Dans un bureau d’études, les projets sont souvent longs, techniques et découpés en plusieurs phases : études préliminaires, conception, modélisation, validation, assistance à la maîtrise d’ouvrage…Ces missions s’étendent sur plusieurs mois, parfois plus d’un an.
Attendre la fin pour facturer n’est ni sain pour la trésorerie ni réaliste pour le pilotage du projet.
Alors, comment facturer sans fragiliser la trésorerie, tout en restant transparent avec le client ?
La réponse tient en un mot : la facturation à l’avancement (ou facture de situation).
Mais qu’est-ce que c’est exactement ? À quoi ça sert ? Et pourquoi les entreprises ont tout intérêt à s’équiper d’un ERP spécialisé pour la gérer efficacement ?
Découvrons-le ensemble.
Qu’est-ce qu’une facture à l’avancement ?
Une facture à l’avancement est une facture émise au fur et à mesure de la progression d’un projet.Plutôt que d’attendre la fin de la mission, le bureau d’études facture en plusieurs étapes, selon l’état d’avancement des prestations convenues.
Exemple concret :
Un bureau d’études en ingénierie gère la conception d’une usine de traitement d’eau sur 12 mois.
- Phase 1 : Études préliminaires (20 %)
- Phase 2 : Avant-projet détaillé (40 %)
- Phase 3 : Suivi de réalisation (40 %)
À chaque étape validée, une facture d’avancement est émise pour la part correspondante.
Dans le BTP et les marchés publics, on parle plus précisément de facture de situation, émise chaque mois selon le pourcentage de travaux réalisés.
Ces deux pratiques poursuivent le même objectif : aligner la facturation sur l’avancement réel du projet.
À quoi sert la facturation à l’avancement ?
1. Maintenir une trésorerie saine
Les projets longs génèrent des coûts constants (salaires, logiciels, sous-traitance). Facturer au fil du projet, c’est éviter d’attendre plusieurs mois avant de rentrer du chiffre d’affaires.
Grâce à la facturation progressive, les encaissements suivent le rythme de production, sans attendre la livraison finale.
Les encaissements suivent la réalité du travail.
C’est une façon efficace de sécuriser la trésorerie et d’éviter les tensions financières.
2. Suivre le projet en temps réel
Chaque facture est un instantané du projet :
→ combien de travail réalisé ?
→ quelle part déjà facturée ?
→ quel reste à produire ?
C’est un outil de pilotage aussi financier qu’opérationnel et une façon concrète de garder la main sur la rentabilité en temps réel.
3. Créer une relation client plus transparente
Les clients publics ou privés apprécient la clarté : ils voient ce qui a été fait et ce qu’ils paient.C’est une approche qui installe la confiance, particulièrement dans les contrats pluriannuels ou à forte complexité technique.
Comment fonctionne la facture de situation ?
- On définit le contrat global ou le devis initial avec le montant total du projet, les phases et les montants associés.
- On détermine l’avancement à chaque étape du projet (par pourcentage ou livrables).
- On émet des factures successives, chacune précisant :
- le montant total du contrat,
- le cumul déjà facturé,
- le pourcentage de réalisation
- le reste à facturer.
Exemple :
Montant total du projet : 120 000 €
- Etudes préliminaires (20 %) → 24 000 €
- Avant-projet détaillé (40 %) → 48 000 € (cumul 60 %)
- Suivi de réalisation (40 %) → 48 000 € (solde 100 %)
Chaque facture reflète la progression réelle du projet et permet un suivi comptable et opérationnel clair.
Pourquoi les bureaux d'études adoptent la facturation à l’avancement
Une trésorerie fluide, sans à-coups
En facturant régulièrement, vous transformez vos projets longs en sources de revenus stables et prévisibles. Vous évitez les trous de trésorerie et sécurisez votre capacité à honorer les charges courantes.
Un meilleur suivi de la rentabilité
Chaque situation facturée permet d’analyser les coûts engagés, la marge réalisée et les écarts entre le prévisionnel et le réel.
Vous ne découvrez plus les problèmes à la fin : vous les anticipez.
Une relation client plus fluide
Grâce à une facturation progressive, le client suit le projet, comprend vos étapes et paie avec confiance. La transparence crée de la fidélité.
Pourquoi un ERP spécialisé est indispensable pour gérer vos factures de situation ?
La facturation progressive peut vite devenir complexe à gérer manuellement : calculs d’avancement, cumul facturé, risques d’erreur,… et faire ses factures à l’avancement manuellement (Excel, Word ou outils génériques) peut vite devenir un cauchemar : cumuls à recalculer, erreurs de pourcentage, historique à suivre…
Un ERP dédié aux bureaux d'études techniques et sociétés d'ingénierie simplifie radicalement le processus.
Avec un ERP, vous pouvez :
- lier la facturation au suivi de projet et aux temps passés,
- calculer automatiquement les pourcentages d’avancement,
- générer des factures de situation conformes, claires et sans erreur,
- centraliser toutes les données financières,
- suivre en temps réel de la rentabilité par projet ou client.
Résultat : moins d’erreurs, plus de temps gagné et une facturation parfaitement alignée sur vos projets.
La facture à l’avancement est aujourd’hui un outil incontournable pour les bureaux d’études.Elle combine souplesse, visibilité et sécurité financière.Et lorsqu’elle est gérée via un ERP adapté, elle devient un véritable levier de pilotage stratégique.
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