Sollicité dans le cadre de projets de construction, le bureau d’études techniques est chargé de produire des études qui orienteront ses clients sur des choix structurels et techniques. Fournissant une prestation intellectuelle, les collaborateurs (techniciens, ingénieurs, dessinateur, projeteur…) facturent des heures d’études (de la même manière qu’un consultant) et de développement à leurs clients. Au quotidien, les bureaux d’études techniques ne manquent pas de travail ; les projets s’accumulent et leur gestion, sans outils adaptés, peut rapidement devenir fastidieuse. C’est à ce moment-là que l’ERP intervient. Gain de productivité, charge mentale allégée… Découvrez les avantages de l’ERP pour votre bureau d’études techniques !
1. Un gain de productivité grâce à l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée
Dans leur quotidien, les collaborateurs de votre bureau d’études techniques sont confrontés à tout un tas de tâches répétitives qui, mises bout à bout, peuvent rapidement leur faire perdre du temps. En se dotant d’un ERP par exemple, la création de documents (factures, devis, contrats…) se réalise en seulement quelques clics. Lors de la conclusion d’une nouvelle affaire, vos collaborateurs ne perdent plus de temps avec l’administratif. L’ERP s’en charge pour eux.
Un autre exemple de tâche répétitive concerne la relève des temps, souvent source d’erreurs ou d’oublis. Il est d’ailleurs bien souvent impossible pour les services administratifs de surveiller que chaque collaborateur a bien enregistré ses heures passées sur un projet. Pour rendre la tâche un peu moins fastidieuse, vous pouvez donc passer par l’ERP qui automatisera complètement le process de timesheet. Vos collaborateurs, via le portail, transmettrons un seul et unique timesheet répertoriant les différentes missions qui seront envoyées en validation aux clients concernés. S’il y a validation, les temps seront automatiquement intégrés et comptabilisés au niveau de chaque affaire afin de générer automatiquement une facture fiable et conforme à vos clients.
2. Un pilotage fiable et efficace des projets
Vos collaborateurs n’échappent pas à l’éternelle to-do list pour les aider à gérer leurs affaires. Pourtant, le simple fait de suivre plusieurs processus différents, entre la réception de contrat ou de facture, sans qu’ils ne soient systématisés, les contraints à fournir des efforts supplémentaires de suivi. Tout ceci leur faisant, par essence, perdre du temps.
En vous équipant d’un ERP pour gérer les affaires à venir et en cours, vous pouvez dire adieu à vos dizaines de post-it ou vos listes Excel à rallonge ! L’ERP de Karanext, par exemple, peut générer une to-do list administrative qui se rafraichie en temps réel . Résultat, vous avez accès à une vue complète de l’ensemble des affaires en cours et des tâches à accomplir (récupérer un contrat, envoyer une facture, clôturer les temps…). Une fois qu’une tâche est réalisée, vos collaborateurs n’ont même pas besoin d’aller la reporter sur la to-do, celle-ci se termine automatiquement et disparaît de la liste. Vos collaborateurs savent ce qui les attend et peuvent s’organiser selon les urgences et les priorités des projets.
Par ailleurs, un ERP peut vous aider dans la planification des chantiers en priorisant des tâches, définissant des dates butoirs à respecter ou encore répartissant les équipes sur les différents chantiers.
3. Un suivi de la trésorerie en temps réel
Dans les bureaux d’études techniques sans solution de gestion, le suivi de trésorerie se fait généralement avec Excel. Avec un ERP, cette tâche est automatisée . Chaque projet est reporté sur une projection de résultat qui permet au dirigeant de visualiser ses résultats en temps réel et à n’importe quel moment de l’année. Non seulement, il obtient une vision à 360° de l’activité avec une idée plus précise et fiable de la rentabilité des projets, mais se trouve plus facilement en mesure de prendre des décisions stratégiques pour l’avenir de son entreprise.
4. Une amélioration de la gestion des plannings
L’ERP est un excellent outil de planification . En optimisant le suivi des projets, il aide à l’affectation des ressources nécessaires, permettant ainsi aux chefs de projet d’affiner leur planning selon les périodes et selon la disponibilité des collaborateurs qui doivent intervenir sur les projets. Il fluidifiera également la communication entre les parties prenantes et saura répartir la charge de travail entre les équipes.
Par ailleurs, si une nouvelle mission ressemble à une mission passée, l’ERP facilitera le travail des commerciaux dans l’émission des devis. En effet, ceux-ci pourront se baser sur des indicateurs fiables pour évaluer le temps à passer sur le nouveau projet et le nombre de consultants à solliciter.
ERP Karanext : en quoi répond-il aux besoins des bureaux d’études techniques ?
La solution Karanext est adaptée à de nombreux secteurs du conseil dont les bureaux d’études techniques. Elle connaît les problématiques métiers et sait y répondre par des fonctionnalités ad hoc, couvrant 100 % de leurs besoins.
- Une solution efficace et automatisée : les utilisateurs n’ont plus à ressaisir leurs données, ils gagnent un temps précieux en divisant par 7 leur temps dédié au travail administratif.
- Une solution simple à mettre en œuvre : la mise en place de l’ERP Karanext se fait en douceur sans bousculer les équipes. L’outil dispose d’une interface intuitive et ergonomique.
- Une solution configurable selon vos besoins : l’ERP est une solution multi-tenant, personnalisable au niveau de ses options. Ainsi, il est possible de créer des espaces pour chaque client et les paramétrer.
- Une solution intuitive et responsive : l’ERP suit les collaborateurs d’un bureau d’études techniques peu importe où ils se trouvent ! L’outil est disponible sur tablette ou mobile laissant une grande liberté pour chaque travailleur de consulter les données relatives à un client depuis un chantier par exemple.
Vous êtes dirigeant d’un bureau d’études techniques et souhaitez mettre en place un ERP ? Faites confiance à l’expertise de Karanext et concentrez-vous sur l’essentiel de votre métier. L’ERP Karanext s’occupe du reste ! N’hésitez plus et demandez vite votre démo !
