Pour une entreprise, s’équiper d’un ERP ou remplacer sa solution existante, constitue un changement important. Et pour cause : il impacte tous les services jusque dans les méthodes et habitudes de travail de chaque collaborateur et collaboratrice. Difficile, dans ce cas, de faire l’impasse sur un accompagnement complet pour que le nouvel outil soit intégré à la vie de l’entreprise avec le plus de fluidité possible.
Gardez en effet en tête que des appréhensions et des réticences face au changement sont possibles ! Il n’est jamais simple de changer ses habitudes, même si c’est pour le meilleur, c’est-à-dire une solution plus efficiente qui va couvrir l’intégralité des fonctions de l’entreprise et automatiser les plus chronophages. Mais ne nous trompons pas d’ennemi. Ce que peuvent craindre vos collaborateurs, ce n’est pas le changement d’outil mais bien une transition chaotique. C’est à tout prix ce que vous voulez éviter aussi.
Alors comment réussir cette transition ? Comment s’atteler au projet ERP sans compliquer la vie de qui que ce soit, et réussir sa conduite du changement ? Faisons le point.
Conduite du changement, de quoi parle-t-on exactement ?
La conduite du changement concerne l’ensemble des actions à mener au sein de votre entreprise pour accompagner vos collaborateurs dans l’adoption d’un nouveau fonctionnement. En somme, il s’agit de l’application d’une méthodologie pour atteindre un niveau d’évolution supérieur dans les meilleures conditions pour tout le monde. La démarche est d’autant plus complexe dans le cas d’un projet ERP, mais aucune étape ne doit être négligée. Les objectifs :
- L’amélioration de votre performance grâce à l’outil que vous aurez choisi pour faire gagner du temps à tous les collaborateurs… sans avoir à déplorer la moindre perte de régime au cours de la transition.
- Un retour sur investissement rapide. Une conduite du changement maîtrisée signifie une rentabilité plus immédiate du nouveau logiciel intégré. Vous aurez ainsi, vous et lui, fait vos preuves.
Mais pour que le nouvel outil soit correctement utilisé après un temps de transition fluide et sans écueil, il ne faut oublier d’embarquer personne dans l’aventure. Une conduite du changement réussie allie efficacité et écoute de ses collaborateurs.
Accompagnez le changement d’ERP de votre entreprise en trois étapes clés
1. Une phase d’étude
La phase d’étude est souvent prise à la légère, alors qu’elle est pourtant cruciale pour le bon déroulement de votre stratégie. Voyez cela comme une phase de réflexion, d’analyse. Pour mener à bien votre projet d’ERP, vous et vos collaborateurs devez vous comprendre mutuellement. Ce qui pourra se faire, par exemple, par le biais d’entretiens et d’ateliers pour introduire le projet aux différents métiers et les sensibiliser, au besoin. Ce sera également l’occasion d’identifier les éventuelles problématiques et résistances face au changement . Bref, présenter les axes d’amélioration à préconiser et entendre les points de vue en retour. Les bases d’une bonne communication !
Car c’est cette étape qui permet de peaufiner sa stratégie de communication. En embarquant tout le monde dès le début du projet, vous favorisez dans le même temps l’engagement commun pour la suite du processus.
2. Une phase de communication
Communiquer, c’est (vraiment) important. Tellement, à vrai dire, que parler de « phase » ici n’est pas tout à fait correct : pour accompagner la conduite du changement, la communication doit se faire de manière continue . Les actions de communication peuvent prendre plusieurs formes, allant de la lettre d’information à une utilisation ciblée de l’Intranet . Elles seront à déterminer selon les habitudes de l’entreprise en gardant en tête l’objectif d’efficacité, d’où l’importance d’établir une stratégie de communication en amont pour conserver une ligne directrice claire.
Les collaborateurs doivent comprendre l’intérêt du projet. Pour ce faire, il est recommandé de considérer deux axes de communication :
- Une communication globale, pour s’adresser à tous en se montrant transparent sur chaque étape du projet. Expliquer son choix, présenter les dates clés, faire des annonces et des démonstrations sont autant d’actions qui vont impliquer vos collaborateurs. Même et surtout s’il n’a pas été possible de les impliquer sur le choix de la solution retenue.
- Une communication ciblée, c’est-à-dire adapter sa communication en fonction de son interlocuteur. Tous les services ne seront pas concernés par les mêmes aspects du logiciel d’ERP. Il est donc judicieux de prendre le temps de revenir, pour chacun, sur les bénéfices à en tirer.
Ces approches permettent de renforcer l’engagement sans noyer personne sous les informations, tout en préparant le terrain pour la troisième et dernière étape.
3. Une phase de formation
Dernière étape mais pas des moindres : permettre la formation tout au long du projet de conduite du changement . Celle-ci peut prendre plusieurs formes, qui peuvent se cumuler. De l’auto-formation (ou formation en autodidacte), rendue possible au préalable par une mise à disposition des supports, à la formation classique effectuée par un formateur en interne (ayant lui-même suivi une formation en amont pour maîtriser l’outil) ou un accompagnement du prestataire proposant la solution.
C’est également à l’étape de la formation qu’il sera possible de relever les éventuels points de blocage ; il sera alors important de bien les identifier, pour mieux les adresser. Toujours en toute transparence.
L’accompagnement, la clé de voûte d’une intégration réussie
Chez Karanext, nous sommes tout à fait conscients des enjeux que représente l’intégration d’un ERP. Que ce soit en première acquisition ou dans le cadre d’un remplacement, il s’agit de changer en profondeur les habitudes de l’entreprise dans sa globalité, pour maîtriser en un temps record une solution complète
L’objectif de notre solution étant de vous faire gagner du temps et de simplifier la vie de tout le monde, nous ne pouvions pas nous contenter de simplement vous remettre les clés. Pour Karanext, l’intégration d’un ERP comprend un véritable accompagnement dans sa mise en œuvre. Nous proposons notamment une formation des équipes, avant le démarrage, à laquelle s’ajoutent des créneaux individuels pouvant être sollicités par le collaborateur à tout moment, même pour une quinzaine de minutes.
La « méthode Karanext » a déjà fait ses preuves auprès de nos clients. Nous insistons sur une solution personnalisable et facile à prendre en main, même pour les nouveaux arrivants. Alors pourquoi ne pas vous concentrer sur l’essentiel, et nous laisser nous occuper du reste ? Demandez dès à présent votre démo !
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