“Ma petite entreprise, ne connaît pas la crise”... Pas si sûr ! En France, plus de 40% des factures B2B sont payées en retard, ce qui représente un véritable frein pour la croissance des entreprises, notamment des PME et sociétés de service.
Cette situation est d'autant plus préoccupante pour les ESN et les bureaux d’études qui ont souvent des besoins de trésorerie importants pour financer leur développement rapide en recrutant de nouveaux collaborateurs et en investissant.
Face à ce défi financier, la facturation à l'avancement est une solution efficace pour sécuriser les flux de trésorerie et réduire les risques de retards de paiement.
Dans cet article, nous allons explorer les avantages de cette méthode de facturation progressive, et comment un ERP peut faciliter sa mise en place.
Qu’est-ce que la facturation à l’avancement ?
La facturation à l'avancement est une méthode de facturation dans laquelle un client est facturé pour une partie du travail effectué avant sa finalisation.
→ Contrairement à la facturation classique qui s'effectue à la fin d'un projet ou d'une prestation, la facturation à l'avancement consiste à échelonner les paiements du client en fonction de l'avancement des projets.
De nombreux bureaux d'études privilégient ce mode de facturation pour des projets au forfait dont la durée peut excéder plusieurs années.
Quels sont les avantages de la facturation à l’avancement ?
Cette approche présente plusieurs avantages pour les PME, notamment :
Une amélioration de la trésorerie et du cash-flow : En facturant les clients pour le travail déjà effectué, les entreprises peuvent améliorer leur trésorerie et leur capacité à investir dans de nouveaux projets ou à faire face à des dépenses imprévues.
Une meilleure gestion et suivi des projets : La facturation classique ne reflète pas toujours l'avancement réel du projet, rendant difficiles le suivi des coûts et la planification des ressources. En émettant des factures à l'avancement, les PME peuvent suivre de manière plus précise l'état d'avancement des projets et détecter les problèmes potentiels plus tôt et ajuster leur stratégie en conséquence.
→ En recevant des paiements partiels à intervalles réguliers, les entreprises peuvent mieux planifier les ressources nécessaires pour terminer le projet à temps et dans les limites du budget.
Une réduction des risques de retards de paiement : Les retards de paiement peuvent engendrer des litiges et des pertes financières importantes pour un bureau d’études ou une PME. La facturation à l'avancement sécurise les paiements en les étalant sur la durée du projet, réduisant ainsi le risque d'impayés.
→ En facturant les clients régulièrement tout au long du projet, un bureau d’études ou une société de services réduisent les risques de retards de paiement et de difficultés financières.
Une meilleure visibilité financière : La facturation classique peut générer des surprises et des difficultés à anticiper les flux financiers. La facturation à l'avancement permet aux entreprises d'avoir une meilleure visibilité financière en leur permettant de suivre les coûts et les revenus du projet en temps réel.
Augmentation de la satisfaction client : La facturation à l'avancement permet aux clients de suivre l'avancement des projets et de payer pour les étapes réalisées, ce qui améliore leur visibilité sur les coûts et leur permet de constater les résultats de leur investissement plus rapidement.
Qui utilise la facturation à l'avancement ?
La facturation à l'avancement est une pratique courante dans de nombreux secteurs d'activité, et particulièrement appréciée par les PME et ETI.
Voici quelques exemples de domaines où la facturation à l'avancement est utilisée :
- Les sociétés de services : Les prestataires de services, tels que les cabinets de conseils, les agences de communication, et même les coachs et les formateurs, utilisent souvent la facturation à l'avancement pour garantir un flux de trésorerie régulier et se prémunir contre les impayés.
- Les bureaux d'études : Dans le domaine de l'ingénierie et du conseil, les bureaux d'études facturent souvent leurs prestations à l'avancement, notamment pour les projets au forfait. La facturation à l’avancement est en effet très intéressante pour les projets qui s’étalent sur plusieurs mois ou plusieurs années.
- Le secteur informatique/IT : Les sociétés de services informatiques, qu'il s'agisse de développement de logiciels, d'infogérance ou de maintenance informatique, peuvent facturer leurs clients à l'avancement, en fonction des jalons du projet.
- Les sociétés de conseil : Les consultants en stratégie, en management ou en organisation utilisent également la facturation à l'avancement pour sécuriser leurs revenus et mieux gérer leurs projets.
Ne confondez pas facturation à l'avancement et acompte !
