réalisé dans l’outil.

L’automatisation d’avenants aux contrats offre des gains multiples pour les ESN :

  • Un processus d’avenant structuré et consistant ;
  • Un gain de productivité ;
  • Un calcul de rentabilité mis à jour automatiquement ;
  • Une expérience collaborateur optimale.

#3 Signature électronique 

La signature électronique peut, elle aussi, offrir un gain de temps précieux aux ESN. En effet, au-delà des contrats ou avenants aux contrats de travail, elle élimine les étapes manuelles, telles que l’envoi, l’impression et l’archivage des documents. Les délais associés à la finalisation des accords avec les clients et les partenaires est ainsi accélérée. La signature électronique permet  de réduire les processus de transmissions des documents en interne, comme en externe.

Les gains de la signature électronique pour les ESN sont :

  • Un versioning de documents à jour ;
  • Un gain de temps et de productivité ;
  • Des ventes et accords accélérées.

#4 Génération de factures

Après la vente, les tâches chronophages se multiplient notamment lors du traitement des factures. Entre la création de celles-ci, la vérification de leur conformité et leur passage en écriture comptable, l’accumulation des tâches peut ainsi prendre un temps considérable aux équipes. D’où l’intérêt de s’équiper d’un outil permettant de générer automatiquement les factures. Les ERP dédiés au ESN permettent ainsi de générer automatiquement des factures à partir des devis validés en amont. La création de facture est ainsi documentée permettant un suivi de la facturation au fur et à mesure du déroulement des projets

L’automatisation de la facturation pour les ESN permet :

  • Une réduction des coûts liés au suivi administratif ;
  • Une amélioration de la trésorerie par un meilleur suivi ;
  • Un gain de temps considérable pour les équipes qui peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

#5 Passage des relevés bancaires en écriture comptable

Afin de gagner encore plus de temps, il est également possible d’automatiser le passage des relevés bancaires en écriture comptable. En effet, les relevés bancaires constituent des pièces comptables décisives, dont chaque ligne doit être saisie dans l’outil de gestion de l’entreprise. Certains logiciels permettent de télécharger ces relevés bancaires et de les convertir automatiquement en écriture comptable. Outre le gain de temps considérable pour les comptables, cette solution évite également les doublons : si une même ligne est chargée plusieurs fois, l’outil va la supprimer automatiquement.

L’automatisation des relevés bancaires en écriture comptable permet aux ESN :

  • De réduire les erreurs ;
  • De gagner en productivité ;
  • D’éviter les doublons ;
  • De s’assurer de sa conformité.

#6 Remplissage et validation des feuilles de temps

Outils essentiels pour les ESN, les feuilles de temps permettent d’organiser les plannings en fonction des objectifs à atteindre par projet. Certains outils proposent une saisie rapide des feuilles de temps. Cette fonctionnalité permet ainsi aux collaborateurs de remplir l’ensemble de leur semaine en quelques clics. La validation automatique peut également être mise en place par projets. Ainsi, il est possible d’indiquer combien d’heures/de jours seront automatiquement validés pour chaque projet et chaque collaborateur. Le directeur de projet s’évite une validation chronophage, tout en conservant un contrôle sur le suivi et la rentabilité du projet. Ainsi si le collaborateur dépasse le temps alloué, une notification sera envoyée. 

L’automatisation de la validation des feuilles de temps permet aux ESN :

  • De s’assurer du bon déroulement du projet ;
  • De gagner en productivité pour le collaborateur et le directeur du projet ;
  • De simplifier un processus largement répandu chez les ESN.

#7 Visualisation en temps réel des temps passés par projet

Pour les ESN, qui progressent sur différents projets à la fois, il est essentiel de disposer d’une vision en temps réel du temps passé par projet et des disponibilités des collaborateurs. Dans cette optique, certaines solutions centralisent et formalisent automatiquement la durée passée par chaque consultant sur un projet, ce qui permet, encore une fois, de gagner du temps.

Ø  Lire aussi : La gestion des temps et activités, un enjeu majeur pour les prestataires de service 

Les bénéfices de la visualisation en temps réel des temps de charge et disponibilités collaborateurs pour les ESN sont :

  • Une réduction du temps d’intercontrat et donc une meilleure rentabilité globale ;
  • La possibilité d’organiser les meilleures équipes pour chaque projet ;
  • Éviter le sur-staffing de collaborateurs pouvant mener au surmenage.

