Vous dirigez un cabinet de conseil ou une ESN en 2024 et vous n’avez pas de logiciel de feuille de temps ?
Dans une ESN ou une société de services, le temps est une ressource rare et précieuse. La gestion, la saisie et le suivi des temps sont déterminants pour mener à bien les projets, maximiser la productivité de vos équipes de consultants ou d’experts et assurer la rentabilité de votre entreprise.
Les logiciels de feuille de temps sont ainsi devenus des outils indispensables pour centraliser les time sheets (ou feuilles de temps) de vos équipes et suivre l’avancement de vos projets.
Dans cet article, nous vous donnons dix bonnes raisons d’équiper votre entreprise avec un logiciel de gestion des feuilles de temps.
Le temps : une ressource précieuse pour les sociétés de services
Dans une société de services ou une ESN, le temps est l’unité de mesure principale de la valeur ajoutée délivrée au client.
→ Mesurer le temps de travail consacré par chaque collaborateur à chaque tâche s'avère essentiel pour obtenir une vision claire des efforts investis et assurer ainsi une gestion de projet optimale.
Le suivi du temps offre de nombreux avantages :
- Estimation des projets et élaboration de devis en accord avec des marges raisonnables
- Amélioration de la précision de la facturation et de la rentabilité.
- Meilleure gestion des projets et respect des délais.
- Identification des tâches chronophages et optimisation des processus.
- Motivation et responsabilisation des équipes.
- Prise de décision stratégique basée sur des données concrètes.
Investir dans une solution efficace de suivi du temps est donc un investissement rentable pour les sociétés de services qui souhaitent maximiser leur performance et la valeur ajoutée délivrée.
Il existe de nombreux logiciels de feuille de temps disponibles sur le marché. Les ERP modernes, dont l'offre s'adresse aux sociétés de services, ont également fait du suivi des temps l'une de leurs fonctionnalités centrales, avec l'avantage d'offrir une vision unifiée et centralisée des données, facilitant ainsi la prise de décision et l'optimisation de tous les processus métier.
Ainsi, les données du projet sont automatiquement mises à jour après l’ajout des temps par les collaborateurs. La marge sur le projet est calculée en temps réel, et la facturation peut être déclenchée selon les règles préalablement définies. Cela représente un gain de temps considérable et offre une meilleure visibilité sur les projets.
Le suivi du temps dans les sociétés de services : une tâche complexe
Le suivi du temps est crucial pour les sociétés de services, mais il n'est pas toujours facile à mettre en place. Il existe plusieurs raisons à cela :
1. Diversité des tâches et projets : Les sociétés de services interviennent souvent sur une multitude de projets, chacun avec ses propres exigences en termes de temps et de ressources. Cela implique de suivre le temps passé sur chaque tâche pour chaque projet, ce qui peut être fastidieux et source d'erreurs.
2. Multiples intervenants : Les projets impliquent souvent plusieurs équipes et intervenants, ce qui rend difficile le suivi du temps de chacun et la consolidation des données. De plus, la collaboration entre équipes peut être compliquée si les outils de suivi du temps ne sont pas adaptés.
3. Facturation et reporting : Les données de suivi du temps doivent être exploitées pour facturer les clients de manière précise et transparente. Cela nécessite de créer des reportings détaillés et de s'assurer de la conformité aux exigences légales et contractuelles.
4. Technologies et outils : Le choix et la mise en place d'outils de suivi du temps adaptés aux besoins de l'entreprise peuvent être un défi. De plus, il est important de former les utilisateurs à ces outils et de s'assurer de leur adoption effective.
5. Facteur humain : La saisie manuelle des données de temps peut être fastidieuse et sujette à des erreurs. De plus, la motivation des employés à suivre leur temps de manière précise peut être un défi, surtout si le système de suivi est perçu comme contraignant ou inefficace.
6. Suivi des sous-traitants ou freelances : Dans une ESN, le recours à des sous-traitants ou freelances est courant. Un logiciel de gestion du temps vous permet de suivre leur activité, même s'ils ne sont pas des salariés permanents.. Certaines solutions offrent la possibilité de suivre ces contributions sans nécessiter de connexion à la plateforme, simplifiant ainsi le processus et le suivi complet du projet. Assurez-vous de vérifier auprès des fournisseurs la facilité de gestion des sous-traitants.
