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Dans un contexte où les normes se complexifient, les projets deviennent plus techniques et la concurrence s’intensifie, les bureaux d’études cherchent à gagner en visibilité, en performance et en efficacité.
Pour de nombreuses structures, notamment entre 40 et 150 collaborateurs, une solution sous-estimée existe : la structuration en multi-entité.
Mais qu’est-ce que cela implique ? Pourquoi ce modèle est-il performant ? Et surtout, comment le piloter efficacement ?
Qu’est-ce qu’un modèle multi-entité pour un bureau d’études ?
Un modèle multi-entité consiste à structurer une organisation en plusieurs sociétés ayant chacun :
- sa spécialité,
- ses équipes,
- ses projets,
- son pilotage économique.
En pratique, cela signifie qu’un bureau d’études peut être organisé en plusieurs « filiales » distinctes, par exemple :
- Une entité structure et calculs
- Une entité thermique et fluides
- Une entité environnement et énergie
- Une entité gestion de projets / AMO
Ces entités restent liées à un même groupe mais deviennent lisibles, pilotables et optimisables.
Pourquoi adopter le multi-entité au sein d’un bureau d’études ?
Lorsque le bureau commence à grossir, on dispose d’un potentiel technique important, mais aussi de contraintes (gouvernance, flux, spécialisation, charge projet).
Le multi-entité répond précisément à ces enjeux.
1. Spécialisation… sans perte de cohérence
Chaque entité peut devenir experte dans son domaine, et donc :
- Améliorer la qualité des études
- Renforcer la crédibilité technique
- Monter en expertise
- Devenir plus visible sur le marché
Tout en restant attachée au même groupe, ce qui évite la dispersion.
2. Pilotage plus clair, plus efficace
Avoir plusieurs entités, vous obtenez :
- une vision par pôle,
- une analyse fine des marges,
- une gouvernance simplifiée.
Au lieu d’une organisation « monobloc » difficile à piloter, on obtient un pilotage par société.
3. Optimisation financière et administrative
Le multi-entité permet :
- un suivi des coûts plus juste,
- une rentabilité métier par métier,
- une capacité d’investissement plus maîtrisée.
Vous gagnez en clarté, en capacité d’investissement et en vision stratégique.
4. Flexibilité pour croître… ou se réorganiser
Le modèle permet :
- d’ouvrir une nouvelle entité,
- d’intégrer un partenaire,
- d’entrer sur un nouveau marché,
- sans réinventer l’entreprise.
Le modèle accompagne la croissance plutôt que la freiner.
5. Attractivité RH & montée en compétence
Un ingénieur préfère une équipe spécialisée à une entité “fourre-tout”.
Résultat :
- meilleure expertise,
- meilleure motivation,
- meilleure rétention.
Cela améliore l’engagement et la fidélisation.
Pourquoi Excel devient un cauchemar en multi-entité
Excel est utile… tant qu’on reste simple.
Dès qu’on a plusieurs entités, plusieurs projets, plusieurs flux, ses limites deviennent criantes :
- impossibilité d'éviter les doublons
- multiples versions contradictoires
- consolidation financière impossible
- vision dégradée de la rentabilité globale
- risque d'erreurs élevé
Excel est un bon outil pour démarrer mais devient vite difficile dès que le bureau croît. Dans le cas d'un bureau multi-entité cela devient presque impossible à gérer efficacement.
Pourquoi un ERP devient indispensable dans un modèle multi-entité ?
Un ERP (ou PGI, progiciel de gestion intégré) multi-entité permet de :
- centraliser les données : Toutes les entités accèdent à la même base de données commune : comptabilité, facturation, ressources humaines, projets, etc. Fini les fichiers Excel disséminés.
- automatiser les processus : Les processus récurrents (facturation, rapprochements, écritures comptables, inter-compagnies, reporting…) sont automatisés, ce qui diminue les erreurs humaines et les doublons.
- sécuriser les flux inter-entreprises : Il devient plus simple de consolider les finances de plusieurs entités, ce qui est complexe voire chronophage avec Excel.
- piloter avec une vision 360° : Vous disposez de tableaux de bord et rapports mis à jour en continu, ce qui facilite la prise de décision stratégique et le pilotage global.
- consolider les comptes
- gagner du temps en facturation
Ce qu’un ERP multi-entité doit absolument offrir
Au moment de choisir un ERP pour un bureau d’études structuré en multi-entité, certaines fonctionnalités sont particulièrement pertinentes :
- Consolidation par entité ou global
- Gestion de projets et marges
- Gestion des ressources
- Facturation (y compris à l’avancement)
- Flux inter-entités automatisés
- Tableaux de bord
Les défis à anticiper lors de la mise en place d’un ERP multi-entité
Mettre en place un ERP multi-entité, ce n’est pas « installer un logiciel ». C’est :
- clarifier les processus internes : qui crée une affaire, qui valide un devis, comment sont réparties les charges entre entités, quel est le cycle de facturation, etc. Ce travail d’analyse est indispensable pour éviter de simplement “reproduire le bazar d’Excel” dans un nouvel outil.
- former les équipes qui doivent adopter une nouvelle logique beaucoup plus collaborative. La formation, l’accompagnement et l’implication des responsables de pôles sont essentiels pour éviter le rejet.
- paramétrer le modèle économique réel
- structurer la comptabilité : les flux intragroupes doivent être documentés et tracés, et surtout valorisés à des conditions économiques normales pour éviter les risques fiscaux.
- maîtriser les aspects fiscaux
- préparer la facturation électronique
En résumé, un projet ERP multi-entité n’est pas une simple “installation de logiciel”. C’est un chantier structurant, qui demande réflexion, méthode et coordination. Mais c’est aussi ce qui permet à un bureau d’études de franchir un vrai cap de maturité, en organisant son modèle multi-entité avec transparence, pilotage et conformité.
Aspects juridiques & comptables spécifiques
En France, le multi-entité demande de respecter :
- Comptabilité par société
- Plan comptable
- Tracabilité des flux intra-groupe
- Conventions intra-groupe
- Facturation interne documentée
- Parfois la consolidation des comptes (si certains seuils sont atteints)
Un ERP bien paramétré sécurise l’ensemble et surtout facilite la gestion administrative grâce à l'automatisation de la plupart de ces processus.
Multi-entité + ERP : un duo gagnant pour les BET en croissance
Pour un bureau d’études structuré en plusieurs entités, le passage d’Excel à un ERP est souvent un moment charnière.
Ce changement permet de libérer du temps, de fiabiliser les données, de clarifier les responsabilités, de piloter l’activité plus finement, de gagner en réactivité, et surtout de grandir sans s’enliser dans des problématiques de gestion.
Autrement dit : si le multi-pôle donne un cadre prometteur, l’ERP le rend viable, scalable, professionnel.
Vous êtes dans cette situation ? Parlons-en.
Karanext est un ERP multi-entité conçu pour les bureaux d'études en croissance.
