Cet article, en bref
- Pourquoi suivre les bons KPI est crucial pour piloter un cabinet de conseil : chiffre d’affaires, marge brute, CJM, TJM et TACE constituent la base d’un pilotage financier et opérationnel solide.
- Ce que révèlent réellement ces indicateurs : niveau de rentabilité, performance par segment, ajustement des tarifs, optimisation des coûts et amélioration du taux d’activité des consultants.
- Comment un ERP comme Karanext simplifie ce pilotage, grâce à un tableau de bord centralisé qui offre une vision claire et exploitable pour soutenir la croissance du cabinet.
Dans un environnement économique compétitif et incertain, mesurer les performances de son cabinet de conseil est la clé de décisions éclairées et du développement de son business sur le long terme . Mais pour savoir si vous pilotez votre entreprise avec adresse, si vous êtes sur la bonne voie pour assurer sa croissance… Vous devez sélectionner, monitorer et analyser les bons indicateurs de performances, les fameux KPI (ou Key Performance Indicators).
Un KPI est un indicateur chiffré qui permet de suivre l'évolution d'une stratégie par rapport à des objectifs définis. En d'autres termes, les KPI sont la traduction concrète et opérationnelle de votre vision. Ils vous fournissent une boussole pour évaluer votre performance et prendre les mesures nécessaires à l’atteinte de vos objectifs.
Dans cet article, découvrez cinq KPI essentiels pour piloter efficacement votre cabinet de conseil.
1. Le chiffre d’affaires
Le chiffre d'affaires est un indicateur clé permettant de mesurer la valeur produite par une entreprise .
Il représente la somme totale des montants facturés pour les produits ou services vendus sur une période donnée. Il est toutefois important de faire une distinction entre le chiffre d'affaires facturé et le chiffre d'affaires produit.
- Le chiffre d'affaires facturé correspond tout simplement au montant des factures déjà émises.
- Le chiffre d'affaires produit englobe les montants déjà facturés auxquels s’ajoutent :
o les prestations réalisées pour lesquelles les factures n'ont pas encore été émises à la fin de l'année (appelées « factures à émettre » ou FAE) ;
o les « produits constatés d'avance» (PCA), qui représentent les missions déjà facturées mais qui n'ont pas encore été réalisées par vos consultants.
Ø Le chiffre d’affaires est en apparence un KPI anodin, mais en comprenant son évolution dans le temps, il est possible d'identifier les tendances de croissance ou de stagnation de votre entreprise, d'ajuster votre stratégie commerciale et de fixer des objectifs de développement plus ambitieux.
Ø L’analyse du chiffre d'affaires sert aussi d’indicateur de base pour ensuite calculer votre marge, et donc votre rentabilité.
Bon à savoir
Pour tirer pleinement parti de ce KPI, analyse-le toujours sur au moins 3 périodes consécutives (mois, trimestre ou année). La dynamique d’évolution apporte souvent plus d’enseignements que la valeur brute : tendance d’amélioration, dérive progressive, saisonnalité, rupture… C’est cette lecture comparative qui permet les meilleures décisions.
2. La marge brute
La marge brute est un indicateur utilisé pour évaluer la rentabilité d'une entreprise ou d'un produit . Elle représente la différence entre les revenus totaux générés par la vente d'un produit ou d'un service, et le coût direct associé à sa production ou à son acquisition.
Pour une ESN ou SSII, calculer la marge brute nécessite de connaître à la fois la valeur des services réalisés (le chiffre d'affaires) et le montant des coûts associés à cette production (charges salariales, sous-traitance, achats de prestations externes, coûts indirects, etc.).
La formule de la marge brute est donc la suivante : marge brute = revenus totaux - coûts directs.
La marge brute est souvent exprimée en pourcentage du chiffre d'affaires , ce qui permet d'obtenir le taux de marge brute. Ce taux reflète la rentabilité de l'entreprise et indique quel pourcentage du chiffre d'affaires reste après avoir couvert les coûts de production.
