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Article d'expert

ESN : pourquoi il est temps d’en finir avec Excel !

Christian VERDIER
22/5/2024
5 min read

Logiciel préféré des entreprises – et des fonctions comptables et financières – Excel excelle dans l’art de la représentation graphique et de la précision des résultats obtenus. Si le tableur représente un atout majeur pour une petite entreprise qui acquiert la suite Microsoft, il montre vite ses limites dès lors que celle-ci accroît ses effectifs et son chiffre d’affaires. Entre erreur de saisie, mauvaise manipulation à l’enregistrement ou crash, Excel peut vite devenir un frein à la croissance de votre ESN !

Quels sont les risques inhérents à l’utilisation d’Excel ?

Peu coûteux, Excel accompagne généralement les chefs d’entreprise au début de leur aventure entrepreneuriale et reste un outil familier pour l’ensemble des collaborateurs. Un dirigeant pourra assez facilement dresser des tableaux prévisionnels, établir ses factures, ou encore suivre les dossiers clients.

Pourtant, dès que l’ESN développe sa croissance et booste ses effectifs en recrutant des consultants, les tâches du quotidien deviennent forcément plus lourdes et abondantes, et un logiciel comme Excel montre rapidement ses faiblesses.

L’un des principaux risques que peuvent rencontrer les ESN avec Excel repose sur la synchronisation des versions. Que celui qui n’a jamais créé une « copie en conflit » avec un fichier natif lève la main ! Résultat, les collaborateurs ne savent plus quelle version est à jour, ce qui concourt à la suppression par accident de fichiers. En effet, Excel n’est pas reconnu pour être un outil collaboratif, à la différence de son cousin sur le Cloud, Google Sheets.

Par ailleurs, selon un rapport de l’Université d’Hawaï, 88 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs ; rapport corroboré par le cabinet KPMG qui, sur un échantillon de 22 feuilles, en détectait dans 91 % d’entre elles ! Des chiffres qui n’ont rien d’étonnant, puisque Excel suppose une utilisation humaine manuelle. Dès lors, les probabilités sont plus importantes que vous vous retrouviez avec des erreurs de saisie, des ressaisies ou des doublons . L’erreur est humaine selon le dicton !

Un autre point sensible est celui de la mise à jour en temps réel de la donnée. Excel n’est pas un outil centralisé. Ainsi, les fichiers ne communiquent pas entre eux. Une donnée entrée dans un classeur ne sera pas reportée dans un autre. C’est pourquoi les utilisateurs auront tendance à utiliser un même fichier qu’ils complèteront par itération, avec de nouveaux onglets et des formules souvent complexes… de quoi ralentir Excel voire le faire crasher !

Enfin, Excel est une proie facile pour les hackers . S’il n’est pas rare d’attribuer un mot de passe en interne pour éviter que certains collaborateurs n’aient accès à un tableau, ce système n’est évidemment pas suffisant face à des pirates rodés. De plus, le logiciel constitue une porte d’entrée pour la propagation de malwares. Un rapport Netskope  sur la cybersécurité de 2022 a listé un inventaire de 776 liens Excel piégés contenant un virus qui pratiquait la récupération de données client. De nombreuses entreprises infectées utilisaient des versions anciennes de l’outil, les rendant plus vulnérables au virus.

Mais alors quelles alternatives existent face à Excel ? Quels outils seraient plus adaptés pour votre ESN en pleine croissance ? Les ESN se tourneront assez naturellement vers l’ERP, logiciel de pilotage de l’entreprise.

Pourquoi équiper votre ESN d’un ERP ?

Avec un ERP, fini les erreurs de saisie, les fichiers supprimés et les difficultés à collaborer à plusieurs sur un tableau ! Adapté aux spécificités métiers et à la gestion d’entreprise, l’ERP réussit à piloter l’ensemble de l’activité de votre ESN tout en s’adaptant à sa croissance. Dans un secteur où le temps de vos consultants est précieux, il est important de réduire toute friction qui pourrait leur en faire perdre, notamment dans les phases d’avant-vente des projets.

Parmi les nombreux avantages de l’ERP, on citera :

Le gain de temps

Les données étant concentrées au même endroit, il est plus facile de gérer et partager l’information entre collaborateurs . Certaines tâches, répétitives, sont automatisées pour laisser la place à d’autres à plus forte valeur ajoutée comme l’analyse des dépenses de l’année et des notes de frais, l’analyse des emplois du temps pour identifier si des équipes sont en sous-effectif…

La vision en temps réel de l’activité

Plus les projets s’empilent, plus leur suivi sur Excel devient fastidieux. Avec un ERP, tous les collaborateurs d’une ESN, du consultant au chef d’entreprise, peuvent suivre l’avancée de chaque projet et anticiper tout ce qui pourrait le retarder ou dépasser le budget . Il est alors plus simple de prévoir les disponibilités des consultants et de maîtriser la facturation dès qu’une étape du projet est bouclée.

L’accès et la sécurisation des données

Pour une sécurité renforcée de vos données, il est recommandé d’héberger son ERP sur le Cloud. D’un point de vue pratique, l’ensemble des collaborateurs de votre ESN aura accès aux données de votre ESN indépendamment de l’endroit où ils se trouvent (télétravail ou en mission chez leur client), en s’affranchissant des contraintes matérielles. D’un point de vue sécuritaire, recourir à un ERP pour gérer l’activité de l’entreprise est plus fiable que de tout gérer par Excel, qui est plus susceptible de se faire pirater ou de crasher . Pourquoi ? On distingue plusieurs niveaux de sécurité autour d’un ERP :

  • La sécurité du datacenter où sont stockées les données contre les incendies, les pénétrations dans son enceinte, les défaillances de matériel…
  • La sécurité du type d’infrastructure choisie (généralement SaaS)
  • La sécurité au sein même de l’ESN : il est de la responsabilité du dirigeant d’ESN de fixer des règles autour de la sécurisation des données diffusées sur l’ERP (gestion des mots de passe, antivirus, cryptage VPN, etc.)

Lire aussi : Les 5 avantages majeurs d’un ERP

Dans le match Excel versus ERP, l’ERP l’emporte donc par KO ! Outil facile à prendre en main - contrairement aux innombrables formules à connaître sur Excel -, collaboratif, couvrant l’intégralité des fonctions de votre ESN, l’ERP vous permet de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise . Et la liste des avantages d’un ERP est encore longue, alors contactez-nous pour en savoir plus sur Karanext, allié du quotidien des ESN !

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