Si elle est à première vue positive, la forte croissance de votre ESN peut amener avec elle son lot de difficultés… notamment avec la multiplication des projets. Alors qu’un processus peut être efficace dans une ESN faisant 1 M€ de chiffre d’affaires, qu’en est-il quand l’entreprise double ? Ce processus sera-t-il toujours aussi bien adapté ? S’équiper d’une suite collaborative comme celle de Karanext, dédiée aux métiers du conseil, permet de gérer la croissance de son activité sans en éprouver les complexités. A chaque problématique, Karanext a la solution !
Automatiser les tâches récurrentes
Beaucoup d’ESN ont encore recours à Excel pour gérer leurs projets, leurs ressources ou encore leur comptabilité. Si jusqu’à un certain stade de développement, le tableur reste un outil utile (et peu couteux), il montre vite ses limites dès que l’ESN grandit (pertes d’informations, risques d’erreurs, problèmes de synchronisation, etc). Entre la rédaction des contrats, la récolte des timesheets, ou bien l’émission des factures, la moindre erreur peut vite avoir un impact financier conséquent. Dans une ESN d’une dizaine de collaborateurs, ces taches peuvent être réalisées manuellement. Mais ce n’est plus le cas dans une ESN avec 100 employés ! Une manière d’adapter ses processus est donc d’automatiser un maximum de tâches récurrentes et à faible valeur ajoutée .
L’automatisation des tâches est au cœur de la construction de la suite Karanext .
Prenons l’exemple de la rédaction des contrats. Depuis l’ERP Karanext, vous pouvez générer en un clic une nouvelle affaire ou un nouveau client, le faire signer électroniquement à votre client et notifier la validité du contrat sur l’outil. Dans la pratique, le template de contrat est celui du client, qui est ensuite adapté dans l’outil grâce à des balises. Il est tout à fait possible d’en modifier ses clauses (en le téléchargeant puis en le réuploadant). L’ERP Karanext n’est pas rigide, bien au contraire. Il est en mesure de fait du sur-mesure le cas échéant.
Un autre exemple est celui de la gestion des factures fournisseurs. Avec l’ERP Karanext, vous pouvez enregistrer la facture reçue. La solution contrôle sa cohérence et s’assure de ne pas l’enregistrer (et donc la traiter) deux fois ; un double règlement impactant directement le résultat net de l’ESN.
Améliorer la circulation des informations et la collaboration
L’un des grands écueils des ESN en forte croissance reste la circulation des informations. Plus il y en a, moins bien elles circulent entre les services.
Avec Karanext, tous les services ont accès aux mêmes informations. Notre suite gère tous les processus recrutement, RH, gestion et commerce. Par exemple, les commerciaux ont un accès à l’ERP en mode visualisation et ne sont plus obligés de solliciter l’avant-vente pour savoir si le contrat d’un client a bien été reçu. Que ce soit l’ERP, le CRM ou encore le portail RH, nos modules communiquent entre eux pour un meilleur partage de l’information de bout à bout de la chaîne.
Ainsi, l’ERP réussit à tenir compte de l’augmentation d’un consultant enregistrée sur le module RH pour l’imputer sur la partie devis (prix de la ressource) d’un projet.
Il existe sur le marché de très bons ERP, de très bons CRM ou encore de très SIRH. Leur problème, c’est qu’ils ne sont généralement pas interconnectés contrairement à la suite Karanext . Ainsi, les utilisateurs restent dans l’obligation de ressaisir les informations entre les différences interfaces. Dans la suite Karanext, toutes les données se retrouvent au même endroit et sont mises à jour en temps réel.
Par ailleurs, le logiciel tient compte des évolutions réglementaires. Dans une ESN en pleine croissance, certaines obligations peuvent passer à la trappe comme la récupération d’une attestation URSSAF d’un sous-traitant. Karanext s’assure pour elles que toutes les obligations légales seront respectées.
Améliorer la visibilité de l’activité
L’une des grandes problématiques rencontrées par les dirigeants d’ESN reste le manque de visibilité de leurs affaires. Grâce à l’ERP Karanext, celles-ci sont consolidées dans un reporting mis à jour en temps réel. Fini les exports et le manque de visibilité sur la rentabilité de son entreprise ! Vous avez désormais accès aux données réelles que vous pouvez croiser avec les données prévisionnelles et les budgets, le tout de façon automatisé. Certaines ESN se retrouvent en cessation de paiements alors qu’elles débordent de nouveaux projets, par manque de visibilité sur les factures et le cash en cours.
Faire face à la concurrence
L’activité de service est un secteur très concurrentiel, qui évolue énormément et fait face à l’arrivée massive de nouveaux acteurs. S’équiper d’un CRM est très important puisqu’il va gérer de façon efficace les contacts et les clients. Avec le CRM Karanext, les commerciaux ont accès à des fiches complètes qu’ils mettent à jour facilement après chaque contact : informations client, alerte au moment de le rappeler, évaluation de sa maturité… Trop souvent, les ESN ont des problèmes de déperdition d’informations sur la partie commerce, surtout quand la prospection est importante. Le CRM Karanext vous évite justement ces pertes en simplifiant les tâches des commerciaux grâce à une to-do en permanence actualisée.
Le + du CRM Karanext : son UX en est l’une des plus simples du marché contrairement aux autres CRM souvent trop complets, complexes, et non adaptés aux spécificités du marché. Avec le CRM Karanext, la prise en main est immédiate car l’outil est intuitif et structuré.
Optimiser les recrutements
Karanext a mis au point une solution dédiée à la gestion RH pour optimiser les processus internes : dossiers collaborateurs, rémunérations, suivi des temps et gestion des recrutements. L’outil va aider les responsables chargés des recrutements à historiser les échanges, intégrer des rappels, gérer les entretiens et suivre les étapes du processus de recrutement.
Où en est-on ?
Le candidat a-t-il été vu en entretien ?
Par qui ?
Une proposition a-t-elle été faite ?
Le processus de recrutement est tracé et automatisé de bout en bout , jusqu’à la génération de la lettre d’engagement, du pré-contrat, de la signature électronique et même de l’onboarding du candidat.
Faciliter la communication interne
Karanext a pensé à la communication interne des ESN, qui peut faire défaut, avec son Portail dédié aux collaborateurs. Ces derniers y trouveront toutes les informations de l’entreprise, le règlement intérieur, la mutuelle, l’intéressement, la politique RSE ainsi que les actualités (nouveaux arrivants, nouveaux clients signés, webinar, séminaire, etc.). Dans un secteur d’activité qui demande que de nombreux collaborateurs soient en déplacement régulièrement, ce portail permet de garder le lien avec l’activité de l’ESN, surtout en phase de croissance .
Vous êtes dirigeant d’une ESN en croissance et êtes intéressé par la suite complète Karanext ? Demandez vite une démo à notre équipe !
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