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Bureau d'études

5 bonnes pratiques pour la gestion des projets au forfait dans un bureau d’études

Christian VERDIER
13/3/2024
5 min read

Les bureaux d’études privilégient souvent les projets au forfait, car ils offrent une certaine prévisibilité sur le plan des revenus générés et une estimation plutôt réaliste du travail à fournir. 

En théorie, la planification des ressources est plus aisée et c’est un aussi un bon moyen de se différencier de la concurrence en proposant une offre claire, compétitive, tout en garantissant un engagement sur le résultat selon un périmètre et un planning préalablement définis.

Cependant, dans les faits, la gestion d'une ou plusieurs prestations vendues au forfait est un exercice souvent complexe et délicat, surtout lorsque ces projets s'étendent sur plusieurs mois ou années ou que les attentes du client s'avèrent irréalistes. 

Une gestion de projet méthodique et rigoureuse est alors nécessaire pour assurer le succès du projet et éviter les dépassements de coûts et de délais.

Dans cet article, nous vous présentons 5 bonnes pratiques pour la gestion des projets au forfait au sein d'un bureau d'études. Suivez-les pour optimiser votre gestion de projet et garantir la satisfaction de vos clients.

Prestations au forfait : avantages et inconvénients pour un bureau d’études

Le projet au forfait est une solution appropriée pour les projets de grande envergure et complexes, car il permet une meilleure prévisibilité en termes de coûts et de délais. Cependant, pour en tirer pleinement parti, il est essentiel de disposer des bons outils pour encadrer et suivre le projet de manière efficace.

Les avantages pour le client : 

  • Un engagement fort de la part du prestataire : prix fixe et "all inclusive" pour une meilleure maîtrise des coûts et une tranquillité d'esprit
  • Un objectif clair et partagé: planning et livrables définis pour une meilleure collaboration et une communication fluide.
  • De la sécurité et de la sérénité: c’est le bureau d’études qui assume les risques et les imprévus.

Les avantages pour le bureau d’études 

  • Gagner davantage d'appels d'offres ou d’affaires
  • Une facturation simplifiée: un budget cadré et une gestion administrative allégée.
  • Une motivation accrue: des équipes focalisées sur l'atteinte des objectifs fixés.

Les bureaux d'études doivent être conscients des risques inhérents à la vente de prestations au forfait. Tout imprévu, retard ou dépense non planifiée peut entraîner des coûts supplémentaires pour le prestataire, ce qui peut s'avérer risqué. 

Bien que l’évolution des besoins ou les ajustements demandés par le client puissent faire l'objet d'une facturation à part, il est essentiel d'évaluer soigneusement les obstacles possibles et de prévoir des mécanismes de gestion du changement en cours de projet pour garantir la rentabilité.

Voici quelques pistes de réflexion et bonnes pratiques pour rester maître de vos projets au forfait : 

1 - Bien cadrer le projet en amont

66% des projets échouent en raison d’une planification inadéquate et d’une mauvaise définition des objectifs. 

Pour éviter ce type de mésaventure, il est essentiel de : 

  • Définir clairement le périmètre, les objectifs, les livrables et les échéances du projet.
  • Planifier les ressources nécessaires et les délais : identifier les ressources nécessaires/disponibles et allouer efficacement les missions et les différentes tâches
  • Chiffrer soigneusement les coûts des ressources allouées quelles soient humaines (en temps jour) ou matérielle (valeur absolue ou location par jour) pour calculer sa marge sur CA estimée
  • Prévoir une marge de sécurité en ce qui concerne le chiffrage du projet ou un coefficient de vente adapté
  • Prévoir des clauses dans le contrat en cas d'évolution des besoins du client.
  • Cadrer le processus de communication avec le client : canaux à privilégier, fréquence et interlocuteurs

Le digital est un levier déterminant pour chiffrer vos projets avec précision. 

✔️ L'ERP de Karanext simplifie la création de vos devis en utilisant les informations déjà disponibles dans votre système sur les coûts facturés et internes de vos collaborateurs.

→ L'outil permet de faire un lien direct entre un nouveau devis et vos éléments de chiffrage pour faciliter le calcul des coûts réels. Il vous suffit d'allouer les différentes ressources (et leurs coûts internes) en conséquence pour obtenir un calcul automatique des coûts globaux et de la marge sur le projet.

