La facturation électronique correspond à l’émission, la transmission et la réception de factures dans un format 100 % numérique, structuré, normé et sécurisé. Cette évolution s’inscrit dans un mouvement européen visant à renforcer le contrôle de la TVA et à fluidifier les échanges entre entreprises.
Attention : une facture électronique n’est pas un simple PDF envoyé par e-mail.
À partir du 1ᵉʳ septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront recevoir des factures électroniques structurées ; l’émission sera obligatoire pour les GE/ETI en 2026, puis pour les PME/TPE et indépendants au 1ᵉʳ septembre 2027.
Concrètement, vous devrez émettre vos factures au format électronique et intégrer automatiquement celles reçues de vos fournisseurs pour garantir la cohérence achats/ventes.
Pour les Entreprises de Services Numériques (ESN), les bureaux d’études, les architectes, les sociétés de conseil, agences et PME de services, l’impact est souvent sous-estimé :
- Adaptation des logiciels de facturation, de l’ERP et des systèmes achats ;
- Mise à jour des procédures comptables et des contrôles internes ;
- Formation des équipes financières, commerciales et achats.
Ce guide explique ce que c’est, ce qui change, comment se préparer, et comment éviter les risques tout en gagnant en productivité.
Qu’est-ce que la facturation électronique ? Définition, fonctionnement et différence avec la facture dématérialisée
La facturation électronique correspond à l’émission, transmission et réception de factures dans un format structuré (ex. Factur-X, UBL, CII) via des canaux agréés (Plateforme de Dématérialisation Agréée, PDP/PA ou PPF) Ces dispositifs garantissent l’intégrité, l’authenticité et la traçabilité des données.
En France, cette définition s’appuie sur l’ordonnance du 15 septembre 2021 et s’inscrit dans la généralisation progressive prévue à partir du 1er septembre 2026.
Contrairement au PDF non structuré, ces formats permettent la lecture automatique par les ERP et l’administration fiscale, et facilitent le contrôle de TVA.
À retenir
- Facturation électronique ≠ facture PDF
- Formats structurés requis : Factur-X, UBL, CII
- Canaux agréés : PDP/PA ou PPF
Une facture électronique doit contenir les mentions légales habituelles : identité du vendeur et de l’acheteur, numéro de facture, date, description des biens ou services, montant HT et TTC, taux et montant de TVA, conditions de paiement, etc. Ces informations doivent rester intègres, lisibles et archivées pendant au moins 10 ans (voir plus bas, conservation).
Les factures électroniques devront transiter par des Plateformes de Dématérialisation Partenaires agréées (PDP/PA) ou par le Concentrateur de données ou Portail Public de Facturation (PPF).
Ces solutions assurent la transmission sécurisée, l’authenticité et la traçabilité, et communiquent automatiquement avec l’administration fiscale.
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En résumé : la facturation électronique ne se limite pas à un PDF ; c’est une chaîne numérique complète, conforme, automatisable et contrôlable fiscalement.
Les formats reconnus et leur usage
En France, trois standards sont officiellement reconnus : Factur-X, UBL et CII. Chacun présente des caractéristiques à connaître pour choisir la solution adaptée.
- Factur-X (format hybride) : Factur-X combine un PDF lisible par l’humain et un fichier XML intégré que les logiciels peuvent interpréter.
Ce double niveau en fait un format hybride, idéal pour les PME, TPE, professions libérales et artisans qui souhaitent à la fois conserver une présentation traditionnelle de leurs factures et automatiser le traitement comptable ainsi que le reporting fiscal. Son adoption est simple : la facture reste visuellement familière tout en répondant aux obligations légales d’échange structuré.
- UBL (Universal Business Language) : Standard international très utilisé dans les échanges B2B à haut volume et l’interopérabilité avec de nombreux réseaux.
- CII (Cross Industry Invoice) :.Plus riche en données, convient aux flux multi-secteurs complexes (industrie, grande distribution).
Pour les TPE/PME, UBL et CII sont souvent surdimensionnés, sauf si exigés par des donneurs d’ordres.
Conseil : le choix du format doit refléter vos besoins métiers (volumétrie, intégration comptable, international) et les exigences réglementaires. Factur-X s’impose souvent comme la solution la plus accessible pour les PME françaises.
Facture électronique vs facture dématérialisée : comprendre la nuance
La réforme 2026 sur la facturation électronique impose une exigence précise : seules les factures électroniques conformes seront reconnues fiscalement. Cette obligation se distingue nettement de la simple dématérialisation déjà pratiquée par de nombreuses entreprises.
Un PDF envoyé par e-mail est une facture dématérialisée, pas une facture électronique au sens légal :
- le document n’est pas structuré (données non lisibles automatiquement par les systèmes comptables ou l’administration) ;
- il ne transite pas via une PDP ou le PPF ;
- il ne garantit pas l’authenticité ni la traçabilité.
En d’autres termes, un PDF est un simple « scan numérique » d’une facture papier, dépourvu de l’automatisation et des contrôles requis.
À l’inverse, une facture électronique conforme est émise, transmise et reçue dans un format structuré (Factur-X, UBL, CII) et circule via une plateforme agréée (PDP ou PPF).
Cette chaîne garantit l’intégrité et l’authenticité, permet un archivage sécurisé (au moins 10 ans) et la transmission automatique des informations de TVA.
Risques si vous continuez à envoyer des PDF :
- factures non valides fiscalement (rejets de déduction de TVA, difficultés de comptabilisation) ;
- sanctions financières en cas de contrôle ;
- blocages commerciaux si vos clients ne peuvent plus intégrer vos factures.
