Au même titre que les PME, les agences de marketing et événementielles sont souvent confrontées à une difficulté : leur activité nécessite une gestion administrative et RH performante, mais leur taille ne leur permet généralement pas de dédier une ou plusieurs personnes à ces tâches. De fait, ce sont bien souvent les chefs d’entreprise qui endossent cette double casquette – à laquelle s’ajoute toutes leurs fonctions de dirigeant.
Bonne nouvelle : la transformation digitale s’accompagne d’outils ultra-performants capables de centraliser et d’automatiser ces missions essentielles. Dans cet article, découvrez comment un ERP appliqué au domaine du marketing ou de l’évènementiel peut vous aider à optimiser la gestion de votre agence.
À quoi sert un ERP ?
Une solution complète pour simplifier la gestion des ressources
Un ERP est un logiciel qui permet de relier les multiples processus métier au sein d’une entreprise pour faciliter leur gestion. Ce type de solution repose sur l’assemblage de plusieurs modules interconnectés, tels que :
- Un module de comptabilité ;
- Un module de gestion RH ;
- Un module de suivi des absences et des congés ;
- Un module de gestion des contacts et des clients ;
- Un module de reporting prévisionnel.
En tant qu’agence marketing ou évènementiel, vous avez ainsi la possibilité de gérer plusieurs aspects de votre activité :
· La partie administrative. Automatisation des processus de vente et gestion des contrats, dématérialisation des factures, etc.
· La partie suivi de projet. De la planification au reporting pour évaluer la performance et la rentabilité de vos projets.
· La partie RH. Recherche de prestataires, suivi des leads et optimisation des processus de recrutement.
3 signes qu’il est temps d’investir dans un ERP
Il peut être difficile de déterminer le moment où votre agence a besoin de passer au stade supérieur de sa gestion. Après tout, vous vous en sortez encore avec Excel, non ? Voici néanmoins trois signes qui peuvent signaler que vous atteignez les limites de la gestion avec Excel :
1. Votre temps est consommé par des tâches secondaires ou à faible valeur ajoutée. Le travail administratif, tel que le pilotage des congés et des absences ou la gestion des notes de frais, devient trop important et vous empêche d’assumer pleinement votre cœur de métier.
2. Vous vous sentez sous pression. Votre charge de travail augmente, vous rencontrez des difficultés à répondre à vos contraintes horaires, la charge mentale liée aux tâches administratives est presque intenable… Bref, il est grand temps de simplifier et automatiser vos process.
3. Vous ne disposez pas d’une très bonne visibilité sur votre trésorerie. Les tableaux Excel, les chiffres et les indicateurs s’accumulent… Et pourtant, vous ne parvenez pas à déterminer clairement la rentabilité de vos projets.
Les avantages d’un ERP pour les secteurs de l’évènementiel et du marketing
Centralisation et interconnexion des données
Avec un logiciel ERP, vos différents modules (RH, comptabilité, gestion des contacts et des clients, etc.) sont interconnectés via une base de données unique. Ce système permet :
- La centralisation des informations ;
- Leur mise à jour en temps réel, sans ressaisies manuelles ;
- Un échange d’informations facilité entre les collaborateurs ;
- Une meilleure coordination entre les différents modules, et donc, entre les différents services de l’agence ;
- Une diminution des erreurs de saisie et de restitution.
Automatisation des tâches
Grâce à un ERP, les tâches chronophages et répétitives – notamment d’ordre administratif – peuvent être automatisées. En plus de réduire les erreurs humaines, l’automatisation vous permet ainsi de gagner du temps sur des processus répétitifs, et de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Modularité et évolutivité
Dans l’idéal, l’architecture d’un ERP est modulaire : cela signifie que vous avez la possibilité d’intégrer uniquement les modules dont vous avez besoin, mais aussi d’ajouter de nouvelles fonctionnalités selon l’évolution de votre activité. Une agence est en effet amenée à se développer très rapidement ; investir dans un outil flexible qui s’adapte à vos besoins fait donc office de priorité.
Visibilité et mesure de la rentabilité
Les outils de reporting et d’analyse d’un ERP et la centralisation des données vous permettent d’avoir une vision à 360° de vos performances, de vos leviers de rentabilité, et à l’inverse de vos projets à faible valeur ajoutée. Cette possibilité vous permet donc de prendre des décisions plus rapides et plus éclairées et d’augmenter ainsi vos bénéfices. Dans les secteurs très concurrentiels comme le marketing et l’évènementiel, cette possibilité s’apparente à une véritable plus-value.
Lire aussi : Dirigeants : Pourquoi l’utilisation d’un ERP peut faciliter et optimiser votre prise de décision ?
Vous l’aurez compris, le déploiement d’un ERP dans votre agence signe une diminution drastique des tâches chronophages (et de la charge mentale associée) et ce, sans conséquence sur vos rendements. Au contraire : l’automatisation, la centralisation des données et les fonctionnalités techniques incluses dans l’ERP vous permettent de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Karanext, l’ERP qu’il vous faut !
Logiciel ERP modulaire par excellence, Karanext s’adapte aux besoins des agences de marketing et d’évènementiel, en leur apportant les fonctionnalités essentielles à leur activité, et tout au long de leur développement – pas plus, pas moins. À la clé :
- Génération automatique des documents : contrat de travail, contrat client, contrat fournisseur… Karanext permet d’automatiser la production de certains documents.
- Transformation en écriture comptable : grâce à Karanext, les factures et les relevés bancaires sont facilement transfigurés en écriture comptable.
- Reporting en temps réel : avec le module ERP de Karanext, tout projet est automatiquement reporté sur une projection de résultats en fonction de vos particularités métier.
- To-do list administrative : contrats, factures, mails… Tant que vos tâches n’ont pas été effectuées, elles sont automatiquement transférées sur une liste d’attente dédiée.
À ce module orienté administratif, il est également possible d’ajouter une brique RH et/ou CRM afin de construire un outil sur-mesure pour votre agence. Grâce à l’intégration de ces briques, vous suivez en toute simplicité l’évolution des leads en cours pour les contacter, mais également optimiser les processus de recrutement et d’embauche.
Lire aussi : L’importance stratégique d’un ERP intégrant une brique RH complète pour les entreprises de services
Vous souhaitez diminuer votre charge mentale, vous concentrer sur votre cœur de métier, tout en augmentant vos résultats ? Avec Karanext, c’est possible. Demandez une démo sur-mesure de notre solution !
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