Voici à présent les principales raisons pour lesquelles il est urgent de vous équiper d’une solution logicielle de suivi des temps ou d’un outil de time tracking pour votre ESN ou société de services.
1 - Chiffrer vos futurs projets avec davantage de précision
Pour chiffrer, budgétiser et planifier correctement un projet, il est essentiel de prendre en compte toutes les dépenses, y compris les coûts internes.
Cependant, il peut être difficile d'estimer avec précision le temps consacré par les salariés à un projet particulier, surtout s'ils sont impliqués sur plusieurs projets en même temps sur une même période de temps.
→ Grâce à un logiciel de suivi du temps, les chefs de projet peuvent estimer de façon plus réaliste :
- Combien d'heures les collaborateurs ont déjà passé sur un projet et en calculer plus précisément la rentabilité à l’instant-t
- Combien d’heures les équipes vont encore passer sur le projet pour mieux estimer leurs coûts ou réaliser un chiffrage plus précis
✔️ Avec l'ERP de Karanext, simplifiez la création de vos devis en utilisant les données déjà disponibles dans votre système sur les coûts facturés et internes de vos collaborateurs.
→ Notre outil centralise les timesheets et établit un lien direct entre un nouveau devis et vos éléments de chiffrage, simplifiant ainsi le calcul des coûts réels.
→ Il vous suffit d'attribuer les différentes ressources et leurs coûts internes pour obtenir automatiquement le calcul des coûts globaux et de la marge sur le projet. Tous vos collaborateurs étant déjà répertoriés dans votre système, vous avez accès à des informations précises sur leurs coûts facturés et internes, ce qui facilite grandement la création de devis.
2 - Améliorer votre staffing grâce à un logiciel de feuille de temps
Dans le domaine des services, l'optimisation des ressources est cruciale pour concilier réactivité aux nouveaux projets et rentabilité.
Le staffing, qui consiste à assigner les bonnes compétences aux projets, est donc vital pour les ESN. Avec un logiciel de feuille de temps, vous pouvez suivre de près le temps facturable et effectivement travaillé.
Cela facilite également la gestion de deux KPIs avec lesquels vous devez déjà être familiers :
→ Le taux de staffing qui mesure l'efficacité de l'utilisation des ressources en comparant le temps facturable au temps total disponible pour travailler.
→ Le taux d'activité (congé exclu) qui évalue la productivité réelle en considérant le temps travaillé par rapport au temps total disponible, en excluant les congés.
✔️ Les ERP modernes peuvent aussi vous aider à améliorer votre staffing !
→ Avec l’ERP de Karanext, les responsables des ressources humaines bénéficient d’une visibilité globale des flux et peuvent piloter efficacement l’allocation optimale des ressources grâce à des tableaux de bord mis à jour en temps réel tels que le reporting staffing par exemple.
→ Ils ont accès à des indicateurs clés de performance (KPIs) pertinents pour suivre les tendances, les évolutions et les écarts par rapport aux objectifs du projet : rentabilité, tenue des délais, etc.
3 - Améliorez la précision de votre processus de facturation et assurez-vous d’être payé en temps et en heure !
La facturation, processus complexe et souvent source d'erreurs, peut s'avérer chronophage pour de nombreuses entreprises. L'utilisation d'un logiciel de feuille de temps permet d'améliorer considérablement la précision de la facturation et des paiements.
→ En automatisant le calcul des jours travaillés et des frais, les erreurs humaines dans la saisie des données sont éliminées, ce qui garantit une facturation précise et transparente.
→ En calculant les jours travaillés en fonction des temps déclarés, il est possible de suivre la facturation en temps réel et même de facturer à l'avancement. Cela permet d'avoir une visibilité sur l'estimé, le réel et le facturé directement sur l'outil de pilotage de projet.
→ De plus, le respect des délais de paiement est assuré grâce à un suivi en temps réel des jours travaillés et des factures émises. En somme, l'utilisation d'un logiciel de feuille de temps permet d'optimiser la gestion financière de votre entreprise tout en garantissant une relation client de qualité.
✔️ Saviez-vous qu’utiliser Excel pour facturer vos clients n’est pas la solution la plus sûre ni la plus efficace ?
→ La plupart des logiciels de facturation ou des ERP modernes offrent des modèles de facturation personnalisables. Une fois configurés, ces modèles permettent de générer facilement des factures claires, professionnelles en quelques clics tout au long du projet.