Critère | Facture dématérialisée (PDF) | Facture électronique |
---|---|---|
Format | PDF non structuré | Structuré (Factur-X, UBL, CII) |
Lecture automatique | Non | Oui |
Transmission | Par e-mail ou portail non agréé | Via PDP/PA ou PPF |
Authenticité / Intégrité | Non garanties | Garantie (cachet électronique, piste d’audit) |
Conformité légale future | Non | Oui |
Obligation de facturation électronique : qui est concerné et à quelle échéance ?
La généralisation concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France, réalisant des transactions B2B (entre entreprises) domestiques.
Sont concernées : GE, ETI, PME, TPE, micro-entrepreneurs ; tous secteurs (services, industrie, conseil, commerce).
Sont exclus de l’e-invoicing mais visés par l’e-reporting :
- opérations B2C (ventes à des particuliers) ;
- transactions internationales (export, intra-UE) ;
- entreprises non assujetties à la TVA (ex. certaines professions médicales exonérées).
Le calendrier de la réforme et ses reports : les nouvelles dates clés
Initialement prévue pour 2024, l’entrée en vigueur a été reportée pour sécuriser l’écosystème (complexité technique, accompagnement des PME/TPE, immatriculation des PDP).
La réforme se déploie désormais en deux étapes :
- 1/09/2026 : réception pour tous, émission pour GE/ETI ;
- 1/09/2027 : émission pour PME/TPE/micro.
Plusieurs facteurs ont motivé ce décalage : la complexité technique d’un système impliquant des milliers de logiciels et partenaires interconnectés ; la nécessité d’accompagner les PME/TPE ; et le temps d’immatriculation et de mise en service des plateformes agréées (PDP).
Ce délai offre une opportunité de préparation : choix d’une plateforme partenaire, mise à jour de votre ERP/logiciel de facturation, formation des équipes.
Entreprises concernées et exclusions : secteur privé, public, Outre-mer
La réforme s’adresse à toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France, quel que soit leur secteur d’activité.
Sont directement concernées :
- les sociétés commerciales (SA, SAS, SARL, etc.) ;
- les professions libérales, TPE, PME, et entreprises de services (cabinets de conseil, agences, bureaux d’études, ESN, architectes, artisans…) ;
- les micro-entreprises et auto-entrepreneurs dès lors qu’ils sont assujettis à la TVA.
Certaines transactions échappent à l’obligation de facturation électronique, tout en restant parfois soumises à des obligations de reporting électronique (e-reporting) :
- les ventes B2C (opérations avec des particuliers) ;
- les transactions avec l’étranger : exportations, livraisons intracommunautaires ou achats hors de France ;
- les entreprises non assujetties à la TVA, comme certaines associations ou activités médicales exonérées.
Pour ces opérations, la facture électronique n’est pas obligatoire, mais les données clés de la transaction devront souvent être transmises à l’administration fiscale par e-reporting.
Spécificités pour les DROM-COM
Les entreprises situées en Outre-mer (Guadeloupe, Martinique, Guyane, La Réunion, Mayotte) sont soumises aux mêmes obligations dès lors qu’elles relèvent du régime de TVA français comme la Guadeloupe, la Martinique ou la Réunion. Les opérations locales ou avec la métropole entrent donc dans le dispositif de facturation électronique. En revanche, les échanges avec des zones où la TVA ne s’applique pas (par exemple certaines collectivités d’outre-mer à fiscalité spécifique comme Guyane, Mayotte, COM (Polynésie, NC, Wallis-et-Futuna, etc. ) restent hors champ, mais peuvent nécessiter un e-reporting.
Quelles sont les nouvelles obligations liées à la réforme ? Mentions, transmission, conservation et sanctions
La généralisation impose des obligations techniques, réglementaires et fiscales.
Les factures électroniques devront être émises et transmises via des canaux validés par l’État soit par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP/PA) choisie par l’entreprise ; soit par le Portail Public de Facturation (PPF), mis à disposition gratuitement par l’administration.
Dès 2026, chaque entreprise sera responsable de la conformité de ses factures électroniques, depuis leur émission et leur transmission jusqu’à leur conservation. Anticiper ces exigences est essentiel pour éviter sanctions et litiges.
Mentions légales et techniques à intégrer
Outre les mentions déjà requises (date, numéro de facture, désignation des biens ou services, montant HT et TTC, taux et montant de TVA, conditions de règlement), de nouvelles données devront être intégrées :
- Numéro SIREN ou SIRET de l’émetteur et du destinataire, pour identifier précisément les entités concernées.
- Adresse de livraison lorsque celle-ci diffère de l’adresse de facturation.
- Nature de l’opération (livraison de biens ou prestation de services).
- Type d’opération (B2B domestique, exportation, livraison intracommunautaire) pour permettre le bon traitement dans l’e-reporting.
- Référence du bon de commande ou du contrat, si elle est prévue par les conditions commerciales.
- Éventuellement, codes spécifiques demandés par certains secteurs (BTP, santé, etc.).
Pour intégrer automatiquement ces mentions, votre logiciel de facturation ou votre ERP devra être compatible avec les formats structurés (Factur-X, UBL, CII), permettre la mise à jour dynamique des mentions obligatoires en fonction de l’évolution réglementaire et garantir la transmission sécurisée des factures via une plateforme agréée.
