Dans les PME de services, qu’il s’agisse d’un cabinet d’architectes, d’un bureau d’études ou d’une société de conseil, les équipes avancent souvent avec des outils “fait maison” : Excel pour les temps, Word pour les devis, et des mails pour le suivi des projets.
Résultat : aucune vision consolidée, des données parfois obsolètes, et une rentabilité difficile à suivre.
Et pourtant, avec quelques indicateurs clés bien suivis, tout peut changer.
Dans cet article, nous vous montrons concrètement, avant / après à l’appui, ce que le bon suivi des indicateurs peut transformer dans votre quotidien.
Avant : une gestion à l’instinct
Avant de structurer leur pilotage, beaucoup de PME nous décrivent le même scénario :
- Les chefs de projets n’ont qu’une idée approximative des temps réellement passés.
- Les factures sont générées "à la louche", souvent avec du retard.
- La rentabilité des projets est estimée en fin d’année… voire jamais vraiment analysée.
- Les indicateurs clés ? Dispersés, manuels, ou simplement absents.
Conséquence directe :
- Perte de temps administratif
- Retards de facturation
- Marges floues
- Impossibilité d’anticiper un dérive projet ou une tension sur les ressources
Après : un pilotage structuré en temps réel
Avec un outil de gestion adapté aux PME et une méthode claire, voici ce que permet un bon suivi des indicateurs projet :
En temps réel :
- Les temps saisis sont comparés au prévisionnel, automatiquement.
- Les écarts sont remontés avant qu’ils ne deviennent critiques.
- Le reste à faire est actualisé par les chefs de projet chaque semaine.
Côté facturation :
- Les jalons atteints déclenchent des factures automatiques.
- Les temps validés en régie remontent directement en pré-facturation.
- Les délais de facturation sont réduits, la trésorerie gagne en fluidité.
Côté rentabilité :
- La marge brute est suivie par projet en temps réel.
- Les temps non facturables sont identifiés, et peuvent être mieux répartis.
- Les projets à risque sont repérés plus tôt, et réajustés plus vite.
Les indicateurs qui font la différence
Voici quelques indicateurs issus de notre checklist qui transforment réellement la gestion quotidienne :
- Temps prévu vs réalisé
- Taux de facturation vs production
- Marge brute projet
- Rentabilité par client
- Suivi des temps non facturables
- Délai moyen de paiement
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