→ Cette automatisation simplifie le processus de facturation et allège la charge administrative en réduisant les tâches répétitives et le risque d'erreurs.
>>> Lire aussi Les bonnes pratiques de facturation pour les cabinets de conseil <<<
4 - Évitez les retards de livraisons sur vos projets
Sur des projets longs et complexes, tels que ceux gérés par les sociétés de services, les ESN ou les bureaux d'études, les risques de retard sont nombreux. Dans le cas d'un projet vendu au forfait, ces retards peuvent entraîner une insatisfaction client et une perte directe de rentabilité.
→ Les logiciels de feuille de temps performants offrent une solution efficace pour anticiper ces retards en fournissant une vision claire de l'avancement de chaque tâche.
✔️ En utilisant un ERP moderne comme celui proposé par Karanext, vous bénéficiez d'une vue d'ensemble centralisée de vos données. Cela vous permet de monitorer vos projets de manière proactive et de prendre des mesures correctives rapidement en cas de besoin.
5 - Optimiser l’allocation des ressources
“Qui va travailler sur quel projet, pourquoi et pour combien de temps ?” L’allocation des ressources est le nerf de la guerre pour un cabinet de conseil ou une ESN.
Excel a ses limites. Un logiciel de feuille de temps est l’outil qui permet d'optimiser l'allocation des ressources en centralisant les données sur le temps passé par les salariés sur chaque projet.
→ Les managers et chefs de projet peuvent facilement visualiser l'utilisation des ressources et identifier les goulots d'étranglement ou les tâches chronophages.
→ Ils sont alors capables d'affecter les ressources de manière plus efficace et de s'assurer que chaque membre de l'équipe travaille sur les tâches les plus importantes en fonction des objectifs du projet.
✔️ Avec l’ERP de Karanext, tous vos timesheets sont centralisés, vous permettant d'optimiser l’allocation de vos ressources en temps réel :
- Consultez le temps passé par chaque collaborateur sur les différents projets.
- Vérifiez la disponibilité des collaborateurs non assignés à un projet spécifique.
- Élaborez ou ajustez un plan de charge en fonction de ces données.
Grâce à cette centralisation des informations, vous disposez d'une vision complète de l'utilisation du temps de vos équipes, vous prenez des décisions éclairées pour maximiser la rentabilité de vos projets.
6 - Optimisez la productivité et la performance de vos collaborateurs
Améliorer la productivité et la performance de chaque collaborateur est un objectif majeur pour toute entreprise, ESN ou société de services. C’est la condition sine qua non pour optimiser l'utilisation des ressources, assurer la satisfaction des clients, et récompenser chaque collaborateur à sa juste valeur.
Un logiciel de feuille de temps peut contribuer à atteindre cet objectif de manière significative :
→ En offrant une vision claire du temps passé sur chaque projet, il permet d'identifier les collaborateurs les plus performants et les domaines à améliorer.
→ Cette approche facilite la mise en place de mesures incitatives basées sur des données objectives, favorisant ainsi une culture de performance et d'excellence au sein de votre organisation.
7 - Simplifiez la gestion des congés et des absences
Gérer les congés et les absences de manière efficace est un défi pour de nombreuses entreprises.
La centralisation des demandes et des approbations de congés, le suivi précis du solde des congés et des absences, ainsi que la garantie de la continuité du service en cas d'absence sont autant d'éléments essentiels pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise.
→ Un logiciel de feuille de temps permet de simplifier cette gestion en centralisant toutes les informations et en automatisant les processus, ce qui facilite la conformité aux obligations légales en matière de congés et permet de garantir une gestion efficace des ressources humaines.
✔️ L’ERP de Karanext simplifie la gestion des congés pour tous les utilisateurs. Que ce soit pour les collaborateurs qui n’ont qu’à sélectionner leurs dates de congés et les soumettre pour validation en un seul clic, ou pour les RH et les managers qui les valident (ou les refusent) aussi facilement, la gestion des congés devient enfin un jeu d’enfant.
→ Fini les plannings obsolètes ! Désormais, collaborateurs, managers et responsables des ressources humaines ont accès aux compteurs de congés actualisés en temps réel. La disponibilité de vos collaborateurs est actualisée en temps réel, ce qui facilite l'affectation des ressources, met à jour le taux de staffing en temps réel et évite les erreurs de facturation. Vous pouvez ainsi planifier plus efficacement et répondre rapidement aux besoins de votre entreprise.
