Gérer un projet au forfait peut sembler plus simple qu’une mission en régie… jusqu’à ce que les écarts s’accumulent. Temps passé, coordination, rentabilité : sans méthode, ce modèle peut vite devenir un piège pour les PME de services, les cabinets d’architectes ou les bureaux d’études.
Voici les 5 erreurs les plus fréquentes, et surtout, comment les éviter concrètement.
1. Mal cadrer le périmètre initial
Dans les projets au forfait, chaque imprécision coûte cher. Un cahier des charges flou, une marge d’interprétation dans les livrables ou des oublis sur les dépendances techniques entraînent des dérives… sans pouvoir les facturer en plus.
À faire : documenter précisément chaque phase, valider les engagements avec le client, et intégrer des jalons de validation intermédiaires.
2. Ne pas suivre le temps passé (ou trop tard)
Sans suivi régulier des temps, impossible de savoir si la mission est en train de "déborder". Et souvent, quand on s’en rend compte, il est déjà trop tard pour réagir.
À faire : mettre en place une saisie de temps simple, rapide et régulière. L’idéal ? Un outil qui compare en temps réel le prévu et le réalisé.
3. Gérer à part la planification et la facturation
Encore trop d’équipes planifient dans Excel, facturent dans Word et suivent leur projet… mentalement. Résultat : une visibilité morcelée, et des erreurs fréquentes dans la facturation.
À faire : centraliser ces éléments dans une plateforme ERP pour automatiser les tâches répétitives et garantir la cohérence entre ce qui est fait… et ce qui est facturé.
4. Oublier le suivi de la rentabilité
Suivre le reste à faire, les dépassements, la charge consommée… sans visibilité sur les marges, on avance à l’aveugle. Ce n’est pas parce qu’un projet est livré dans les temps qu’il est rentable.
À faire : piloter la marge projet par projet, équipe par équipe. Et identifier les écarts au fur et à mesure, pas une fois le projet terminé.
5. Négliger la coordination terrain / bureau
Un chef de projet en déplacement, un collaborateur qui note ses temps une fois par semaine, un chargé d’affaires qui ne communique pas… et le projet se désynchronise.
À faire : utiliser des outils d'ERP conçus pour les bureaux d'études, accessibles en mobilité, pour garantir que l’information circule même à distance.
Gagnez en visibilité, en temps et en rentabilité
Chez Karanext, nous aidons chaque semaine des cabinets d’architectes, bureaux d’études et PME de services à structurer leurs projets au forfait.
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