Sécurisation, archivage et valeur probante
La réforme impose non seulement l’émission et la transmission de factures au format structuré, mais aussi leur sécurisation et leur conservation dans le temps. L’objectif : garantir leur authenticité, intégrité et lisibilité, conditions indispensables pour leur valeur juridique et fiscale.
Cachet électronique qualifié : un gage d’authenticité
Chaque facture électronique peut être signée ou scellée électroniquement à l’aide d’un cachet électronique qualifié. Ce dispositif certifie l’authenticité de l’émetteur en prouvant que la facture provient bien de l’entreprise émettrice, garantit l’intégrité du document en assurant qu’aucune modification n’a été effectuée après son émission et préserve la lisibilité ainsi que la disponibilité des données tout au long de la période de conservation.
Archivage électronique : durée et formats
Les factures électroniques doivent être archivées de manière sécurisée pendant :
- au moins 6 ans pour satisfaire aux exigences fiscales (contrôles de TVA) ;
- jusqu’à 10 ans pour respecter les obligations commerciales du Code de commerce.
L’archivage doit garantir la lisibilité des données, leur intégrité et un accès rapide en cas de contrôle. Les formats acceptés sont ceux structurés (Factur-X, UBL, CII) ou un PDF lisible accompagné de son fichier XML.
Valeur probante en cas de contrôle ou de litige
Une facture électronique conforme possède la même valeur légale qu’un original papier. En cas de contrôle fiscal, de litige commercial ou de demande de preuve, elle constitue un document probant à condition que le cachet électronique soit valide et que l’archivage ait été effectué dans le respect des normes.
En résumé, la facturation électronique exige une sécurisation technique et un archivage rigoureux pour que chaque facture conserve pleinement sa valeur probante, garantissant ainsi la protection de votre entreprise en cas de contrôle ou de différend.
Sanctions et risques en cas de non-conformité
À compter de l’entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique, toute entreprise assujettie à la TVA devra se conformer aux règles d’émission, de transmission et d’archivage des factures. Un manquement, même ponctuel, peut entraîner des sanctions financières et des perturbations opérationnelles importantes.
La loi prévoit une amende de 15 € par facture non transmise, mal transmise ou transmise hors délai, dans la limite de 15 000 € par année civile et par entreprise. Pour une société émettant plusieurs milliers de factures par an, la facture d’une non-conformité peut rapidement s’élever à plusieurs milliers d’euros.
Au-delà de l’amende, les risques sont multiples :
- Gestion de la TVA compromise : une facture non conforme peut être considérée comme non valide par l’administration fiscale, entraînant un refus de déduction de TVA ou des régularisations coûteuses.
- Blocages de paiement : un client peut refuser de régler une facture non conforme, ce qui peut provoquer des retards de trésorerie et dégrader la relation commerciale.
- Complexité administrative accrue : émission de factures rectificatives, échanges supplémentaires avec les clients et risque accru de contrôle fiscal.
La meilleure stratégie consiste à anticiper la mise en conformité. Cela passe d’abord par le choix d’une solution certifiée, en adoptant un logiciel ERP intégré à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PA/ PDP) conforme aux formats officiels (Factur-X, UBL, CII) et validée par l’État. Il est également essentiel de former les équipes comptables, financières et commerciales afin qu’elles maîtrisent la création, l’envoi et l’archivage des factures électroniques. Enfin, un audit de préparation permet de vérifier la compatibilité des processus internes, de l’ERP et des mentions légales.
E-reporting : obligations de transmission des données de transaction à l’administration fiscale
La réforme de la facturation électronique s’accompagne d’une obligation complémentaire appelée e-reporting. Ce dispositif consiste à transmettre à l’administration fiscale les données de certaines opérations qui ne donnent pas lieu à une facture électronique, afin d’assurer un suivi exhaustif de la TVA.
Il consiste à déclarer certaines données de transaction : il s’agit donc d’un flux d’informations, et non de factures, ayant pour objectif de renforcer le contrôle de la TVA.
Les informations à envoyer incluent la nature de l’opération, les montants HT et TTC, les taux de TVA appliqués, la date d’encaissement et, le cas échéant, l’identification du client ou du fournisseur.
Le calendrier du e-reporting est aligné sur celui de la facturation électronique. À partir du 1er septembre 2026, la transmission deviendra obligatoire pour les grandes entreprises et les ETI. Puis, à compter du 1er septembre 2027, l’obligation sera généralisée aux PME, TPE et micro-entrepreneurs assujettis.
Au-delà de la conformité, le e-reporting présente de véritables atouts : automatisation des déclarations de TVA, réduction du risque de fraude ou d’erreurs, meilleure visibilité sur le chiffre d’affaires en temps réel et simplification des contrôles fiscaux.
Quelles transactions sont concernées par l’e-reporting ?
Le e-reporting complète la facturation électronique en permettant à l’administration fiscale d’obtenir une vision exhaustive du chiffre d’affaires des entreprises. Il concerne toutes les opérations qui ne donnent pas lieu à une facture électronique B2B domestique, mais dont les données doivent tout de même être transmises pour le contrôle de la TVA.
Les types de flux soumis à l'e-reporting sont :
- Ventes B2C : toutes les ventes de biens ou prestations de services réalisées directement auprès de clients particuliers. Qu’il s’agisse de commerce de détail, de e-commerce ou de prestations locales (restauration, hôtellerie, services à la personne), chaque encaissement doit être déclaré.
- Opérations avec l’étranger :
- Exportations de biens ou de services à des clients situés hors de France, y compris hors Union européenne.
- Livraisons intracommunautaires vers des clients professionnels établis dans un autre État membre de l’UE.