Prise en compte nécessaire du coût journalier moyen (CJM)
Dans le calcul de la marge brute, il est également important de prendre en compte le coût journalier moyen (CJM), qui représente le coût moyen quotidien d'un collaborateur dans une entreprise de services. En considérant le CJM et en le comparant au chiffre d'affaires généré par ce collaborateur, il devient possible d'évaluer la rentabilité individuelle et globale des prestations fournies sur une période donnée.
Pourquoi est-il si important de connaître la marge brute de son cabinet de conseil ?
La marge brute, tout comme le chiffre d'affaires, peut être analysée selon différents critères tels que le produit, la zone géographique, l'unité commerciale, le client ou le contrat.
Cette déclinaison permet d'obtenir une vision plus précise de la rentabilité de chaque segment , en évaluant la différence entre les revenus générés et les coûts directs spécifiques à chaque critère. En examinant la marge brute selon ces différentes perspectives, une entreprise peut identifier les domaines les plus rentables et les moins rentables de son activité.
3. Le coût journalier moyen
Le coût journalier moyen (CJM) est un indicateur essentiel pour évaluer la rentabilité d'un cabinet de conseil . Il représente le coût journalier moyen prévisionnel d'un collaborateur interne, englobant les ressources employées nécessaires au calcul de la rentabilité. Le calcul du CJM se base sur les données propres à chaque collaborateur, notamment son salaire brut chargé et les charges associées.
Comment calculer le CJM ?
Pour un collaborateur interne : CJM = [(salaire mensuel brut chargé + charges mensuelles) x 12 + (frais journaliers x nb de jours ouvrés annuels)] / nb de jours ouvrés annuels.
Pour un prestataire externe : CJM = [(taux journalier moyen hors taxes x nombre de jours ouvrés annuels) + (charges mensuelles x 12)] / nb de jours ouvrés annuels.
Le CJM revêt une grande pertinence pour un cabinet de conseil, car il permet d'estimer le coût associé à chaque journée de travail d'un collaborateur . En connaissant le CJM, les dirigeants peuvent évaluer la rentabilité de leurs prestations, ajuster leurs tarifs de vente et prendre les bonnes décisions concernant l'optimisation des coûts et l'efficacité opérationnelle.
4. Le taux journalier moyen
Le taux journalier moyen (TJM) est un indicateur central pour une ESN. Ce KPI est directement lié à la rentabilité de l'entreprise. Il représente le montant moyen d'une journée de production à facturer au client, en prenant en compte les coûts de production fixes. Le TJM doit être à la fois rentable pour l'entreprise et en accord avec les prix du marché.
CJM vs TJM : deux indicateurs complémentaires mais à ne pas confondre
Dans un cabinet de conseil, il est essentiel de distinguer le coût journalier moyen (CJM) du taux journalier moyen (TJM) :
- Le CJM représente le coût réel d’une journée de travail d’un collaborateur pour l’entreprise (salaire chargé, frais, coûts indirects…).
- Le TJM correspond au prix auquel cette journée est vendue au client.
Le CJM mesure donc vos coûts internes, tandis que le TJM mesure vos revenus.
C’est la comparaison entre les deux qui permet d’évaluer la marge réalisée sur chaque mission ou consultant. Cette distinction est cruciale pour piloter la rentabilité, ajuster les tarifs, optimiser le staffing ou encore décider des investissements en ressources.
Comment calculer le TJM ?
Le calcul du TJM diffère selon que les prestations de services sont vendues en régie ou au forfait.
· Pour les prestations vendues en régie, le calcul du TJM est relativement simple. Il suffit de prendre la moyenne arithmétique des prix de vente pratiqués pour le déterminer.