#8 Calcul de la rentabilité par projet

Avec des outils de reporting, il est aujourd’hui possible de suivre en temps réel certains indicateurs clés, tels que le temps passé par client ou par projet. Grâce à l’automatisation, ce processus peut aller encore plus loin : via un outil adapté, toute activité créée peut être reportée sur une projection de résultat. Chaque collaborateur est ainsi en mesure de suivre précisément l’avancée et la rentabilité de chaque projet.

Les gains de l’automatisation du calcul de la rentabilité projets sont multiples pour les ESN :

  • La possibilité de positionner en priorité les projets les plus rentables ;
  • Un meilleur contrôle du déroulement des projets pour éviter les glissements ;
  • Une meilleure rentabilité globale.

#9 Recherche de partenaires

Une part du travail des ESN consiste à trouver des partenaires spécialisés pour la réalisation de leurs projets. Avec un logiciel dédié, il est possible d’automatiser cette tâche : grâce à des recherches automatisées et multicritères, les ESN sont en mesure de cibler rapidement les profils correspondants à leurs besoins spécifiques. 

L’automatisation de la recherche de partenaires permet aux ESN :

  • De décupler leur efficacité opérationnelle ;
  • D’améliorer la qualité des projets ;
  • De gagner en compétitivité.

#10 To-do list en temps réel 

Tenues de gérer plusieurs projets en même temps, les ESN doivent mettre en place une organisation rigoureuse pour se mettre à jour régulièrement. Et qu’elles soient adeptes d’Excel ou d’une gestion papier, cette tâche quotidienne prend du temps. C’est pourquoi, il est fortement conseillé de l’automatiser. Comment ? Grâce à une to-do list intelligente qui actualise les missions des collaborateurs en fonction des tâches préalablement effectuées. Par exemple, si une ESN reçoit un contrat pour une mission, celui-ci va automatiquement se positionner dans la liste des contrats en attente, et, une fois signé, il en sera automatiquement retiré.

 Les listes de tâches automatisées offrent aux ESN :

  • Des processus optimisés et un gain de productivité non négligeable ;
  • D’éviter les oublis pouvant nuire à la relation client ou collaborateurs.

ESN : quel outil choisir pour automatiser vos processus ?

Les perspectives offertes par l’automatisation sont multiples pour les ESN. Il est ainsi possible d’optimiser des tâches relevant des services comptables et RH, ainsi que dans des domaines spécifiques à leur activité. Les ERP (Entreprise Ressource Planning) dédiés aux ESN permettent ces automatisations. Ces solutions centralisent les données et automatisent de nombreux processus. Lors du choix de l’ERP, évaluez les différentes automatisations proposées et prenez en compte les différentes briques intégrées RH, CRM, recrutement. En effet, l’interconnexion des modules permet d’automatiser les processus plus facilement. Une action effectuée dans l’un des onglets se répercute automatiquement sur l’ensemble de l’outil. Par exemple, l’ajout de congés collaborateurs sera visible directement dans le suivi des disponibilités ou les feuilles de temps.

Lire aussi : ESN : améliorez votre performance commerciale avec une suite ERP/CRM intégrée

Solution ERP dédiée aux ESN, Karanext se distingue par son accent mis sur l’automatisation. Cette solution moderne intègre en effet de multiples automatisations telles que la génération de contrat et avenants automatiques, la génération de factures, le passage des relevés bancaires en écriture comptable, la validation des feuilles de temps, le calcul de la rentabilité projet et du staffing collaborateurs. La particularité de la plateforme repose sur une approche par  modules (ERP, CRM, RH et Recrutement) offrant des interfaces différenciées par départements tout en conservant une approche unifiée des données au sein de l’ensemble de la plateforme. Cette approche unique permet une prise en main plus rapide de la solution, un démarrage facilité brique par brique, et une vision unifiée des données permettant automatisations, gains de temps, réductions des erreurs et des doublons d’informations. Grâce à Karanext, profitez d’une solution complète afin de gagner du temps sur chacun des processus mis en place dans l’entreprise. Notre solution vous intéresse ? Pour découvrir l’ensemble des fonctionnalités Karanext, demandez une démo !

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