- Exportations de biens ou de services à des clients situés hors de France, y compris hors Union européenne.
- Transactions B2B non couvertes par la facturation électronique : certaines opérations spécifiques (par exemple avec des clients non assujettis à la TVA, comme certaines associations ou micro-entreprises en franchise de TVA) entrent également dans le périmètre.
De nombreuses entreprises combinent des flux B2B et B2C : par exemple un fabricant vendant à des distributeurs (B2B) mais aussi directement aux consommateurs finaux (B2C). Dans ce cas, il faudra gérer deux obligations distinctes :
- facturation électronique pour les ventes B2B domestiques ;
- e-reporting pour les ventes B2C et les opérations internationales.
Grâce à ces déclarations, l’administration fiscale dispose d’une traçabilité complète des encaissements, ce qui renforce la lutte contre la fraude à la TVA et simplifie les contrôles. Pour les entreprises, un e-reporting bien intégré permet aussi d’automatiser la déclaration de TVA et d’améliorer le suivi de leur chiffre d’affaires en temps réel.
Modalités techniques de transmission et formats
La réforme de la facturation électronique impose, pour l’e-reporting, des règles précises de transmission des données de transaction à l’administration fiscale.
Les entreprises disposent de deux canaux officiels pour envoyer leurs données les plateformes de Dématérialisation Partenaire agréée (PA/PDP) et le Portail Public de Facturation (PPF).
Dans les deux cas, la transmission doit être sécurisée, respecter les normes d’authentification (cachet électronique qualifié) et permettre un suivi des envois.
Les données d’e-reporting sont attendues dans des formats électroniques lisibles par les systèmes de l’administration :
- Formats structurés (XML, UBL, CII) proches de ceux utilisés pour la facturation électronique, favorisant l’automatisation totale.
- Formats semi-structurés, qui combinent un document lisible par l’humain (ex. PDF) et un fichier de données (ex. Factur-X) lorsqu’un format purement structuré n’est pas possible.
La différence majeure avec une facture électronique complète est que le e-reporting porte sur des données de transaction (ventes B2C, exportations, encaissements) plutôt que sur un document commercial intégral.
Pour éviter les erreurs et respecter les délais, il est indispensable d’utiliser un ERP ou un logiciel de facturation compatible avec l’e-reporting. Une telle solution collecte automatiquement les données nécessaires, génère le fichier au bon format et assure l’envoi sécurisé via une PA ou le PPF.
Comment préparer votre entreprise à la facturation électronique et à l’e-reporting ? Étapes clés et bonnes pratiques
La généralisation de la facturation électronique et du e-reporting représente un projet de transformation majeur. Pour être prêt dans les délais, il est essentiel d’adopter une démarche structurée, alliant diagnostic, outils adaptés et formation.
Audit interne et identification des besoins
La préparation à la facturation électronique et au e-reporting commence par un diagnostic complet de votre organisation.
Commencez par analyser vos processus actuels de facturation et de gestion documentaire : comment les factures sont-elles créées, transmises et archivées ? Quelles solutions logicielles et quels flux de données sont utilisés ?
Cet audit interne permet de comprendre précisément comment vos flux de facturation fonctionnent aujourd’hui et d’identifier les écarts avec les futures obligations légales.
Commencez par cartographier l’ensemble de vos processus actuels :
- création et validation des factures,
- modes d’envoi (papier, e-mail PDF, EDI, etc.),
- réception, intégration et archivage,
- gestion de la TVA et des données comptables.
Cartographiez ensuite vos flux de facturation : les opérations B2B domestiques, qui relèvent de la facturation électronique ; les transactions B2C ou internationales, soumises au e-reporting ; ainsi que les cas particuliers tels que les franchises en base de TVA ou les filiales à l’étranger. Cette étape vous permettra de dimensionner correctement le projet et de prioriser les actions à mettre en place.
Cette analyse mettra en évidence les écarts avec les exigences 2026-2027 : formats structurés (Factur-X, UBL, CII), transmission via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PA/PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF), e-reporting des ventes B2C et internationales, délais de conservation des données, etc.
Recensez ensuite tous les intervenants qui participent à votre chaîne de facturation :
- en interne : direction financière ou DAF, comptabilité, contrôle de gestion, service commercial, direction informatique/ERP, équipe projet digital ;
- en externe : experts-comptables, cabinets de conseil, éditeurs de logiciels, prestataires informatiques, plateformes de dématérialisation, mais aussi clients et fournisseurs.
Identifier précisément ces acteurs facilite la coordination du projet et l’évaluation des besoins en formation ou en accompagnement.
Choix de la solution ou de la plateforme de dématérialisation
Le choix de la PA est une décision stratégique qui conditionne la fluidité et la sécurité de vos échanges. Si votre ERP ne propose pas de solution intégrée (comme c’est le cas de Karanext), vous allez devoir choisir vous-même une solution.
Avant de vous engager, évaluez plusieurs critères clés :
- Conformité réglementaire : la plateforme doit être agréée par l’administration fiscale et compatible avec les formats officiels (Factur-X, UBL, CII).
- Sécurité et traçabilité : chiffrement des données, cachet électronique qualifié et archivage conforme pour garantir l’intégrité des factures.
- Interopérabilité : capacité à dialoguer avec vos clients, fournisseurs et partenaires utilisant d’autres solutions.
- Coût et évolutivité : tarification claire, adaptée au volume de factures, et possibilité de montée en charge.
- Accompagnement : assistance technique, support utilisateur et formation pour vos équipes.
