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CGP : 7 bonnes raisons d'arrêter d'utiliser Excel pour votre facturation

Christian VERDIER
20/2/2024
5 min read

Beaucoup de dirigeants et de collaborateurs de cabinets de conseil en gestion de patrimoine sont encore accros à Excel pour gérer la facturation de leur entreprise. Il est temps d'entamer une cure de désintoxication ! Le fidèle tableur à tout faire s'est progressivement imposé comme un pilier de la gestion comptable quotidienne, malgré ses limites de plus en plus évidentes. 

Pourtant, il existe des solutions alternatives simples et efficaces pour éditer vos factures ou automatiser vos relances, tout en vous permettant de gagner un temps précieux ! 

Dans cet article, nous vous donnons sept raisons pour lesquelles il est souhaitable d'opter pour une solution plus moderne et adaptée à vos besoins pour gérer la facturation de votre cabinet de conseil en gestion de patrimoine.

Excel n’est pas un outil de facturation ! 👎

Utiliser un tournevis et un marteau pour ouvrir une boîte de conserve, ça peut fonctionner, mais ce n'est pas très pratique et tôt ou tard, vous risquez de vous blesser. À l'origine, Excel est un logiciel développé pour créer des tableaux, effectuer des calculs, générer des graphiques ou gérer des bases de données, et non pour la gestion de la facturation d'une entreprise en croissance.

Si dès son lancement au début des années 1980, Excel a rencontré un vif succès, c'est parce que :

- Le logiciel n'avait pas de concurrents sérieux.

- Son interface est très conviviale, facilitant la prise en main par des utilisateurs néophytes.

- Microsoft a su faire évoluer l'outil en ajoutant de nombreuses fonctionnalités au fur et à mesure des nouvelles versions.

Face à toutes les options qu'il offre, le logiciel créé par Microsoft donne souvent l'impression qu'il peut tout faire, à condition que l'utilisateur soit compétent.

→ C'est pourquoi de nombreux chefs d'entreprise hésitent à investir dans des logiciels spécialisés, pensant qu'Excel pourra suivre le rythme de croissance de leur entreprise. Mais à mesure que l'activité d'un cabinet de conseil en gestion de patrimoine se développe, le tableur montre ses limites.

1 - Éviter les erreurs de saisie 🔎

La suivi manuel de la facturation génère un nombre d’erreurs trop important ! 

En 2009, la banque JP Morgan a révélé qu’une erreur de calcul dans un tableau Excel avait entraîné une perte sèche de 9 milliards de dollars. Cette situation met en lumière les dangers potentiels liés à l'utilisation d'Excel pour des tâches critiques telles que la facturation.

Les formules complexes utilisées dans Excel exigent une attention constante, même de la part des utilisateurs expérimentés. La vigilance est de mise pour éviter les erreurs de saisie qui pourraient compromettre l'exactitude des données. 

Des sauvegardes fréquentes sont nécessaires pour garantir l'intégrité des informations et pour assurer la conformité fiscale. Un simple doublon ou un numéro manquant dans les factures peut entraîner des problèmes avec les autorités fiscales, en ce qui concerne le montant précis de la TVA à déclarer.

→ Le suivi de la facturation avec Excel comporte des risques sérieux d’erreur. Il est préférable d'opter pour des solutions plus fiables, sécurisées et intégrées comme un ERP ou un logiciel de facturation pour assurer la gestion financière de votre entreprise.

Lire aussi >>> Erreurs de facturation : il est temps d’en finir grâce à l’ERP ! <<<

2 - Gagner du temps ⌚

L'utilisation d'Excel pour la facturation peut être chronophage, nécessitant souvent une ressource dédiée pour gérer ces tâches manuellement. 

L'un des principaux avantages de passer à une solution de gestion financière intégrée, telle qu'un ERP pour gérer la facturation d’un cabinet de conseil en gestion de patrimoine est le gain de temps considérable qu'elle offre. 

Contrairement à Excel, qui exige souvent une saisie manuelle répétitive des données, un ERP utilise des modèles préconfigurés pour d'automatiser certaines tâches administratives liées à la facturation. 

→ Par exemple, la génération automatique de factures récurrentes ou la création de modèles prédéfinis permettent de réduire considérablement le temps nécessaire à la création et à l'envoi des factures.

De plus, un ERP offre une vision centralisée des données financières, ce qui permet de suivre facilement l'état des paiements, d'identifier les factures en retard et de gérer les relances de manière efficace. 

→ Les fonctionnalités avancées telles que le lettrage bancaire automatique simplifient également le processus de rapprochement des paiements, ce qui permet d'économiser un temps précieux qui peut être consacré à des tâches plus stratégiques pour l'entreprise.

“Nous recherchions un outil simple et intuitif pour automatiser la génération et la gestion des documents afin de nous libérer de la lourdeur administrative." Pauline Riffiod, Associée ANHEOL FINANCE - client de Karanext >> Lire le case-study sur notre blog

 3. Disposer de statistiques pour une meilleure prise de décision

Dans un secteur aussi compétitif que celui de la gestion de patrimoine, la capacité à prendre des décisions éclairées est essentielle pour assurer la croissance et la rentabilité de votre entreprise.

Cependant, lorsque vous vous appuyez sur Excel pour gérer votre facturation, l'accès à des données précises et actualisées peut devenir un défi. La fragmentation des informations liées à la facturation et l'absence d'intégration rapide et sécurisée dans votre système comptable en sont souvent les causes principales.