→ Tous vos collaborateurs sont déjà présents dans votre système, vous avez donc accès à des informations précises sur leurs coûts facturés et internes, ce qui facilite grandement la création de devis. 

Cette fonctionnalité vous permet de gagner du temps et de chiffrer vos projets de manière plus précise et efficace.

2 - Gérer les changements et les imprévus en cours de projet, se préparer à l'imprévisible

“Que se passerait-il si…. Comment réagir en cas de…? “ Et si notre expert télécoms décide de ne pas renouveler son contrat...?” Il y a un proverbe qui dit “La vie, c’est 10% ce qui vous arrive et 90% comment vous y réagissez”. Il s’applique parfaitement à la gestion d’un projet au forfait.

Des événements extérieurs tels qu'un besoin non identifié, le départ soudain d'un membre clé de l’équipe, ou l'identification d'une compétence nécessaire ainsi que des changements réglementaires, peuvent impacter le projet de manière significative.

→ Vous ne pourrez jamais tout prévoir mais vous devez réduire votre temps de réaction en adoptant une démarche proactive. 

Pour éviter de réagir dans l’urgence, il est essentiel de mettre en place un processus de gestion des changements internes et externes dont voici les principes fondamentaux : 

Identifiez les risques potentiels dès le début du projet et élaborez des plans d'action (des scénarios, des plans B et C) pour les atténuer ou les éviter. 

Maintenez une communication ouverte et transparente avec toutes les parties prenantes pour éviter les malentendus et permettre une réaction rapide en cas de changement.

Construisez un planning flexible : Assurez-vous que le planning du projet est suffisamment flexible pour pouvoir intégrer des changements imprévus sans compromettre les délais globaux.

Réévaluer régulièrement vos objectifs et besoins pour maintenir leur alignement avec les attentes du client et les contraintes budgétaires.

Utilisez des outils de gestion de projet adaptés et simples d'utilisation qui permettent une gestion efficace et agile des changements sans mettre en péril le projet . 

Les ERP modernes permettent une gestion plus fine et plus réactive des prestations au forfait, en prenant en compte les aléas et les imprévus qui peuvent survenir au cours du projet.

✔️ Par exemple, l'ERP de Karanext génère des alertes en temps réel dès que les coûts dépassent les montants facturés. Il est alors possible de prendre des mesures correctives rapidement et d'ajuster l'allocation des ressources en fonction des collaborateurs qui travaillent sur le projet.

→ Grâce à cette réactivité, la marge estimée du projet peut être recalculée en temps réel en prenant en compte ces nouvelles informations et l’avancement du projet.

→ L’accès simplifié à vos dashboards en situation de mobilité (sur tablette ou smartphone) vous permet de rester connecté et informé en temps réel, ce qui peut s'avérer essentiel pour gérer un imprévu quand vous n’êtes pas au bureau.

3 - Allouer les ressources en temps réel

Dans un bureau d’études, une ESN ou un cabinet de conseil en gestion de patrimoine, les ressources humaines sont celles qui ont le plus de valeur. Les collaborateurs sont à la fois les détenteurs du savoir-faire de l’entreprise et ceux qui exécutent le travail. 

Déterminante donc, pour le succès d’une prestation au forfait, la planification, l’identification et l’attribution des ressources disponibles est néanmoins un défi pour plusieurs raisons : 

→ Le périmètre d’un projet peut varier en taille, en complexité et en durée ce qui rend difficile la prévision des besoins en ressources à long terme.

→ Trouver les bonnes compétences au bon moment peut être un défi dans le cadre d’un projet au forfait surtout pour des missions nécessitant des compétences spécifiques.

→ Sans compter que les besoins des clients peuvent évoluer au cours du projet, ce qui nécessite parfois des ajustements dans l'allocation des ressources. 

✔️ La solution ? Optimiser l'allocation des ressources en utilisant un outil de gestion de charge de travail pour répondre aux priorités de l’entreprise, aux compétences et à la disponibilité de chacun.

Grâce aux informations collectées sur votre projet, l’ERP de Karanext facilite l’allocation des ressources en temps réel, améliorant ainsi la productivité, le respect des délais et des budgets, et la satisfaction client.