· En revanche, pour les prestations vendues au forfait, le calcul du TJM est plus complexe. Dans ce cas, il faut tenir compte des écarts par rapport à l'estimation initiale du chiffrage budgétaire. Ces écarts peuvent être dus à des facteurs externes tels que :
o des imprévus techniques ;
o des changements de périmètre de la mission ;
o ou des dépassements de délai.
Le TJM doit être ajusté en conséquence pour refléter ces écarts et garantir une évaluation précise des coûts et de la rentabilité de la prestation. Il revêt une importance capitale pour un cabinet de conseil, car il impacte directement la rentabilité des prestations fournies. En fixant un TJM compétitif, l'entreprise peut maximiser ses revenus tout en assurant sa rentabilité. Il est important de trouver un équilibre entre la valeur ajoutée des prestations et les tarifs proposés, en s'alignant sur les attentes du marché.
5. Le taux d’activité congés exclus (TACE)
Le taux d'activité congés exclus (TACE), également appelé « taux de staffing », est un indicateur essentiel pour un cabinet de conseil. Il mesure le nombre de jours de travail effectifs, c'est-à-dire les jours imputés sur des prestations facturables, par rapport au nombre total de jours de production potentiels sur une période donnée. Le TACE est exprimé en pourcentage.
La formule du TACE est donc la suivante : nombre de jours produits / nombre de jours potentiels - (congés + RTT).
Qu'est-ce qu'un jour potentiel ?
Un jour potentiel fait référence à un jour ouvré au cours duquel un consultant a la possibilité de travailler. Il représente les jours du mois où il est envisageable pour le consultant d'effectuer des prestations. Le TACE revêt une grande importance dans le pilotage d'une ESN, car il permet d'anticiper et d'optimiser les résultats de l'entreprise.
Qu'est-ce qu'un jour produit ?
En général, un jour produit correspond à un jour où des activités sont effectivement réalisées pour un client , et qui sont ensuite facturées. Les jours de disponibilité entre deux missions, les jours de formation ou les activités internes telles que l'avant-vente ou le management sont exclus de cette catégorie.
Bon à savoir
Un TACE artificiellement bas n’indique pas forcément un manque d’activité : il peut révéler un excès d’activités internes (avant-vente, management, formation). Cartographier ces temps permet souvent de réaligner les priorités et de réduire la “perte invisible” de productivité.
Au-delà de ces premiers indicateurs fondamentaux, d’autres KPI apportent une vision plus fine et permettent d’aller plus loin dans l’analyse opérationnelle et commerciale du cabinet.
6. Le taux d’activité congés inclus (TACI)
Complément naturel du TACE, le TACI offre une vision élargie et plus réaliste du niveau d’activité des consultants.
Là où le TACE évalue la performance strictement opérationnelle, le TACI intègre également les congés et absences, ce qui permet de mesurer la capacité de production réelle sur une période donnée.
Suivre ces deux indicateurs en parallèle aide à anticiper les variations de charge, à planifier plus précisément le staffing et à mieux comprendre les fluctuations d’activité d’un mois à l’autre.
Le conseil de l’expert
Comparez systématiquement TACE et TACI : un écart important traduit un effet “saisonnalité” qu’il est possible d’anticiper. Cela vous aidera à ajuster vos projections de staffing et à sécuriser votre continuité d’activité pendant les périodes creuses (été, fin d’année…).
7. Le taux d’intercontrat
Le taux d’intercontrat, ou bench rate, est un indicateur essentiel pour mesurer la part de consultants momentanément non affectés à une mission facturable.
Contrairement aux KPI de rentabilité (CJM, TJM, marge), qui analysent la performance lorsqu’une mission est vendue, le taux d’intercontrat éclaire la performance lorsque rien n’est facturé.
Il permet ainsi d’identifier rapidement les risques de sous-activité, d’ajuster les priorités commerciales et d’optimiser la coordination entre recrutement, staffing et pipeline commercial.
