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ERP

10 signes que votre service financier et comptable est défaillant (et comment y remédier)

Christian VERDIER
22/5/2024
5 min read

Votre service financier et comptable est-il un atout pour votre entreprise ou un obstacle à sa croissance ?

En tant que chef d'entreprise, manager, responsable comptable ou directeur financier, vous savez à quel point une gestion financière saine et efficace est cruciale pour la réussite de votre entreprise. 

Mais comment savoir si votre service financier et comptable est à la hauteur des défis auxquels votre entreprise est confrontée ?

Dans cet article, nous allons vous présenter 10 signes qui devraient immédiatement vous alerter et vous aider à évaluer l'efficacité de votre service financier et comptable.

1 - De retards en mauvaises surprises 

Échéances ou paiements non respectés, déclarations fiscales en retard, lettres de rappel de l'administration fiscale,...

Ces situations vous sont-elles familières ? 

Ces dysfonctionnements peuvent sérieusement nuire à votre réputation auprès des clients, des prestataires et des fournisseurs. 

→ Une réputation ternie peut avoir des conséquences considérables sur votre entreprise, en affectant votre capacité à attirer de nouveaux clients, à maintenir des relations solides avec vos partenaires commerciaux et à négocier des conditions favorables avec vos prestataires. 

2 - Facturation chaotique : des clients mécontents et une trésorerie fragilisée

Erreurs de  saisies, informations erronées ou retards dans l'envoi des factures : les causes d'une facturation chaotique sont multiples.  

Résultat ? Le service comptabilité se retrouve transformé en un service après-vente pour gérer les clients mécontents par les erreurs de facturation.

Cette situation peut rapidement donner l'impression d'un manque de professionnalisme de la part de votre entreprise, ce qui nuit à votre image globale. En outre, cela peut avoir des conséquences désastreuses sur votre trésorerie et même entraîner la perte de clients.

3 -  Des fins de mois et des clôtures comptables qui n’en finissent plus

Il n’y a pas que pour les ménages modestes que les fins de mois sont difficiles. Les services comptables défaillants ou mal organisés connaissent aussi les affres de clôtures interminables stressantes et dont on ne voit plus le bout du tunnel. 

Délais dépassés, erreurs de saisie et manque de visibilité, processus défaillants ou outils informatiques inadaptés : les causes d'une clôture interminable sont multiples.

→ Imaginez de surcroît la frustration de vos collaborateurs contraints de faire des heures supplémentaires pour boucler les comptes et le risque d'erreurs accru dans un contexte d’urgence et de fatigue accumulée. 

Ces dysfonctionnements peuvent  de plus engendrer des retards dans la production de vos états financiers, des pénalités pour non-respect des délais légaux et un stress important pour vos équipes.

4 - Reporting défaillant : une navigation à vue et sans boussole

Besoin d'un reporting précis pour analyser vos performances financières ?

Oui, mais voilà, le service comptable semble incapable de vous fournir les données nécessaires ou les délais d'attente sont interminables ?  Attention, cette situation peut vous priver d'informations cruciales pour la prise de décision et la gestion de votre entreprise.

Outils inadaptés, données mal ou non collectées : les causes d'un reporting défaillant sont multiples.

→ Imaginez par exemple l'impossibilité de suivre vos indicateurs de performance ( KPIs) ou de répondre aux demandes d’un investisseur ou d’un partenaire potentiel…

Ces dysfonctionnements peuvent avoir des conséquences fâcheuses sur votre capacité à anticiper et à prendre les bonnes décisions dans un environnement économique très concurrentiel

5 - Panique en comité de direction : un service comptable défaillant à la barre

Des réunions du comité de direction chaotiques, des chiffres contradictoires et l'impossibilité de prendre des décisions  ? 

Votre service comptable semble incapable de fournir des données fiables et partagées par tous, plongeant mangers et décideurs dans un flou artistique total. 

Sources de données multiples, processus de consolidation défaillants ou manque de communication : les causes de ces réunions tumultueuses sont multiples.

→ Imaginez par exemple l'impossibilité de valider un budget, d'allouer des ressources de manière efficiente ou de mesurer l'atteinte de vos objectifs.

Dans une PME, ces dysfonctionnements peuvent avoir des conséquences fâcheuses sur la confiance de vos collaborateurs et la cohérence de votre stratégie.

6 -  De factures impayées qui s'accumulent : votre trésorerie en danger 

Des factures impayées qui s'accumulent, des délais de paiement qui s'allongent et une trésorerie fragilisée : votre service comptable semble rencontrer des difficultés à recouvrer les créances dues par vos clients.

Les causes d'un mauvais taux de recouvrement sont multiples, allant de processus de recouvrement défaillants à un manque de suivi ou à une communication inefficace. 

→ Imaginez l'impossibilité de payer vos fournisseurs, vos salariés ou vos impôts. 

