Un tableau de suivi d’activité permet de centraliser les informations liées aux tâches, aux projets, aux collaborateurs et au temps passé. Dans une ESN, un bureau d’études ou un cabinet de conseil, il peut également servir à préparer la facturation, suivre la charge, mesurer l’avancement et analyser la rentabilité des missions. Mais un tableau utile ne consiste pas simplement à additionner des heures. Il doit permettre de relier chaque activité à un client, un projet, une phase, un responsable et un statut. Dans cet article, découvrez les colonnes essentielles d’un modèle de tableau de suivi d’activité, les indicateurs à suivre et les limites d’un fichier Excel lorsque les données doivent être partagées avec plusieurs équipes.
Qu’est-ce qu’un tableau de suivi d’activité ?
Un tableau de suivi d’activité permet de centraliser les informations liées aux tâches, aux projets, aux collaborateurs et au temps passé. Dans une ESN, un BET ou un cabinet de conseil, il peut aussi servir à suivre la charge, préparer la facturation et analyser la rentabilité des missions.
Le tableau ne doit pas seulement additionner des heures. Il doit permettre de rattacher chaque activité à un client, un projet, une tâche, une phase et un responsable.
Suivre les temps, les tâches et les projets
Le suivi peut être réalisé à la journée, à la semaine ou au mois selon le type d’activité et le niveau de précision attendu. Il permet de visualiser les tâches terminées, les activités en cours et le travail restant.
La feuille de temps sert à enregistrer les heures. Le CRA formalise généralement cette information pour une mission ou un client. Le tableau de suivi d’activité permet ensuite d’analyser ces données par projet, collaborateur, tâche ou période.
Pourquoi adapter le modèle à son métier ?
Les besoins d’une ESN ne sont pas identiques à ceux d’un bureau d’études ou d’un cabinet de conseil. Une ESN suivra les consultants, les jours vendus et les disponibilités. Un BET suivra plutôt les affaires, les lots techniques et les phases de production.
Le modèle doit donc rester personnalisable pour refléter les réalités opérationnelles de chaque entreprise.
Modèle de tableau de suivi d’activité, les colonnes essentielles
Voici une structure de base à utiliser dans Excel ou dans un logiciel de gestion :
| Colonne |
Utilité |
Exemple |
| Collaborateur |
Identifier la personne qui réalise l’activité |
Consultant, ingénieur, architecte |
| Client |
Rattacher l’activité au donneur d’ordre |
Nom du client |
| Projet ou mission |
Identifier l’affaire concernée |
Projet ou mission conseil |
| Phase ou tâche |
Préciser le travail réalisé |
Étude, atelier, développement |
| Temps prévu |
Comparer avec l’estimation initiale |
10 jours |
| Temps réalisé |
Mesurer la consommation réelle |
7 jours |
| Statut |
Suivre l’état de l’activité |
À faire, en cours, terminé |
| Facturable |
Distinguer les temps valorisables |
Oui ou non |
| Reste à faire |
Estimer le travail restant |
3 jours |
Les colonnes à ajouter selon l’activité
Une ESN peut ajouter les jours vendus, le TJM, le temps facturable, la disponibilité du consultant et le mode de facturation.
Un BET peut suivre l’affaire, le lot technique, le livrable, le budget consommé et le responsable de validation. Un cabinet de conseil peut ajouter les ateliers, les livrables, le temps interne, le temps facturable et le reste à faire.
Quels indicateurs suivre dans votre tableau d’activité ?
Les indicateurs doivent répondre aux décisions prises par les managers et la direction. Les plus utiles sont :
- le temps prévu et le temps réalisé ;
- le reste à faire ;
- la charge par collaborateur ;
- la charge par projet ou client ;
- le temps facturable et non facturable ;
- le budget consommé ;
- le montant facturable ;
- la marge estimée par mission.
Ces indicateurs permettent de suivre l’activité, mais aussi de comparer le prévisionnel avec le réalisé. Ils facilitent les ajustements de charge, la préparation de la facturation et l’analyse de la rentabilité.
Pour une ESN, le suivi des temps et des CRA permet de centraliser les activités par mission ou projet. Pour un BET, la gestion de projet dédiée aux bureaux d’études facilite le suivi des affaires, des phases et des ressources.
Exemple de suivi pour une ESN, un BET et un cabinet de conseil
| Entreprise |
Axes de suivi |
Indicateurs prioritaires |
| ESN |
Consultant, mission, client |
Jours vendus, jours réalisés, disponibilité, TJM |
| BET |
Affaire, lot, phase, intervenant |
Temps prévu, temps passé, budget, livrables |
| Cabinet de conseil |
Mission, atelier, livrable |
Temps facturable, reste à faire, facturation, marge |
Les colonnes restent similaires, mais les indicateurs sont adaptés aux modes de production, de facturation et de pilotage propres à chaque métier.
Excel ou ERP, quelle solution pour suivre l’activité ?
Les limites d’un tableau Excel
Excel peut constituer un bon point de départ, mais les limites apparaissent lorsque plusieurs équipes utilisent des fichiers différents ou que les données doivent être reliées à la facturation et à la rentabilité.
Les risques les plus fréquents sont la double saisie, les informations incomplètes, les statuts non actualisés et la difficulté à obtenir une vision à jour des projets.
Les bénéfices d’un suivi centralisé
Un ERP permet de rattacher les temps aux bons clients, projets, tâches et collaborateurs. Les données peuvent ensuite alimenter les budgets, les reportings, la facturation et les indicateurs de rentabilité.
La solution Karanext centralise les projets, les temps, les ressources et la facturation dans un même environnement dédié aux sociétés de services.
Les équipes peuvent également utiliser le reporting Karanext pour ESN afin de suivre l’activité et les principaux indicateurs de pilotage.
Checklist pour créer votre tableau de suivi d’activité
Avant de mettre votre modèle en circulation, vérifiez qu’il contient :
- les clients et les projets ;
- les collaborateurs concernés ;
- les tâches ou phases de production ;
- le temps prévu et le temps réalisé ;
- le statut de chaque activité ;
- la distinction entre temps facturable et non facturable ;
- le reste à faire ;
- le montant facturable ou facturé ;
- les indicateurs de synthèse.
Un bon tableau doit rester suffisamment simple pour être renseigné régulièrement et suffisamment structuré pour produire une analyse utile.
Un tableau de suivi d’activité permet de mieux comprendre la répartition du temps, l’avancement des projets, la charge des équipes et la rentabilité des missions.
Un modèle Excel peut constituer une première base. Lorsque le nombre de projets ou de collaborateurs augmente, un ERP permet d’éviter les ressaisies, de fiabiliser les données et de construire des reportings actualisés.
Centralisez votre suivi d’activité
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FAQ, tableau de suivi d’activité
Que doit contenir un tableau de suivi d’activité ?
Il peut contenir le collaborateur, le client, le projet, la tâche, le temps prévu, le temps réalisé, le statut, le caractère facturable et le reste à faire.
Quelle différence entre feuille de temps et tableau de suivi d’activité ?
La feuille de temps sert à enregistrer les heures. Le tableau de suivi d’activité relie ces informations aux projets, tâches, clients, budgets et indicateurs de pilotage.
Quand remplacer Excel par un logiciel de suivi d’activité ?
La transition devient pertinente lorsque les ressaisies se multiplient, que les fichiers sont difficiles à actualiser ou que le suivi doit être relié aux projets, à la facturation et à la rentabilité.
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