8 - Renforcez la sécurité et la confidentialité des données
Renforcer la sécurité et la confidentialité des données est un défi majeur pour les entreprises, en particulier dans le domaine des services où les données sensibles du personnel doivent être protégées.
→ Un logiciel de feuille de temps permet de relever ce défi en centralisant les données de vos collaborateurs et en limitant l'accès aux personnes autorisées. Ainsi, les données ne sont pas éparpillées dans différents systèmes, ce qui réduit les risques de violation de la confidentialité et de pertes de données.
Pour encore plus de sécurité, les ERP modernes offrent des fonctionnalités avancées de protection contre les cyberattaques, renforçant ainsi la sécurité des données de l'entreprise.
✔️ Avec Karanext, un ERP en mode SaaS hébergé en France dans le respect des lois et des réglementations européennes, les données clients ainsi que celles des collaborateurs sont protégées par plusieurs mesures de sécurité mises en place par Karanext.
Cela inclut des protocoles de cryptage avancés pour protéger les données en transit et au repos, des pare-feu et des outils de détection des intrusions pour prévenir les attaques, ainsi que des mécanismes de sauvegarde réguliers pour garantir la disponibilité des données en cas de problème.
De plus, Karanext assure une conformité totale avec les lois et réglementations européennes en matière de protection des données, telles que le RGPD, pour garantir la confidentialité et l'intégrité des données de ses clients.
>>> Lire aussi Intégration d’un ERP : comment garantir la sécurité des données ? <<<
9 - Gagnez du temps et réduisez les coûts administratifs
Dans un environnement professionnel où chaque minute compte, gagner du temps et réduire les coûts administratifs est un impératif. Les entreprises, notamment celles des services, sont confrontées à des tâches administratives répétitives et chronophages.
→ Un logiciel de feuille de temps offre une solution efficace à ce problème en automatisant ces tâches. En centralisant les données et en permettant une saisie rapide et précise, il réduit considérablement le temps consacré à la gestion administrative. De plus, en éliminant les coûts liés aux feuilles de temps manuelles, il contribue à une meilleure gestion des ressources financières de l'entreprise.
✔️ Avec l'ERP de Karanext, vous bénéficiez de fonctionnalités avancées pour simplifier et automatiser la gestion de votre société de services :
- Centralisez, pilotez et automatisez tous vos processus administratifs.
- Stockez, récupérez et partagez facilement les informations entre collaborateurs.
- Gagnez du temps en automatisant les tâches répétitives.
- Minimisez le risque d'erreurs en garantissant des processus standardisés et en réduisant les interventions manuelles.
10 - Accédez à des insights précieux pour rester compétitif
Dans un environnement compétitif, l'accès à des données et à des analyses précieuses sur la performance des équipes et des projets est essentiel pour prendre des décisions éclairées et rester en avance sur la concurrence.
→ Un logiciel de feuille de temps offre la possibilité d'obtenir ces insights précieux. Il permet d'identifier les tendances et les points d'amélioration, facilitant ainsi la prise de décisions stratégiques basées sur des données concrètes.
Mieux encore, utilisez un ERP moderne pensé spécifiquement pour les sociétés de services.
✔️L’ERP de Karanext offre une vision unifiée centralisée, des dashboards personnalisés, et vous permet de prendre des décisions rapides et éclairées basées sur des KPIs en temps réel sur chacun de vos projets comme le chiffre d’affaire global par moins, le chiffre d’affaires projeté ou encore la marge globale.
→ Cela vous permet non seulement de rester compétitif sur le marché, mais aussi d'améliorer la satisfaction des salariés, des experts et des consultants en garantissant un équilibre travail-vie personnelle adéquat.
→ Vous vous différenciez de la concurrence en offrant une expérience client et collaborateur de qualité supérieure.
Karanext propose un ERP moderne dédié aux sociétés de services. La plateforme propose une solution complète et flexible, intégrant de nombreuses automatisations pour faciliter la gestion de la facturation des ESN, cabinets de conseil, bureaux d’études, CGP et leur faire gagner du temps.
Et si pour votre entreprise, chaque minute compte, demandez une démo de notre ERP ! Ou démarrez gratuitement sans perdre une seule seconde !
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