Ces dysfonctionnements peuvent avoir des conséquences fâcheuses sur votre capacité à investir, à honorer vos engagements contractuels et à maintenir une trésorerie saine."

7-  Un service comptable peu structuré : perte d’efficacité et de productivité

Imaginez un service comptable où personne ne sait qui est responsable de quoi, où les workflows sont opaques et où la communication est inexistante.

Dans un tel environnement, les conséquences sont inévitables :

  • Perte de temps et de productivité : Les employés passent des heures à chercher des informations, à clarifier les responsabilités et à corriger les erreurs, au lieu de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.
  • Processus décisionnel paralysé : L'absence de visibilité et de clarté empêche les dirigeants de prendre des décisions éclairées en matière financière.
  • Risques accrus : Le manque de contrôle et de procédures adéquates augmente le risque de fraudes, d'erreurs comptables et de non-respect des réglementations.
  • Démoralisation des collaborateurs : La frustration et le sentiment d'inefficacité peuvent nuire au moral et à la motivation des employés, entraînant une baisse de performance globale.

8 - Addiction à Excel : un risque d'erreurs et une perte de temps précieux

Vous utilisez encore Excel pour la facturation de votre entreprise ?

Si oui, il est temps de prendre conscience des limites de cet outil et des risques qu'il peut faire peser sur votre activité.

Excel n'est pas un logiciel de facturation conçu pour répondre aux exigences comptables et légales d'une entreprise.

Son utilisation pour la facturation présente de nombreux inconvénients, parmi lesquels :

  • Risque élevé d'erreurs : les saisies manuelles et les calculs Excel sont sujets à de nombreuses erreurs, ce qui peut avoir des conséquences graves sur votre comptabilité et votre fiscalité.
  • Perte de temps considérable : la création et la gestion des factures Excel sont des tâches chronophages et répétitives, qui détournent vos équipes de tâches plus stratégiques.
  • Difficultés à suivre les réglementations : Excel ne permet pas de suivre automatiquement les évolutions légales et réglementaires en matière de facturation, ce qui vous expose à des risques de non-conformité.
  • Manque de fonctionnalités avancées : Excel ne dispose pas des fonctionnalités avancées d'un logiciel de facturation professionnel, telles que la gestion des stocks, le suivi des paiements ou l'analyse des données.

 9 - Un système informatique fragmenté : des données cloisonnées et une gestion administrative inefficiente

Vous jonglez entre plusieurs logiciels disparates pour gérer la comptabilité, la facturation, la relation client et d'autres fonctions clés de votre entreprise.

Logiciels incompatibles, interfaces hétérogènes et absence d'intégration technique : les défis d'un système informatique fragmenté sont nombreux et ont des conséquences néfastes sur votre productivité et votre rentabilité, en voici au moins quatre : 

  • Saisie multiple des données : Les informations doivent être saisies manuellement à plusieurs reprises dans différents systèmes, augmentant le risque d'erreurs et de discordances.
  • Contrôles à répétition : Des contrôles redondants sont effectués, gaspillant du temps et des ressources précieuses.
  • Données incohérentes : L'absence d'une source de vérité unique entraîne des données incohérentes et une vision partielle de la situation de l'entreprise.
  • Manque de visibilité globale : Les dirigeants et les responsables n'ont pas accès à une vue d'ensemble claire et précise de leurs données, entravant leur capacité à prendre des décisions éclairées.

→ Impossible alors de consolider vos données financières, de suivre le parcours client de manière fluide ou d'automatiser des tâches répétitives.

Attention, cette situation peut créer des silos de données, compliquer les processus de gestion et nuire à la performance globale de votre organisation.

10  - Projections financières erronées : attention danger !

Vos projections financières s'avèrent régulièrement fausses, ne reflétant pas la réalité de votre activité ?

Données imprécises, hypothèses irréalistes ou manque de suivi des indicateurs clés de performance (KPIs)...Les causes de projections financières erronées sont multiples et peuvent avoir des conséquences fâcheuses sur votre entreprise.

→ Imaginez l'impossibilité de prévoir vos besoins financiers, d'obtenir des financements ou de piloter votre rentabilité de manière précise. 

Attention, cette situation peut vous priver de visibilité sur votre avenir et vous empêcher de prendre des décisions stratégiques éclairées.

Pourquoi un ERP moderne pour vous aider à optimiser la gestion comptable de votre entreprise de services ?

Transformez votre gestion comptable et gagnez en sérénité avec un ERP moderne !

Imaginez un système de gestion comptable qui :

  • Automatise les tâches manuelles fastidieuses, vous libérant ainsi du temps pour vous concentrer sur des tâches plus stratégiques.
  • Élimine les erreurs de saisie et les doubles saisies, garantissant l'intégrité et la fiabilité de vos données financières.
  • Vous offre une visibilité en temps réel sur votre situation financière, vous permettant de prendre des décisions éclairées en toute confiance.
  • Favorise une collaboration fluide entre les services, pour une gestion comptable plus efficace et transparente.
  • S'adapte à vos besoins spécifiques et évolue avec votre entreprise, vous accompagnant dans votre croissance.
  • Et qui de surcroît est facile à mettre en place et à utiliser même par vos collaborateurs les moins technophiles

Un ERP moderne, c'est bien plus qu'un simple logiciel de comptabilité.