Analysez ensuite la compatibilité de votre ERP, CRM ou logiciel de facturation avec les PDP agréées. Une intégration fluide limite les ressaisies manuelles, réduit les risques d’erreurs et facilite la mise en œuvre de l’e-reporting.
Les avantages d’un ERP intégré
Opter pour un ERP intégré capable de gérer la facturation électronique et l’e-reporting présente plusieurs atouts. Il permet d’automatiser entièrement la création, la transmission et l’archivage des factures, d’assurer un suivi en temps réel des encaissements et des paiements, et de générer automatiquement les données de TVA nécessaires au e-reporting.
Le choix d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire ou d’un ERP compatible est une étape déterminante pour réussir la transition vers la facturation électronique. Une sélection fondée sur la conformité, la sécurité et l’intégration avec vos outils garantit une mise en œuvre rapide et durable.
→ Voir comment Karanext s’intègre aux PDP
Accompagnement au changement et formation des équipes
La réussite de la transition vers la facturation électronique et l’e-reporting ne repose pas seulement sur la technologie. Elle dépend aussi de la préparation des équipes, qui doivent maîtriser de nouvelles pratiques et intégrer les exigences réglementaires dans leur quotidien.
Commencez par impliquer l’ensemble des services concernés : direction financière, comptabilité, contrôle de gestion, service commercial, achats, mais aussi DSI et direction générale.
Les équipes opérationnelles (comptables, facturation, relation client) doivent apprendre à créer, transmettre et archiver les factures électroniques dans les formats officiels (Factur-X, UBL, CII).
Les managers et décideurs doivent comprendre les enjeux stratégiques : conformité, automatisation, impact sur la trésorerie et la relation client/fournisseur.
Des sessions de formation ciblées, en présentiel ou en ligne, facilitent l’appropriation des nouveaux outils et renforcent la cohésion autour du projet.
Pour ancrer ces apprentissages, fournissez des supports accessibles et actualisés comme des guides pas-à-pas pour la saisie et le contrôle des factures, une FAQ internes et fiches réflexes ou encore accès rapide à un support technique ou à une assistance en ligne pour résoudre les incidents.
Ces ressources permettent de gagner du temps et de limiter les erreurs lors de la montée en charge.
La réglementation sur la facturation électronique évoluera encore après 2026. Il est donc essentiel de mettre à jour régulièrement les formations et de communiquer les changements auprès des équipes. Un responsable conformité ou un référent interne peut assurer cette veille et organiser des sessions de rappel.
Quels sont les bénéfices et enjeux de la facturation électronique et du reporting ? Pour les entreprises et l’administration
La réforme de la facturation électronique et du e-reporting, poursuit un double objectif : moderniser les échanges financiers des entreprises et renforcer la transparence fiscale. Elle transforme en profondeur la gestion comptable, tout en apportant des avantages concrets à la fois pour les entreprises et pour l’État.
Bénéfices pour les entreprises : productivité, conformité et compétitivité
La facturation électronique peut aussi représenter une opportunité pour les cabinets de conseil, ESN, bureaux d’études, agences de communication ou les PME de services. En modernisant la gestion comptable, elle génère des gains directs en productivité, en conformité et en compétitivité.
1. Productivité accrue et réduction des tâches manuelles
Le passage à des formats structurés (Factur-X, UBL, CII) permet l’automatisation complète du cycle de facturation : émission, transmission, réception et intégration comptable. La réduction de la saisie manuelle limite les erreurs et les litiges, tandis que les délais de validation et de rapprochement sont considérablement raccourcis. Pour les sociétés de conseil ou d’ingénierie, souvent confrontées à une multiplicité de projets et de clients, ces gains de temps sont particulièrement précieux.
2. Conformité fiscale renforcée
La transmission des factures via une PA ou PPF garantit le respect des obligations fiscales. Les mentions légales sont intégrées automatiquement et la traçabilité est assurée, ce qui réduit le risque de contrôle ou de sanctions. Pour les entreprises de conseil, où la fiabilité des données financières est essentielle, cette sécurité juridique constitue un atout majeur.
3. Meilleure trésorerie et compétitivité
La facturation électronique facilite un suivi en temps réel des encaissements et réduit les délais de paiement grâce à des échanges automatisés avec les clients. Les flux financiers sont plus prévisibles, ce qui améliore la gestion de trésorerie et renforce la capacité d’investissement.
En résumé, la facturation électronique permet aux entreprises, en particulier celles du secteur conseil et services, de gagner en productivité, de sécuriser leur conformité fiscale et de renforcer leur compétitivité, bien au-delà de la simple obligation réglementaire.
Enjeux pour l’administration : lutte contre la fraude et pilotage économique
La généralisation de la facturation électronique et du e-reporting ne vise pas uniquement à simplifier les échanges entre entreprises. Elle constitue aussi un outil stratégique pour l’administration fiscale et le régulateur, en renforçant le contrôle de la TVA et la capacité de pilotage économique de l’État.
En exigeant la transmission centralisée et quasi en temps réel des données de facturation, la réforme offre à l’administration une visibilité complète sur les transactions B2B. Cette collecte automatique permet de vérifier plus rapidement l’exactitude des déclarations de TVA, de rapprocher les données émises et reçues pour détecter les incohérences et de sécuriser le recouvrement de l’impôt, limitant ainsi les pertes de recettes fiscales.
