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En France, l’été est traditionnellement une période plus calme pour les entreprises, particulièrement pour les agences marketing et de communication. Entre canicules, alertes aux orages, Tour de France et chassés-croisés sur les routes, de nombreux projets sont mis en pause et les clients ou prospects sont plus difficilement joignables.
L’été est alors l’occasion de tirer profit de ce ralentissement pour améliorer, repenser et optimiser vos processus commerciaux.
Le but n’est clairement pas de tout remettre à plat ou d'entamer une refonte complète. Mais avec les collègues présents au mois d'août, profitez-en pour évaluer vos méthodes actuelles, identifier les axes d’amélioration et préparer des processus plus efficaces et plus alignés avec vos objectifs commerciaux pour la rentrée.
Voici comment ajuster votre processus commercial sans tout bouleverser.
Faites le point sur votre tunnel de vente actuel
Toujours plus de leads dans votre CRM et pourtant, le taux de transformation et le taux de closing sont en baisse… Que se passe-t-il ? Au-delà du talent commercial et de l’expérience de chacun, c’est souvent à un problème de méthode auquel il faut s’attaquer, sans toutefois se mettre la pression.
Votre premier objectif ? Cartographier précisément votre tunnel de vente. Le fameux “funnel” mis au point lors du séminaire de 2022 est-il aussi efficace et innovant qu’auparavant ? Pas si sûr… Prenez le temps d’en lister toutes les étapes, de la prise de contact initiale à la signature du contrat.
→ Peut-être avez-vous au fil du temps ajouté d’autres sources de leads potentiels (achat de base de données, achats de mots-clés sur Google, inbound marketing…). Essayez de ne rien oublier.
Utilisez si besoin un outil de mind mapping pour créer un schéma logique et accessible à toute l’équipe. Vous aurez ainsi une vue d’ensemble du processus commercial de votre agence et un premier aperçu des points critiques.
Identifiez les points de friction
C’est au cours de cette étape qu’il faut identifier les “fuites” de leads, les incohérences ou les redondances dans le cycle de vente.
→ À quel moment perdez-vous le contact avec un prospect ? Ou au contraire quelle est l’étape indispensable à la signature d’un contrat qu’il faudrait ajouter ou déplacer (plus haut ou plus bas) dans le tunnel de vente?
Au-delà des chiffres, faites parler le ou les commerciaux de votre agence pour affiner l’analyse de ces points d’amélioration.
Attention à la personnalisation excessive : si chaque commercial ou account manager utilise sa propre méthode, cela peut nuire à l’efficacité globale de l’entreprise. Une approche cohérente et standardisée et souvent plus efficace sur le long terme pour adresser tous les prospects de manière efficace et professionnelle.
→ Il en va de même si vous utilisez un CRM : tous les utilisateurs doivent en avoir compris les fonctionnalités de base et renseigner les opportunités ou les fiches prospects de la même manière pour éviter les disparités dans le suivi des clients
Définissez ou redéfinissez le rôle de chacun
Assurez-vous que chaque phase du tunnel de vente telle que définie est comprise par toutes les personnes concernées et que chacun apporte sa pierre à l’édifice de manière cohérente. Voici quelques points à considérer :
Clarifiez les responsabilités et l’enchaînement des actions
- Qui est responsable des relances ? Quelle en est la fréquence ?
- Qui envoie les devis ?
- Qui effectue le suivi d’une opportunité ?
- Comment cette “opportunité” est-elle renseignée dans le CRM ? (ou dans le document de suivi que vous utilisez actuellement)
La bonne idée : créer un “playbook” interne (un “qui fait quoi”) qui documente ces processus. Ce guide est très utile pour les équipes avec un turnover élevé ou celles qui collaborent avec des freelances.
→ Un playbook permet à chacun de comprendre rapidement son rôle et les attentes des managers, et contribue à la qualité constante de votre processus de vente au-delà des absences ou des périodes de transition.
Utiliser les bons outils sans complexifier le processus commercial
Les agences de communication et de marketing utilisent souvent des outils CRM qui, au lieu de simplifier les processus, ajoutent des couches de complexité inutiles.
Notre conseil principal pour un outil de CRM efficace ? Choisir un CRM “light” et spécialement conçu pour les besoins des agences de communication et de marketing. L’objectif c’est de simplifier les processus, pas de les alourdir avec des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin.
→ Optez également pour un outil qui offre le plus de simplicité dans l'utilisation, un outil que toute votre équipe commerciale, et même les autres collègues, auront plaisir à utiliser et à consulter de manière intuitive sans formation approfondie.
Profitez de l’été pour tester, ajuster, itérer
Ce que vous n’avez pas le temps de faire le reste de l’année, c’est exactement ce que vous pouvez expérimenter maintenant. Avec une charge de travail plus légère et une équipe plus concentrée, l’été est le moment idéal pour tester de nouveaux scénarios ou ajuster certains messages commerciaux.
Lancez une version test de votre process avec les collègues présents :
→ Adaptez, raccourcissez certaines étapes, testez un nouveau format de relance ou un modèle de devis.
→ Observez les premiers retours sur des prospects non prioritaires, analysez les résultats rapidement, vous vous sentirez prêt pour la rentrée.
Ces petits ajustements peuvent faire toute la différence dès septembre, quand le rythme reprendra. L’été, c’est le laboratoire discret de vos victoires commerciales de demain !
Conclusion
Même avec une équipe réduite, l’été reste une période propice pour faire évoluer vos méthodes de travail. Quelques ajustements bien ciblés peuvent réellement faire la différence à la rentrée.
Une organisation plus fluide, c’est la clé pour gagner en réactivité, répondre plus sereinement aux demandes… et garder une longueur d’avance.
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