Les ERP modernes offrent une gestion centralisée et une vue unifiée des activités de votre entreprise. Vous disposez à tout moment d'informations cruciales sur la marge, les principaux clients et d'autres métriques clés en temps réel, grâce à des fonctionnalités avancées de reporting et à la centralisation des données.

→ Cette vue d'ensemble des performances de votre cabinet de conseil en gestion de patrimoine simplifie la prise de décisions stratégiques en évaluant les opportunités qui se présentent et en anticipant les défis potentiels.

4. Répondre aux obligations légales du secteur financier : Mifid 2 et DDA 🧑‍⚖️

Dans le domaine de la gestion de patrimoine, la conformité aux réglementations est une préoccupation majeure pour tout cabinet soucieux de maintenir sa réputation et d'éviter les sanctions financières. 

→ Avec l'avènement de réglementations telles que Mifid 2 (Directive sur les Marchés d'Instruments Financiers) et DDA (Directive sur la Distribution d'Assurances), il est devenu impératif pour les cabinets de gestion de patrimoine de mettre en place des processus de facturation transparents pour protéger les investisseurs.

Utiliser Excel pour répondre à ces obligations légales peut s'avérer être une tâche ardue et risquée. En effet, la complexité des réglementations exige une gestion minutieuse des données, des documents et des processus de reporting, ce qui peut rapidement devenir ingérable dans un environnement de travail fragmenté comme celui d'Excel.

→ Les solutions de type ERP intègrent des fonctionnalités qui facilitent la collecte, la gestion et le reporting des données nécessaires pour respecter les réglementations en vigueur pour aider les cabinets de gestion de patrimoine à répondre aux exigences de Mifid 2 et DDA2.

5 - Pour être prêt pour la réforme de la facture électronique à venir ! 🎯

Avec l'obligation imminente de passer à la facture électronique, il est crucial pour les cabinets de gestion de patrimoine de se préparer à cette transition inévitable. Cette transition marque un changement majeur dans la manière dont les entreprises gèrent leurs processus de facturation.

Dès le 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques, tandis que dès le 1er janvier 2026, elles devront être capables d'émettre ces factures pour leurs transactions avec d'autres entreprises assujetties à la TVA. 

L'utilisation d'un logiciel de facturation devient ainsi essentielle pour assurer une transition fluide vers ce nouveau système, notamment pour une intégration directe avec les plateformes privées homologuées par l'administration fiscale. 

→ En revanche, pour les entreprises qui continuent à utiliser des méthodes obsolètes telles qu'Excel, la transition vers la facturation électronique s'annonce beaucoup plus complexe. Sans un logiciel dédié, la transformation des fichiers en format hybride deviendra fastidieuse, entraînant des retards et des risques d'erreur dans la transmission des données.

→ La facture électronique, bien qu'elle simplifie la collecte et l'extraction des factures, introduit également de nouvelles contraintes. C'est pourquoi il est essentiel pour les cabinets de gestion de patrimoine de se tourner vers des solutions modernes de gestion financière, telles que les ERP, pour répondre efficacement aux exigences réglementaires et assurer leur conformité.

Lire aussi >> Facturation électronique : dirigeants de cabinet de conseil, juillet 2024, c’est demain ! <<

6 - Pour mieux faire face à un contrôle fiscal

Gérer ses factures sur Excel peut sembler pratique mais se révèle souvent complexe, surtout en cas de contrôle fiscal. 

Comment garantir la disponibilité et l'intégrité de tous les documents nécessaires lors d'un tel contrôle ? 

→ L'utilisation d'une solution de facturation ERP dédiée facilite non seulement la transmission rapide des données demandées mais peut également inspirer confiance au contrôleur fiscal quant à la rigueur de votre gestion. 

→ Un système de facturation structuré permet une vérification aisée et ciblée des données, simplifiant ainsi le processus de contrôle pour toutes les parties concernées.

7 - Pour sécuriser vos données 🔐

La protection des données financières constitue une préoccupation majeure lorsqu'il s'agit d'utiliser Excel pour la facturation. 

En effet, ce logiciel n'est pas conçu pour gérer de manière sécurisée des informations sensibles telles que les numéros de compte bancaire ou les données de facturation. En optant pour Excel, vous exposez potentiellement les données financières et personnelles de votre entreprise à des risques de sécurité.

De plus, les fichiers Excel sont généralement stockés localement sur des appareils tels que des ordinateurs personnels ou des disques durs, ce qui accroît davantage les risques. Ces supports de stockage sont susceptibles de subir des pannes physiques, d'être infectés par des virus ou même d'être la cible d'attaques malveillantes, compromettant ainsi la sécurité des données financières de votre entreprise.

→ Pour assurer la sécurité de vos données, une solution moderne comme un ERP offre une alternative fiable et sécurisée. En effet, les ERP sont conçus avec des protocoles de sécurité robustes, garantissant la protection des informations sensibles de votre entreprise contre les cybermenaces et les accès non autorisés. 

→ De plus, ils offrent des fonctionnalités avancées telles que la sauvegarde automatique des données dans des environnements sécurisés en ligne, réduisant ainsi les risques de perte de données liés aux pannes matérielles ou aux attaques informatiques.

Si vous êtes dirigeant d'un cabinet de conseil en gestion de patrimoine et envisagez la mise en place d'un ERP, demandez une démonstration de la solution Karanext !

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