Avec l’ERP de Karanext, vous pouvez :

  • Faire matcher le bon collaborateur sur le bon projet en fonction de ses compétences clés, de ses expériences passées, mais également via des tags présents sur son CV et son profil.
  • Indiquer les préférences de chaque collaborateur, pour prendre en compte leurs souhaits et augmenter ainsi leur engagement.
  • Consulter le temps passé par chaque collaborateur sur les différents projets et son taux de staffing.
  • Vérifier la disponibilité des collaborateurs non assignés à un projet spécifique.
  • Élaborer ou ajuster un plan de charge optimisé en fonction de ces données.

4 - Facturer en fonction de l’état de l’avancement de vos projets au forfait

De nombreuses entreprises, notamment dans les secteurs du BTP, de l’artisanat et de la prestation de services, effectuent des missions qui s'étendent sur plusieurs mois pour le compte de leurs clients. 

Elles privilégient la facturation à l’avancement, qui consiste à facturer périodiquement en fonction de l'avancement réel du projet, plutôt que de facturer la totalité du montant à la fin du projet. 

Cette méthode présente plusieurs avantages : 

  • améliorer la trésorerie en permettant des paiements réguliers, 
  • renforcer la relation client en offrant une transparence sur les coûts,
  • évaluer de manière anticipée la rentabilité des projets et les ajustements qui vont avec 

>>> Lire aussi - Tous les avantages de la facturation à l’avancement dans une ESN <<< 

Cependant, suivre l'avancement de chaque projet et émettre des factures en conséquence peut être complexe, en particulier pour les entreprises ayant de nombreux projets en cours simultanément.

La solution ? Utiliser un logiciel de facturation adapté ou mieux encore un ERP moderne pour automatiser la facturation à l'avancement.

✔️ L'ERP de Karanext simplifie la facturation à l'avancement en centralisant toutes les informations liées à un projet, telles que les ressources engagées, les tâches effectuées et les phases du projet validées par le client.

Vous pouvez définir les jalons de facturation et suivre cet avancement en temps réel. 

L'ERP de Karanext génère ensuite les factures correspondantes, vous offrant ainsi une visibilité sur la rentabilité du projet à tout moment.

De plus, l'ERP calcule automatiquement le reste à payer et le pourcentage d'avancement du projet, ce qui facilite la gestion financière de votre projet.

>>> Lire aussi - Les bonnes pratiques de facturation pour les cabinets de conseil <<<

5 - Suivre l’avancée de vos projets et leur rentabilité en temps réel

Dans un bureau d'études, le suivi de projet est une tâche cruciale qui implique de : 

  • visualiser les objectifs atteints ou en retard,
  • comparer l'avancement réel aux prévisions, 
  • communiquer avec toutes les parties prenantes, internes et externes.
  • estimer la productivité et la rentabilité du projet
  • identifier et proposer des actions correctives si nécessaire.

La difficulté principale du suivi d’un projet au forfait est d'intégrer, de compiler, d’analyser toutes les informations disponibles à l'instant t pour prendre les bonnes décisions. 

Résultat ? Les chefs de projet se retrouvent souvent submergés par tant d’informations disponibles et ils arrivent bien souvent après la bataille, dans l’impossibilité d’anticiper ou d’être force de proposition. 

→ Le seul remède à cette complexité de l’avancement d’une prestation au forfait est de mettre en place un processus de suivi de vos projets en temps réel.

Excel ne vous sera d'aucun secours pour accomplir ce genre de tâches. Les ERP modernes sont les seules solutions logicielles capables de centraliser les données et d'offrir une vision globale de vos projets au forfait.

Avec l'ERP Karanext, vous bénéficiez d'une automatisation complète des tâches de reporting pour le pilotage de vos projets :

- Dashboards en temps réel

- Suivi de l'avancement des tâches accomplies dans chaque phase du projet

- Gestion des budgets et rentabilité prévisionnelles avec un calcul de marge calculé en temps réel

- Reporting personnalisé par client et par projet

Avec un ERP, vous utilisez une source unique de vérité pour tous les projets, mais chaque collaborateur peut facilement consolider l'avancement de son projet et générer ses propres rapports.

L’automatisation de certains processus comme la collecte et de l’analyse des données réduit la charge de travail du chef de projet, qui est alerté en cas de dépassement et dispose d'indicateurs de performance pertinents garantissant la rentabilité de vos projets au forfait.

Karanext propose un ERP moderne dédié aux bureaux d’études, cabinets de conseil et ESN. La plateforme propose une solution complète et flexible pour centraliser, piloter et automatiser la gestion de votre entreprise. 

Pour en savoir plus, demandez une démonstration de la solution ou démarrez gratuitement.

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