Comment un bureau d’études a réussi à diviser par trois son temps de travail grâce à Karanext

Depuis juin 2023, Karanext accompagne un bureau d'études spécialisé dans le déploiement de projets immobiliers. En quelques mois, les résultats ont dépassé les attentes initiales : productivité multipliée, erreurs réduites, visibilité accrue sur les résultats. Voici le témoignage de leur transformation.

Spécialiste des projets immobiliers complexes, ce bureau d'études intervenait sur des chantiers exigeant une gestion minutieuse et coordonnée. Mais la croissance rapide de l'activité révélait les limites de l'organisation en place : Excel centralisait tout, les traitements manuels allongeaient les délais, et les erreurs de saisie impactaient l'efficacité opérationnelle.

• Gestion manuelle des temps, des devis et des contrats via Excel
• Difficultés de communication entre services sur les projets en cours
• Pas de visibilité consolidée sur la rentabilité par affaire
• Processus de facturation longs et source d'erreurs répétées

Face à une croissance qui s'accélérait, le bureau a lancé un appel d'offres pour trouver une solution digitale capable d'améliorer le temps et l'efficacité de l'ensemble de ses processus. Découvrez les avantages d'un ERP pour un bureau d'études techniques.

Après une étude approfondie du marché, le bureau d'études a retenu Karanext pour trois critères différenciants.

Le déploiement de Karanext en juin 2023 a été rapide et progressif : grâce à l'approche modulaire, la solution a été mise en place en quelques jours seulement. Aujourd'hui, avec dix projets gérés simultanément, tous les collaborateurs utilisent la plateforme au quotidien.

Les fonctionnalités les plus utilisées :

• Suivi des projets et des phases en temps réel
• Gestion des temps par collaborateur et par affaire
• Back-office RH complet (congés, absences, fiches de paie, suivi des temps)
• Création de devis client dans le CRM et génération automatique du contrat à validation
• Vision prévisionnelle du staffing et du plan de charge

Karanext a permis de diviser par trois le temps nécessaire aux tâches administratives : création de factures, devis et contrats, saisie des temps, planification des projets. Ce gain de productivité s'est traduit en quelques mois par une capacité à gérer davantage de projets sans augmenter les effectifs.

Karanext offre au bureau d'études une vision à 360° sur ses opérations : rentabilité par projet, P&L, frais généraux, staffing, analyse par client et par fournisseur. Des outils de reporting automatisés en temps réel qui permettent d'anticiper les résultats et de planifier à plus long terme.

• Comparaison objectifs/réalisé par phase et par affaire
• Suivi du reste-à-faire et de l'atterrissage budgétaire
• Tableaux de bord consolidés accessibles à la direction et aux chefs de projet

Sans outil adapté, les bureaux d'études s'exposent à des erreurs (oublis, doublons, fautes de saisie) d'autant plus fréquentes que les volumes de données augmentent. Les automatisations de Karanext ont considérablement réduit ces risques, améliorant la précision dans la génération des factures, des contrats et des avenants.

Attirer et retenir les talents est un enjeu de premier plan pour les bureaux d'études. La mise en place de Karanext renvoie une image qualitative aux collaborateurs et aux nouveaux arrivants. L'accès facilité aux congés a fait figure de véritable plus-value : fini les mails et les tableaux Excel pour faire une demande, tout passe par le portail collaborateur en quelques secondes.

Au-delà des bénéfices immédiats, le bureau d'études projette d'activer de nouvelles fonctionnalités Karanext pour gagner en compétitivité. Parmi les projets en cours : la mise à disposition d'un portail client pour faciliter les échanges sur les offres (questions/réponses, acceptation par signature électronique).

L'accompagnement personnalisé, la transparence sur la roadmap et la prise en compte des retours clients font de Karanext un partenaire de confiance. Chaque client dispose d'un interlocuteur dédié, et la roadmap produit évolue selon les besoins remontés par les utilisateurs.

• Déploiement progressif par modules, sans interruption d'activité
• Interlocuteur dédié tout au long de l'accompagnement
• Roadmap produit co-construite avec les retours clients
• Évolutivité garantie : nouveaux modules activables à mesure que l'activité se développe

Pour aller plus loin : découvrez l'ERP Karanext dédié aux bureaux d'études et l'évolution des BET face à la digitalisation.