Un ERP moderne va bien au-delà d'un simple logiciel de comptabilité. Il s'agit d'une plateforme unifiée qui centralise l'ensemble des fonctionnalités nécessaires à une gestion comptable performante. 

Pensé pour vous aider à optimiser votre service comptable, un ERP moderne offre des fonctionnalités clés telles que :

1. Un meilleur suivi des projets et une facturation automatisée

Grâce à un suivi automatisé des prestations facturables, vous pouvez facilement suivre l'avancement de vos projets et émettre des factures précises selon une ventilation prédéfinie.

2. Centralisation de l’ensemble des documents de facturation :

Vous bénéficiez d’une visibilité globale grâce à la réception dématérialisée des factures, contrats et autres documents, facilitant ainsi leur intégration aux projets correspondants.

3. Une meilleure gestion des fournisseurs et sous-traitants :

Les ERP modernes vous permettent une saisie simplifiée des temps réalisés sans besoin d'accéder à la plateforme, l’automatisation du processus de facturation et de paiement des fournisseurs, ainsi qu'une intégration fluide des données au système pour une affectation aisée aux projets.

4. Suivi de facturation :

Vous suivez précisément l'évolution de votre facturation avec une visibilité en temps réel sur les montants facturés, le reste à facturer et le prévisionnel, ainsi qu'un suivi rigoureux des paiements et des factures en retard

5. Gestion des règlements impayés et relances :

La solution facilite la gestion des règlements impayés et des relances en identifiant automatiquement les factures impayées pour les relancer, tout en offrant la possibilité d'exporter les factures en retard pour un suivi ultérieur.

6. Une comptabilité facilitée

Vous simplifiez votre comptabilité en automatisant la comptabilité double, vos pièces justificatives sont automatiquement rattachées aux écritures comptables. Vous pouvez ensuite exporter les données vers Excel ou ouvrir un accès direct à votre expert-comptable.

7. Intégration et rapprochement bancaire :

Vous optimisez votre gestion financière grâce à l'intégration et au rapprochement bancaire automatiques. Les factures sont automatiquement rapprochées avec les opérations bancaires, simplifiant ainsi vos processus comptables et vous offrant une visibilité accrue sur vos transactions financières.

8. Reporting personnalisé :

Vous dynamisez votre prise de décision grâce à des rapports personnalisés et détaillés sur vos KPIs clés tels que la rentabilité, la marge brute et le chiffre d'affaires estimé. Accédez facilement à ces données cruciales pour une vision claire de la performance de votre entreprise, vous permettant ainsi de prendre des décisions éclairées et stratégiques.

9. Déclaration impôts et TVA :

Vous gagnez du temps et minimisez les risques d’erreurs dans vos déclarations fiscales grâce à la préparation automatisée des déclarations TVA et impôts.

L'approche modulaire d'un ERP moderne comme celui de Karanext offre de nombreux avantages pour les entreprises de services :

• Prise en main rapide : Des espaces dédiés à chaque département pour une navigation simplifiée et une prise en main rapide des fonctionnalités clés.

• Démarrage progressif : Déploiement par étapes, permettant de commencer par les modules les plus critiques et d'ajouter des fonctionnalités au fur et à mesure de vos besoins.

• Évolution au rythme de votre croissance : Solution évolutive qui s'adapte à vos besoins changeants et vous accompagne dans votre développement.

• Flexibilité et personnalisation : Paramétrage des champs et fonctionnalités en fonction de vos processus métiers spécifiques.

• Ergonomie et simplicité d'utilisation : Interfaces intuitives et dédiées à chaque département pour une navigation fluide et simplifiée.

• Réduction des coûts : Tarification par module vous permettant de ne payer que pour les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin.

En optant pour un ERP moderne pour votre gestion comptable, vous faites le choix de :

  • Améliorer votre efficacité opérationnelle.
  • Renforcer le contrôle de vos données financières et comptables.
  • Prendre des décisions stratégiques plus éclairées grâce à des données vérifiées
  • Favoriser la collaboration et la communication au sein de votre entreprise grâce à des reportings accessibles facilement.
  • Stimuler la croissance et la rentabilité de votre entreprise

Ne laissez pas les inefficacités comptables freiner le développement de votre PME ! 

Contactez-nous dès aujourd'hui pour découvrir comment un ERP moderne comme Karanext peut transformer votre gestion comptable et propulser votre entreprise de services vers de nouveaux sommets !

Pour en savoir plus sur les avantages d'un ERP modulaire, demandez une démonstration ou testez la solution gratuitement.

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