Si ces deux notions visent à améliorer la trésorerie des entreprises, elles diffèrent fondamentalement dans leur fonctionnement.
La facturation à l'avancement se présente comme un processus de paiement échelonné qui suit l'avancement du projet. Le client verse des acomptes réguliers, proportionnels au travail effectué. Cette méthode offre une sécurité financière accrue à l'entreprise, garantissant un flux de trésorerie régulier et réduisant les risques d'impayés.
L'acompte, quant à lui, correspond à un versement initial effectué par le client avant le début du projet. Son montant est forfaitaire et n'est pas nécessairement lié à l'avancement du travail. L'acompte sert principalement à garantir la commande et à lancer le projet.
Optimisez la facturation et la gestion de vos projets avec un ERP moderne
72% des entreprises ayant un processus de facturation optimisé constatent une réduction des retards de paiement.
Un ERP moderne peut jouer un rôle crucial dans l'optimisation du processus de facturation et de la gestion des projets.
En centralisant les données de suivi du temps, de livraison de lots et d'atteinte d'objectifs, et en les intégrant directement dans le système de facturation, il offre de nombreux avantages :
Automatisation du processus de facturation :
L'automatisation de la facturation avec un ERP, génère automatiquement les factures à partir des données saisies, réduisant ainsi les erreurs humaines et le temps consacré à la facturation, tout en permettant l'envoi automatique des documents aux clients.
Suivi en temps réel des projets et des paiements :
Le suivi en temps réel des projets et des paiements via un ERP offre une vision globale de l'avancement des projets et de leur rentabilité, permettant un suivi précis des paiements et des retards de paiement. Cela se traduit par une meilleure gestion de la trésorerie et une identification plus aisée des risques financiers.
Intégration progressive avec les autres modules ERP (comptabilité, gestion de projet, etc.) :
L'intégration de la facturation avec les autres modules de l'ERP (comptabilité, gestion de projet, etc.) permet d'éliminer les silos de données et de consolider l'information. Cela favorise une meilleure collaboration entre les différents services de l'entreprise, se traduisant par un gain d'efficacité et de productivité.
Faites le choix d’un ERP moderne qui gère la facturation à l’avancement !
Certains ERP modernes intègrent des fonctionnalités de facturation à l'avancement, particulièrement utiles pour les projets étendus dans le temps. Ces suites logicielles sont particulièrement adaptées aux bureaux d’études et sociétés de services.
→ Cette méthode permet une facturation progressive en parallèle avec l'évolution du projet, assurant un suivi précis de sa rentabilité en temps réel. Elle facilite l'identification rapide de tout retard éventuel et favorise une communication fluide pour garantir le succès du projet.
Un exemple de bureau d’études qui a mis en place la facturation à l’avancement avec Karanext
Un bureau d'études spécialisé dans l'ingénierie et le conseil en stratégie a récemment choisi Karanext pour l'accompagner dans la gestion de ses projets de longue durée.
La problématique principale de ce bureau d'études était de gérer de manière plus précise la facturation de projets qui s'étalent sur plusieurs mois, voire plusieurs années afin d'assurer un niveau de cash-flow stable.
Karanext a proposé une solution innovante en mettant en place la facturation à l'avancement. Grâce à cette fonctionnalité présente dans l’ERP, le bureau d’études peut désormais :
- suivre ses projets et sa facturation de manière plus précise,
- réduire les écarts entre le prévisionnel et le facturé,
- recevoir des paiements réguliers tout au long de ses projets,
- assurer un meilleur suivi global de sa rentabilité.
→ La facturation à l'avancement a permis au bureau d'études d'améliorer sa trésorerie et réduire les risques d'impayés. De manière plus globale, cette méthode de facturation a offert une meilleure visibilité financière à cette société d’ingénierie, lui permettant de prendre des décisions financières plus éclairées et de mieux planifier son budget.
→ Enfin, la mise en place de la facturation à l'avancement avec Karanext a permis au bureau d'études de gagner en efficacité opérationnelle en automatisant le processus de facturation et en réduisant le risque d'erreur humaine.
“La facturation à l'avancement est un atout majeur pour les bureaux d'études. Elle permet de suivre l'état d'avancement des projets avec précision et d'offrir une meilleure visibilité financière à nos clients. C'est un standard du secteur que nous sommes fiers de proposer à nos partenaires." Christian Verdier, CEO de Karanext
Pour en savoir plus sur les avantages d'un ERP modulaire, demandez une démonstration ou testez la solution gratuitement.
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