La disponibilité immédiate des données facilite l’identification des fraudes à la TVA, comme la fraude « carrousel » ou les fausses factures. Les contrôles peuvent être ciblés et rapides, réduisant les délais d’intervention et augmentant l’efficacité des enquêtes. Cette capacité à détecter et corriger les anomalies dès leur apparition représente un changement majeur par rapport aux contrôles a posteriori.
Au-delà de la lutte contre la fraude, la facturation électronique devient un outil de pilotage économique. L’accès en temps réel à des informations agrégées sur les flux de vente, les paiements et les secteurs d’activité permet à l’État d’analyser la conjoncture et anticiper les tendances économiques, d’ajuster plus rapidement les politiques publiques, qu’il s’agisse de soutien sectoriel ou de fiscalité et de mieux évaluer l’impact des réformes économiques.
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Références officielles :
Généralisation de la facturation électronique : c'est dans un an
Je découvre la facturation électronique
Facture électronique : tout ce qu'il faut savoir d'ici 2026
FAQ : questions fréquentes sur la facturation électronique, l’obligation, le reporting et la réforme 2026
La facturation électronique est-elle obligatoire pour toutes les entreprises ?
Oui, toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France sont concernées par la réforme, qu’il s’agisse de grandes entreprises, d’ETI, de PME, de TPE ou de micro-entrepreneurs soumis à la TVA. L’obligation couvre exclusivement les transactions B2B domestiques.
Sont exclus : les ventes B2C, les transactions internationales (export, intracommunautaire) et les entreprises non assujetties à la TVA, bien que ces opérations puissent relever du e-reporting.
Cas où l’obligation s’applique
- Transactions B2B domestiques : toutes les factures échangées entre entreprises françaises assujetties à la TVA devront être émises, transmises et reçues sous format électronique structuré (Factur-X, UBL, CII).
- Entreprises situées en Outre-mer (Guadeloupe, Martinique, Guyane, La Réunion, Mayotte) : si elles relèvent du régime de TVA française, elles sont soumises aux mêmes obligations que les entreprises de métropole.
- Secteur public : les entités publiques déjà utilisatrices du portail Chorus Pro doivent s’assurer que leurs échanges B2B suivent les standards de la réforme.
Exceptions et cas particuliers
Certaines opérations restent hors du champ de l’obligation de facturation électronique, tout en pouvant relever du e-reporting :
- Ventes B2C (transactions avec des particuliers).
- Transactions avec l’étranger, qu’il s’agisse d’exportations ou de livraisons intracommunautaires.
- Entreprises non assujetties à la TVA (par exemple certaines professions médicales ou associations exonérées).
Dans ces situations, il n’est pas nécessaire d’émettre une facture électronique, mais les données essentielles de la transaction (montants, TVA collectée, encaissements) devront souvent être transmises à l’administration fiscale via l’e-reporting.
En résumé, la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA opérant en B2B en France, y compris en Outre-mer et pour les micro-entrepreneurs concernés. Les seules exceptions portent sur les opérations B2C, internationales ou les entreprises non assujetties, qui relèvent uniquement du reporting des données.
Un PDF envoyé par mail est-il une facture électronique conforme ?
Non. Un simple PDF envoyé par e-mail n’est pas considéré comme une facture électronique conforme au sens de la réforme française de la facturation électronique.
La réglementation, qui s’appliquera progressivement à partir de septembre 2026, impose en effet que les factures soient émises, transmises et reçues dans un format électronique structuré. Cela signifie que les données (montant, TVA, date, identité du client et du fournisseur, etc.) doivent être lisibles automatiquement par les systèmes comptables de l’entreprise et par l’administration fiscale.
Les conditions de conformité d’une facture électronique
Pour être conforme, une facture doit :
- être émise dans un format structuré ou hybride structuré reconnu, comme Factur-X, UBL ou CII ;
- être transmise via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire agréée (PA/PDP) ou via le Portail Public de Facturation (PPF), qui garantissent l’authenticité, l’intégrité et la traçabilité des données ;
- respecter toutes les mentions légales obligatoires et être conservée pendant la durée requise (6 à 10 ans).
Un PDF « plat » envoyé par e-mail reste une facture dématérialisée, mais pas une véritable facture électronique au sens légal. Après l’entrée en vigueur de la réforme, continuer à utiliser ce mode d’envoi exposera l’entreprise à des sanctions financières (amende de 15 € par facture non transmise, plafonnée à 15 000 € par an) et à des blocages de paiement de la part des clients.
Pour être en règle, il est indispensable d’adopter un format structuré et un canal de transmission agréé, garantissant la conformité et la valeur probante de chaque facture.
Quels sont les risques si une entreprise n’est pas en conformité ?
Ne pas respecter les règles de la facturation électronique et du e-reporting, dont l’application démarre le 1er septembre 2026, expose une entreprise à des sanctions financières mais aussi à des conséquences opérationnelles et juridiques importantes.
La législation prévoit une amende de 15 € par facture non transmise, mal transmise ou transmise hors délai, avec un plafond de 15 000 € par an.
Ces pénalités peuvent rapidement s’accumuler, surtout pour les sociétés qui émettent ou reçoivent un grand volume de factures.
Une facture non conforme peut entraîner des blocages de TVA : si elle est jugée invalide, la déduction peut être rejetée et donner lieu à des régularisations coûteuses. Elle peut également provoquer des retards de paiement, un client étant en droit de refuser de régler une facture non conforme, ce qui engendre des tensions de trésorerie et des frais supplémentaires.