Un suivi régulier de cet indicateur aide à maintenir un niveau d’occupation soutenu et à limiter les coûts liés à l’inactivité.
Bon à savoir
Un taux d’intercontrat supérieur à 8–10 % est généralement un signal d’alerte. Avant d’en faire un problème commercial, analysez l’adéquation entre les compétences disponibles et les besoins du marché : un décalage de positionnement est souvent la vraie cause.
8. Les encours clients (délai moyen de paiement)
Les encours clients mesurent les délais nécessaires au règlement des factures.
Là où le chiffre d’affaires renseigne sur la valeur produite, les encours clients apportent une lecture sur la qualité et la fluidité du processus d’encaissement.
Un encours élevé peut fragiliser la trésorerie, même en période de forte activité.
Suivre ce KPI permet d’identifier les retards de paiement, d’optimiser les processus de facturation et de relance, et de sécuriser la stabilité financière du cabinet.
9. La rentabilité par mission ou par collaborateur
La marge brute donne une vision d’ensemble, mais elle ne permet pas de détecter les disparités à l’intérieur de l’activité.
La rentabilité par mission ou par consultant, elle, met en lumière les projets sous-performants, les compétences particulièrement rentables et les modèles d’intervention les plus efficaces.
Ce KPI offre une granularité indispensable pour affiner les décisions opérationnelles, ajuster les tarifs, améliorer la planification et piloter la performance au plus près du terrain.
Le conseil de l’expert
Pour une analyse vraiment fiable, comparez toujours la rentabilité prévisionnelle (budget initial) et la rentabilité réelle (après livraison) d'une mission. Les écarts permettent d'améliorer vos méthodes d’estimation et d’éviter les dérives futures.
10. Le taux de conversion commerciale
Le taux de conversion commerciale mesure la part des opportunités transformées en missions signées.
Il se distingue des indicateurs financiers ou opérationnels en apportant une lecture claire de l’efficacité du processus commercial : qualité de qualification, pertinence des propositions, alignement des offres avec les besoins du marché.
Un suivi régulier permet de repérer les leviers d’amélioration, d’identifier les segments les plus porteurs et de renforcer la dynamique commerciale globale du cabinet.
11. La visibilité du pipeline d’opportunités
La pipeline d’opportunités offre une vision qualitative de l’activité commerciale à venir : volume d’opportunités ouvertes, niveau de maturité, typologie des besoins, échéances estimées.
Il ne s’agit pas d’une projection financière, mais d’un indicateur permettant de prévoir la charge future, de prévenir les périodes d’intercontrat et d’aligner les équipes commerciales et opérationnelles.
Une pipeline claire, structurée et partagée constitue un levier majeur pour sécuriser la continuité d’activité et anticiper les besoins en ressources.
Bon à savoir
Un KPI n’a de valeur que s’il est fiable, mis à jour automatiquement et consulté régulièrement. Centraliser la donnée dans un ERP comme Karanext évite les erreurs de saisie et garantit un pilotage sur des informations à jour.
L’ERP, votre outil de suivi des indicateurs de performance (KPI) par excellence
Pouvoir mesurer la performance de son entreprise à l'aide des indicateurs clés de performance (KPI) est essentiel pour prendre des décisions éclairées et favoriser le développement de son activité. Cependant, disposer d'outils adaptés pour suivre ces KPI est tout aussi crucial !
C'est pourquoi l’utilisation d’un logiciel de gestion intégré, ou ERP, se révèle être un atout majeur. En tant qu'outil de gestion d'entreprise, l'ERP est un véritable tableau de bord offrant une visibilité complète sur les points forts de votre entreprise ainsi que sur les axes d'amélioration possibles.
Grâce à ses fonctionnalités avancées, le logiciel ERP permet de choisir les indicateurs de performance à intégrer. Cette étape permettra de les répercuter efficacement et de garantir un suivi précis via le tableau de bord de l'ERP.
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