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Claire dirige un bureau d’études d’une soixantaine de collaborateurs.
Ses projets avancent bien, les clients sont satisfaits et les ingénieurs mobilisés.
Pourtant, lorsqu’elle regarde la trésorerie, elle découvre une situation préoccupante : plus de 400 000 euros de factures n’ont pas encore été envoyées, alors que les jalons correspondants ont été atteints depuis plusieurs semaines.
Ce n’est pas un problème de qualité ou de client mécontent. C’est simplement un décalage entre l’avancement réel des projets et la facturation.
Résultat : l’entreprise travaille, mais l’argent n’entre pas.
Pourquoi les retards de facturation fragilisent un bureau d’études
Les retards de facturation sont insidieux. Ils ne se voient pas immédiatement, mais ils pèsent lourd sur la trésorerie. Chaque jalon non facturé à temps bloque des dizaines, parfois des centaines de milliers d’euros.
Prenons un exemple simple. Un projet de 500 000 euros est découpé en cinq jalons de 100 000 euros. Si l’un d’eux est atteint en mars mais facturé seulement en avril, c’est un mois de trésorerie immobilisée. Sur dix projets en parallèle, le décalage peut représenter un montant considérable, suffisant pour freiner les investissements, retarder les recrutements ou compliquer les négociations bancaires.
Beaucoup de dirigeants constatent ce décalage : sur le papier, l’entreprise est rentable, mais sur le compte bancaire, l’argent se fait attendre.
Les causes récurrentes des retards
Dans la plupart des bureaux d’études, la facturation repose sur des jalons définis au contrat. Jusque-là, rien de problématique. Mais le suivi de ces jalons reste trop souvent artisanal.
Certains utilisent encore des tableurs pour noter les jalons atteints, d’autres se reposent sur des échanges de mails entre chefs de projet et administration. Les validations prennent du temps, les informations circulent mal et le rappel pour facturer arrive trop tard.
À cela s’ajoutent les allers-retours avec les clients. Si une facture ne correspond pas parfaitement au jalon contractuel, il faut corriger, renvoyer, attendre… autant de semaines perdues.
Témoignage type
Marc, dirigeant d’un bureau d’études en région lyonnaise, raconte :
« Tous les trimestres, je découvrais que nous avions accumulé plusieurs centaines de milliers d’euros de jalons atteints mais non facturés. Ce n’était pas visible immédiatement, mais c’était un poison pour la trésorerie. Nous avions beau livrer nos projets, l’argent restait bloqué. »
Pourquoi les méthodes manuelles ne suffisent plus
Tant que l’entreprise gère peu de projets, un suivi artisanal peut sembler suffisant. Mais dès que le volume augmente, le système sature. Ce qui était un simple oubli devient une faille récurrente. Les dirigeants se retrouvent à courir après leurs encaissements alors même que leurs projets sont parfaitement réalisés.
Comment un ERP métier change la donne
La différence qu’apporte un ERP dédié aux bureaux d’études, c’est la fluidité et la fiabilité du processus. Les jalons contractuels sont enregistrés dans l’outil dès la signature. Lorsqu’ils sont atteints, le système alerte automatiquement et prépare la facture correspondante.
La direction ne découvre plus les retards a posteriori. Elle dispose en temps réel d’une vision claire : quelles factures ont été émises, lesquelles sont en attente, lesquelles prennent du retard. Les erreurs diminuent, les allers-retours avec les clients aussi. Et surtout, l’argent entre plus vite.
Avant / Après : un cas concret
Imaginons un projet de 400 000 euros sur six mois. Avec un suivi manuel, le jalon de 80 000 euros atteint en mars est facturé seulement en avril, faute d’alerte et de coordination. L’encaissement effectif n’a lieu qu’en juin.
Avec un ERP, le jalon est détecté automatiquement. La facture part dans les jours qui suivent. L’encaissement intervient fin avril. À l’échelle d’un seul projet, le gain paraît limité. Mais multiplié par dix ou quinze projets, il représente des centaines de milliers d’euros de trésorerie disponible plus tôt.
Pourquoi la fin d’année est le moment idéal pour agir
En décembre, les dirigeants voient apparaître les chiffres consolidés. C’est souvent à ce moment qu’ils réalisent l’écart entre le chiffre d’affaires réalisé et les factures effectivement envoyées. C’est aussi la période des budgets et des arbitrages stratégiques pour l’année suivante.
Décider maintenant d’améliorer le processus de facturation, c’est s’assurer de démarrer 2026 avec un outil qui sécurise les encaissements et libère de la trésorerie.
Conclusion : reprendre le contrôle de la facturation
Les retards de facturation sont un piège discret. Ils ne remettent pas en cause la compétence des équipes ni la qualité des projets, mais ils fragilisent la santé financière de l’entreprise.
Pour un DG, la solution n’est pas de surveiller chaque jalon personnellement ni d’imposer plus de contraintes administratives. Elle consiste à mettre en place un processus intégré, qui garantit que chaque jalon atteint devient rapidement une facture envoyée.
C’est exactement ce que permet un ERP métier dédié aux bureaux d’études. Il offre une visibilité claire, un processus fluide et une trésorerie libérée. Pour beaucoup de dirigeants, la question n’est plus de savoir s’il faut y passer, mais plutôt combien de temps et d’argent on va encore perdre avant de franchir le pas.
Si ce sujet résonne avec vos propres préoccupations, il est sans doute temps de découvrir ce que peut apporter un ERP pensé pour les bureaux d’études.
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