Par ailleurs, Une facture non conforme expose l’entreprise à des contrôles fiscaux renforcés, l’administration pouvant engager des vérifications plus fréquentes et plus approfondies. Elle accroît aussi le risque de litiges commerciaux, puisqu’en cas de contestation la facture perd sa valeur probante, compliquant ainsi la défense de l’entreprise. Enfin, des retards répétés ou des manquements à la conformité peuvent nuire à la réputation et dégrader la relation avec les clients comme avec les partenaires.
Doit-on changer de logiciel de facturation ou d’ERP ?
Cela dépend. Il n’est pas toujours nécessaire de changer de logiciel, mais tout outil de facturation ou ERP devra être compatible avec les exigences 2026-2027. Un diagnostic précoce vous aidera à décider entre mise à jour ou nouvelle solution en toute sécurité.
Vérifier la compatibilité de votre système actuel
Commencez par évaluer votre solution existante :
- peut-elle générer des factures dans les formats structurés reconnus (Factur-X, UBL, CII) ?
- est-elle capable de transmettre les factures et les données de e-reporting via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PA/PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF) ?
- intègre-t-elle les mentions légales obligatoires (SIREN, nature de l’opération, adresse de livraison, etc.) ?
Si la réponse est positive, une mise à jour logicielle ou un paramétrage complémentaire suffira peut-être.
Mettre à jour ou changer de solution
Si votre logiciel actuel ne répond pas à ces critères, demandez à l’éditeur s’il prévoit des évolutions pour se conformer. Si l’éditeur ne prévoit pas de mise à jour, il faudra opter pour une nouvelle version compatible avec la réforme ou migrer vers un autre logiciel de facturation ou un ERP certifié, garantissant l’émission, la réception et l’archivage des factures électroniques, ainsi que l’e-reporting.
Conseils pratiques pour une transition réussie
- Anticipez : un projet de migration ou de mise à jour prend plusieurs mois.
- Associez la direction informatique, la comptabilité et la direction financière pour évaluer les impacts techniques et organisationnels.
- Prévoyez des formations pour les utilisateurs afin de limiter les erreurs et d’assurer la continuité de l’activité.
Comment choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ?
Une PA ou PDP doit combiner certification officielle, sécurité maximale, fonctionnalités complètes, intégration fluide et coût maîtrisé. Ce choix conditionne à la fois la conformité réglementaire et la productivité de votre entreprise dans la nouvelle ère de la facturation électronique.
- Certification et conformité réglementaire
Assurez-vous que la plateforme est immatriculée et agréée par l’administration fiscale. Elle doit pouvoir traiter les formats structurés exigés (Factur-X, UBL, CII) et respecter les obligations de sécurité, d’archivage et de reporting prévues par la réforme. - Sécurité et fiabilité des échanges
Vérifiez la présence de dispositifs garantissant l’authenticité des factures (cachet électronique qualifié), l’intégrité et la traçabilité des données, des sauvegardes sécurisées pour l’archivage légal (6 à 10 ans). - Fonctionnalités et ergonomie
Choisissez une plateforme offrant des services adaptés à votre activité : suivi en temps réel des flux, alertes en cas d’anomalie, reporting fiscal automatisé, assistance pour les opérations B2C ou internationales (e-reporting), tableau de bord intuitif. - Intégration avec votre ERP ou logiciel de facturation
L’interopérabilité est essentielle. La PDP doit pouvoir s’intégrer facilement à votre ERP, votre CRM ou votre logiciel comptable pour éviter les doubles saisies et garantir un flux de données continu. - Coût et accompagnement
Comparez les modèles de tarification (abonnement, facturation à la transaction) et évaluez la qualité du support : assistance technique, formations, accompagnement au paramétrage.
Quelles sont les principales échéances de la réforme ?
La réforme de la facturation électronique en France se déploiera en deux grandes étapes après le report officiel décidé en 2024, afin de laisser aux entreprises le temps de s’organiser.
1er septembre 2026: À cette date, toutes les entreprises assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille ou leur secteur, devront être capables de recevoir des factures électroniques. Dans le même temps, l’obligation d’émission entrera en vigueur pour les grandes entreprises et les ETI.
1er septembre 2027 : Un an plus tard, l’obligation d’émission s’étendra à l’ensemble des autres entreprises : PME, TPE, micro-entrepreneurs et professions libérales. Elles devront, elles aussi, émettre toutes leurs factures au format électronique et assurer la transmission des données de e-reporting lorsque cela est requis.
Quels documents doivent être conservés et comment ?
La facturation électronique impose des règles strictes d’archivage afin de garantir la valeur légale et fiscale des documents.
Les entreprises doivent conserver :
- les factures électroniques émises et reçues, dans leur format structuré d’origine (Factur-X, UBL, CII) ;
- les fichiers de données transmis dans le cadre du e-reporting (opérations B2C ou internationales) ;
- les preuves de transmission (accusés de réception, horodatages, cachets électroniques) qui attestent de l’authenticité et de l’intégrité des flux.
Concernant la durée légale de conservation, deux cadres juridiques s’appliquent :
- Le code général des impôts : obligation de conserver les factures pendant 6 ans pour permettre un contrôle fiscal.
- Le code de commerce : obligation de 10 ans pour les pièces comptables et commerciales.
Par prudence, la plupart des entreprises conservent donc leurs factures électroniques 10 ans, afin de couvrir les deux obligations. La conservation doit garantir la lisibilité, l’intégrité et l’authenticité des documents sur toute la période légale. L’archivage doit être effectué sous format électronique, avec des systèmes de sauvegarde sécurisés. Le cachet électronique qualifié ou la signature électronique intégrée à la facture est essentiel pour préserver sa valeur probante. L’accès aux factures doit être rapide et contrôlé, en cas de contrôle fiscal ou de litige commercial.
