Gestion difficile des ressources humaines, complexité croissante des projets technologiques, concurrence accrue du marché… Les ESN (Entreprises de Services Numériques), font face à de multiples défis qui nécessitent leur transformation numérique. Dans ce contexte, elles sont de plus en plus nombreuses à opter pour la mise en place d’un système ERP (Enterprise Ressource Planning) afin de mieux piloter leurs activités et digitaliser leurs processus. Les bénéfices sont rapides, à tous les étages : gain de temps et d’efficacité, amélioration de la rentabilité, centralisation des données, réduction des erreurs, optimisation des recrutements…
Malgré ces bénéfices certains, la mise en place d’un tel outil peut faire peur. L’adoption d’un logiciel ERP implique en effet de moderniser les pratiques de gestion, dans un objectif d’amélioration continue de l’efficacité opérationnelle – et donc de modifier les processus existants. Les préoccupations concernant la complexité du projet, les coûts, et les perturbations potentielles peuvent rendre cette transition intimidante. Pourtant, le déploiement d’un projet ERP ne constitue pas forcément un processus long et complexe : certaines solutions peuvent être implémentées uniquement quelques jours après leur achat.
Voici ce qu’il faut savoir pour faciliter le déploiement d’un ERP, et mener à bien cette transition essentielle pour garantir un avenir plus compétitif et rentable à votre entreprise.
Comprendre les enjeux de la mise en place d’un ERP dans une ESN
Un ERP est un système logiciel complet conçu pour centraliser et intégrer les données et les processus de l'entreprise. L’ERP offre un système unique accessible à l’ensemble des départements, facilitant ainsi le pilotage des projets et permettant d'accroître l'efficacité et la rentabilité.
Certaines solutions s'appuient sur des modules (ou groupe de fonctionnalités) interconnectés couvrant divers aspects des opérations tels que la facturation, le recrutement, la gestion commerciale, la planification des ressources, etc. permettant aux différents départements de disposer d’un espace dédié.
Pour les ESN, cette modularité constitue un atout clé en raison de la diversité des services qu'elles proposent et de leur grande évolutivité. Elles peuvent ainsi adopter des briques fonctionnelles au fur et à mesure que leurs besoins stratégiques grandissent.
Disposer d'un outil flexible, proposant une approche « à la carte » où les fonctionnalités sont sélectionnées en fonction des besoins, permet également de réduire les coûts. Il n'est pas nécessaire de souscrire à l'intégralité d'une solution, mais seulement aux fonctionnalités indispensables. Enfin, l’implémentation est facilitée grâce à une transition plus progressive.
Le choix d’une solution métier adaptée
Lors de la mise en place d’un ERP, une des clés de la réussite réside dans la sélection d'une solution en totale adéquation avec ses besoins métiers. À plus forte raison pour les ESN, qui ont un fonctionnement particulier s’appuyant sur l’affectation de missions à des consultants aux compétences variées. Pour maximiser l'efficacité et la pertinence de leur ERP, elles doivent rechercher des fonctionnalités pertinentes à leur domaine d'activité. Ce qui inclut entre autres :
- Le sourcing
- La gestion et le suivi des affaires
- La planification des ressources
- La gestion des temps de travail
- Les différents modes de facturation (en régie, au forfait…)
- Le suivi des KPI et de la rentabilité.
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Une solution ERP métier adaptée offre ainsi une plus grande rapidité de mise en œuvre de par son adéquation avec les processus et les besoins métiers spécifiques des ESN. À l’inverse, opter pour des fonctionnalités génériques engendre souvent par la suite des ajustements substantiels pour répondre aux spécificités métiers… Et des coûts supplémentaires peuvent rapidement s'accumuler.
La question du coût
L'objectif de tout projet ERP est bien sûr d'assurer sa rentabilité sur le long terme. La mise en place d’un ERP conforme aux besoins et au fonctionnement de l’entreprise permet ainsi de réduire les coûts liés à l’adaptation de la solution aux exigences métiers spécifiques de l'entreprise. Autrement, des écarts significatifs doivent être comblés, entraînant ainsi des retards et des coûts de personnalisation.
Un autre aspect à prendre en compte et anticiper lors de la définition du budget est la question des coûts cachés. Ils peuvent impliquer des frais d'acquisition de serveurs pour héberger le logiciel ERP, ainsi que les coûts associés à leur maintenance, à la sécurité informatique, et aux mises à jour. Un ERP en mode SaaS, à opposer à l'ERP en mode « on premise » (sur site), tend à réduire, voire éliminer ces coûts, en étant hébergé sur un serveur géré par le fournisseur. Maintenance, sécurité des données, mises à jour et évolutivité du logiciel sont des aspects gérés dans l’abonnement. Compte tenu des différents prix proposés sur le marché – notamment pour les ERP en mode Saas –, il est important d’effectuer une étude comparative afin de choisir la solution la plus rentable.
Bon à savoir : certains ERP disposent de modules avec des fonctionnalités distinctes (CRM, RH, ERP…). Cette possibilité permet aux ESN de payer uniquement pour les fonctionnalités dont elles ont besoin, ce qui réduit nettement le coût par rapport à un ERP plus général. Habituellement, les prix pour ce type de solutions démarrent à 35€ par mois et par utilisateur.
→ Pour aller plus loin, téléchargez La checklist ultime pour bien choisir son ERP
Réussir sa conduite du changement
Enfin, la mise en place d’un ERP constitue un changement qu’il convient d’accompagner pour assurer la réussite du projet. C’est-à-dire prendre en compte le temps nécessaire à l'appropriation interne de la solution, ainsi que la mobilisation des équipes pour des tâches telles que la migration des données. N’hésitez pas à demander aux différents prestataires sélectionnés le temps moyen d’implémentation de la solution et leur accompagnement dans la phase de transition.
La formation des collaborateurs fait également partie intégrante d’un projet ERP réussi. En effet, leur prise en main de la solution est essentielle pour exploiter l’outil à son plein potentiel. C’est pourquoi, il est souvent préférable d’opter pour un ERP dédié à son secteur d’activité, car il permet aux utilisateurs de monter en compétences plus rapidement sur leurs processus métier spécifiques. Un ERP généraliste disposera d’une prise en main plus longue et plus complexe .
Lire aussi : 3 étapes clés pour réussir la conduite du changement dans votre projet ERP
Mise en place d’un ERP : une transition plus fluide avec Karanext
Karanext, édite une plateforme logicielle SaaS permettant de centraliser, piloter et automatiser la gestion des ESN. Sa flexibilité permet de s’adapter aux besoins spécifiques de chaque ESN pour une prise en main facilitée. Elle propose quatre modules - RH, Recrutement, ERP, CRM - permettant à chaque département de disposer de son espace dédié tout en profitant des bénéfices d’une solution intégrée.
Les équipes de Karanext vous accompagnent sur toute la durée du déploiement, du paramétrage de la solution (création de votre espace, transfert de vos données…) à la formation des équipes via :
- Un onboarding personnalisé pour un déploiement rapide ;
- Un support disponible et réactif pour une assistance au cas par cas.
Il en résulte une prise en main rapide et accessible, avec un délai d’implémentation moyen de 6 jours seulement.
Grâce à une méthodologie structurée et éprouvée, Karanext vous garantit une transition en douceur sur votre projet ERP pour une efficacité avérée en peu de temps. Il n’est pas si compliqué de mettre en place un ERP : faites un essai gratuit !
