Quels KPIs suivre en priorité pour votre bureau d'études ?

Face à une concurrence toujours plus forte, les bureaux d’études doivent exceller sur le plan technique tout en professionnalisant leur gestion interne. Dans ce contexte, disposer d’un logiciel ERP adapté devient un levier stratégique.

Pour suivre la santé de l’entreprise, mesurer la productivité des équipes ou piloter la rentabilité des projets, les indicateurs clés de performance (KPIs) sont des repères incontournables. Ce ne sont pas des outils en soi, mais des valeurs de référence intégrées dans vos outils de gestion (comme un logiciel ERP pour PME ou un logiciel ERP pour architectes) et utilisées pour objectiver les décisions.

Dans cet article, découvrez les KPIs essentiels pour piloter efficacement un bureau d’études, organisés en quatre grandes catégories : productivité, qualité, finance et développement.

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Du bon usage des KPIs pour un bureau d’études 

Les KPI, ou indicateurs clés de performance, sont des repères incontournables pour évaluer objectivement la performance d’une entreprise d’ingénierie ou de conception.

→ Vous pouvez ainsi mesurer la productivité, la qualité des livrables, la satisfaction client, la rentabilité financière ou encore la capacité d’innovation.

→ En les comparant à des objectifs fixés, des données historiques ou des benchmarks de votre secteur, vous donnez du sens à vos décisions stratégiques.

→ En mettant en perspective vos KPIs vous serez alors en mesure d’identifier les forces et les faiblesses de votre entreprise, prendre des décisions éclairées pour améliorer vos workflows, atteindre des objectifs stratégiques ou saisir une nouvelle opportunité business.

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Voici quelques pistes pour "faire parler" les KPI :

• Visualisation: Utilisez des graphiques et des tableaux de bord pour rendre les données plus claires et plus faciles à comprendre.
• Analyse comparative: Comparez les KPI actuels aux objectifs fixés, aux résultats de l'année précédente ou aux performances des concurrents.
• Corrélation: Recherchez les liens entre les différents KPI pour identifier les facteurs qui influencent les performances.

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“Les KPIs servent de boussole pour un bureau d'études, permettant de mesurer sa performance, d'identifier ses forces et ses faiblesses, et d'orienter sa stratégie vers l'excellence.”.

‍Christian Verdier - CEO de Karanext 

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1. KPIs de productivité et d'efficacité

Les KPI de productivité et d'efficacité sont les plus importants, car ils concernent directement le déroulement de vos projets. Ils vous servent à évaluer la capacité de votre bureau d'études à optimiser vos ressources et à mener à bien ses projets dans les délais impartis.

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• Taux d'utilisation des ressources:
  • Ressources humaines: Taux de charge, nombre de jours facturés par employé.
  • Ressources matérielles: Taux d'utilisation des logiciels, des équipements (impression 3D, logiciels de simulation...), des espaces de travail.

• Délai moyen de réalisation d'un projet:
  • Délai moyen par phase de projet (conception, réalisation, suivi).
  • Écart entre le délai prévu et le délai réel par type de projet.

• Nombre de projets réalisés par période:
  • Nombre de projets démarrés, en cours et terminés.
  • Répartition des projets par secteur d'activité, par taille ou par complexité.

• Taux de respect des délais:
  • Taux de respect des jalons clés de chaque projet.
  • Analyse des causes des retards.

• Coût moyen par projet:
  • Coût direct (salaires, fournitures) vs coût indirect (loyers, charges).
  • Écart entre le coût prévisionnel et le coût réel.

2. KPIs de qualité

On pense souvent, et à tort, que la perception de la qualité d’un projet est en grande partie subjective. En réalité, la qualité d’un projet est mesurable sous de nombreux aspects. Les KPI de qualité permettent de mesurer le niveau d'exigence et de satisfaction client atteint par le bureau d'études, garantissant ainsi la pérennité de l'entreprise.

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• Taux d'erreurs:
  • Nombre d'erreurs détectées en interne, en externe (par le client) et lors de la réception.
  • Coût de correction des erreurs.

• Taux de satisfaction client:
  • Note moyenne obtenue lors des enquêtes de satisfaction.
  • Taux de recommandation (on parle aussi de Net Promoter Score).
  • Analyse des retours clients pour identifier les points forts et les points faibles.

• Nombre de retours clients:
  • Nombre de demandes de modifications, de réclamations, de garanties.
  • Délai moyen de traitement des retours clients.

• Conformité aux normes:
  • Taux de conformité aux normes en vigueur (qualité, sécurité, environnement).
  • Nombre de certifications obtenues (ISO 9001, ISO 14001...) sur une période donnée

Une gestion centralisée via un logiciel ERP RH peut, quant à lui, améliorer le contrôle qualité et les processus internes.

3. KPIs financiers 

Dans toute entreprise,  Un projet n'est réussi que s’il est rentable. Les KPI financiers sont indispensables pour assurer la santé financière du bureau d'études et mesurer sa rentabilité sur le long terme.

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• Taux de marge brute:
  • Marge brute par projet, par client, par secteur d'activité.
  • Évolution de la marge brute dans le temps.

• Chiffre d'affaires par salarié:
  • Chiffre d'affaires généré par chaque employé voire catégorie (ingénieurs, techniciens...).

• Taux de recouvrement des créances:
  • Délai moyen de paiement des clients.
  • Montant des créances impayées.

• Retour sur investissement (ROI):
  • ROI par projet, par client, par secteur d'activité.
  • Comparaison du ROI avec les investissements réalisés (R&D, formation).

4. KPIs de développement

Les KPIs de développement permettent d'évaluer la capacité du bureau d'études à innover, à se développer et à gagner de nouveaux marchés.

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• Nombre de nouveaux clients:
  • Taux de croissance du portefeuille client.
  • Analyse de la provenance des nouveaux clients (réseau, appels d'offres...).

• Taux de renouvellement des contrats:
  • Taux de fidélisation des clients existants.
  • Analyse des raisons des pertes de clients.

• Nombre de compétences acquises:
  • Nombre de formations dispensées, de certifications obtenues.
  • Mise en place d'un plan de développement des compétences.

• Nombre de demande de brevets déposés, de publications scientifiques:
  • Mesure de l'innovation et du rayonnement du bureau d'études.

Grâce à un logiciel CRM intégré à votre ERP, vous suivez aussi les opportunités commerciales.

Conclusion :

En mettant en place ces premiers indicateurs de pilotage, votre bureau d’études peut non seulement assurer une meilleure gestion de ses équipes et de ses projets, mais aussi améliorer la qualité des livrables et la satisfaction des clients.

→ Ces indicateurs sont des leviers puissants pour augmenter la rentabilité et la compétitivité de votre entreprise. 

Karanext est un ERP modulaire, pensé pour les bureaux d’études, les PME, les ESN et les cabinets de conseil. Il centralise vos données RH, projet, commerciale et financière dans un outil unique.

Demandez votre démo sur-mesure pour découvrir comment optimiser vos KPIs en temps réel.

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