Quel est le calendrier officiel après le report ?
1er septembre 2026 : obligation pour toutes les entreprises de recevoir les factures électroniques ; obligation d’émettre pour les grandes entreprises et ETI.
1er septembre 2027 : obligation d’émettre pour les PME, TPE, professions libérales et micro-entrepreneurs assujettis. Ce report par rapport à l’échéance initiale (2024) vise à laisser le temps de préparer les outils et les équipes.
Quelle est la différence entre facturation électronique et e-reporting ?
La facturation électronique concerne les factures B2B domestiques, qui doivent être émises, transmises et reçues dans un format structuré (Factur-X, UBL, CII).
Le e-reporting consiste à transmettre les données de transactions non couvertes par une facture électroni
Quelles sont les nouvelles mentions obligatoires sur les factures électroniques ?
En plus des mentions habituelles (identité, numéro, TVA…), les factures devront inclure : numéro SIREN/SIRET des parties, adresse de livraison (si différente), nature et type d’opération, et références de commande ou de contrat lorsque c’est prévu.
Quelles sanctions en cas de non-conformité ?
Toute facture non transmise ou transmise hors délai peut entraîner une amende de 15 €, plafonnée à 15 000 € par an. Une facture non conforme peut aussi être rejetée pour la déduction de TVA, entraînant des régularisations coûteuses.
Quelles démarches pour se préparer ?
- Auditer vos processus de facturation et cartographier les flux (B2B, B2C, international).
- Choisir une plateforme : une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PA/PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF).
- Mettre à jour votre logiciel de facturation ou ERP, former vos équipes et prévoir un plan de sécurité et d’archivage.
Qu’en est-il des entreprises d’Outre-mer ou du secteur public ?
Les entreprises situées dans les DROM et assujetties à la TVA française sont soumises aux mêmes obligations. Le secteur public, déjà équipé du portail Chorus Pro, reste aligné sur ces standards pour ses échanges B2B.
Glossaire — Facturation électronique
Les termes clés de la réforme (formats, plateformes, obligations) en clair et en bref.
Conservation sécurisée et pérenne des factures et preuves (AR, horodatage, cachet), garantissant lisibilité, intégrité et authenticité sur 6 à 10 ans.
Voir aussi : Cachet électronique qualifié
Garanties que la facture provient bien de l’émetteur (authenticité) et qu’elle n’a pas été altérée (intégrité), assurées via cachet/signature et piste d’audit.
Obligations clefs pour la valeur probante.
Échanges commerciaux entre entreprises assujetties à la TVA en France : périmètre de l’e-invoicing (facture structurée obligatoire).
Opposé : B2C
Ventes à des particuliers : hors e-invoicing, mais données souvent transmises en e-reporting.
Inclut retail, e-commerce, services…
Scellé électronique appliqué à la facture pour prouver l’identité de l’émetteur et empêcher toute modification après émission.
Renforce la valeur probante.
Format structuré riche en données, adapté aux flux complexes (industrie, grande distribution). Souvent exigé par de grands donneurs d’ordres.
Portail de facturation de l’État pour les échanges avec le secteur public. Les échanges B2B doivent s’aligner sur les standards de la réforme.
Secteur public.
Progiciel de gestion intégrée. Doit produire des e-factures (Factur-X/UBL/CII), transmettre via PDP/PPF et gérer mentions & archivage.
Clé pour l’automatisation.
Transmission de données (et non de factures) pour les flux hors e-invoicing : B2C, international, encaissements.
Calendrier aligné e-invoicing.
Facture au format structuré (Factur-X, UBL, CII) émise, transmise et reçue via PDP/PPF, garantissant intégrité & authenticité.
≠ PDF simple par e-mail.
Document numérique (ex. PDF plat) non structuré. Lisible par l’humain, pas par les systèmes : non conforme à la réforme.
Ne transite pas via PDP/PPF.
Format hybride (PDF + XML intégré) : lisible par l’humain, exploitable par les logiciels. Souvent le plus adapté pour PME/TPE.
Adoption simple.
Catégories d’entreprises. Émission obligatoire : 2026 pour GE/ETI, 2027 pour PME/TPE/micro ; réception obligatoire pour toutes en 2026.
Échéancier de la réforme.
Désigne une Plateforme de Dématérialisation Partenaire agréée par l’État. Ce terme remplace progressivement “PDP” dans la communication officielle. Ces plateformes assurent la transmission, la traçabilité et le contrôle des factures électroniques et du e-reporting.
Plateforme agréée par l’État pour transmettre e-factures et e-reporting, avec contrôles, traçabilité et archivage.
Interopérable ERP/CRM.
Portail public permettant l’émission/réception des e-factures et la transmission des données de e-reporting. Alternative gratuite à une PDP.
Canal officiel.
Traçabilité des opérations de facturation (devis → commande → livraison → facture → paiement) pour prouver authenticité & intégrité.
Complément aux contrôles.
Identifiants légaux des entreprises/établissements. Deviennent des mentions obligatoires sur la e-facture.
Identification précise des parties.
Les données d’encaissement et de TVA de certains flux (B2C, international) sont déclarées à l’administration via PDP/PPF.
Contrôle renforcé, erreurs réduites.
Standard international très répandu pour les échanges B2B à volume élevé. Interopérable avec de nombreux réseaux.
Formats : Factur-X, UBL, CII.
