Pourquoi les outils pensés pour la régie ne suffisent plus aux ESN d'aujourd’hui

Pendant longtemps, les outils de gestion dédiés aux ESN se sont concentrés sur un usage bien particulier : la régie pure.
Suivi des temps, affectation des consultants, facturation au TJM…
C’était suffisant, à condition d’avoir un modèle simple et linéaire.

Mais aujourd’hui, beaucoup d’ESN évoluent. Elles deviennent hybrides :

• Une partie en régie, une autre au forfait,
• Des projets complexes, parfois multi-intervenants,
• Et un besoin de pilotage plus structuré, au-delà du staffing.

Dans ce contexte, les outils pensés pour la régie montrent leurs limites.

1. Le forfait : un angle mort dans la majorité des outils régie

Dans les faits, de plus en plus d’ESN :

• Répondent à des appels d’offres complexes,
• Travaillent sur des engagements de résultats, pas uniquement de moyens,
• Pilotent des projets au forfait, parfois découpés en jalons ou lots.

Les outils centrés régie permettent parfois de créer un "projet forfait"… mais :

• La structuration est souvent basique,
• Le suivi de l’avancement est manuel ou absent,
• Et la facturation est mal découplée des temps passés.

Or, une mission au forfait ne se gère pas comme une mission en régie.
Elle nécessite :

• Un suivi par jalon, par lot ou livrable,
• Une séparation claire entre temps passé et facturation prévue,
• Des modèles de facturation adaptés (montant fixe, échéances, partielle, etc.).

2. Les factures d’achat, souvent oubliées

Dans un modèle ESN "simple", le flux achat est négligé. Mais dans la réalité :

• Les ESN travaillent avec des freelances ou des sous-traitants,
• Elles doivent réceptionner, contrôler et suivre les factures d’achat liées aux projets,
• Et cela devient critique avec la réforme de la facturation électronique.

Beaucoup d’outils "staffing + régie" ne gèrent que les flux sortants.
Ils ne permettent pas de :

• Rattacher les factures fournisseurs à une mission ou un projet,
• Suivre les marges réelles (et pas juste théoriques),
• Préparer le passage à la facturation électronique côté achat, pourtant obligatoire à court terme.

Ce manque devient un point de friction dès que la structure grandit ou se diversifie.

3. La production de devis : un passage obligé, pas toujours fluide

Dans une ESN qui répond à des consultations ou qui vend des projets forfaitaires :

• Le devis est la première brique du pilotage,
• Il structure le périmètre, les modalités, les échéances,
• Il engage la relation commerciale.

Or, les outils très orientés régie :

• Intègrent mal la construction d’un devis clair, structuré, exportable,
• N’automatisent pas la reprise des données (du devis vers le projet),
• Ne permettent pas de gérer des cas un peu complexes (multi-lots, options, TMA + forfait, etc.),
• Et surtout, ne proposent pas toujours de modèles de devis adaptés aux différents types de missions (régie ou forfait).

Pourtant, disposer de templates de devis personnalisables, selon qu’il s’agit d’une mission au forfait, d’une régie pure ou d’un mix des deux, est essentiel pour gagner du temps et fiabiliser la construction des projets.

Un devis mal géré, c’est un projet mal cadré… et une mission mal facturée.

4. Des ESN plus hybrides, plus complexes et mieux outillées ?

Aujourd’hui, les ESN :

• N’ont plus un seul modèle économique,
• Gèrent des prestations complexes, parfois longues, parfois très segmentées,
• Doivent anticiper les obligations réglementaires (facture électronique),
• Et souhaitent gagner du temps sans multiplier les outils.

Cela suppose une solution de gestion :

• Capable de suivre régie et forfait de manière fluide,
• Qui intègre le flux fournisseur dans la gestion projet,
• Et qui simplifie aussi bien la production des devis que leur exécution.

Pas forcément un “ERP complet” ou un “outil surpuissant”, mais un outil qui comprend le métier dans sa complexité réelle, et pas seulement dans son modèle historique.

En résumé

Si votre ESN :

• Grandit,
• Se diversifie,
• Gère des projets mixtes régie/forfait,
• Ou commence à internaliser le pilotage économique des missions…

Alors un outil "pensé pour la régie" risque rapidement de vous ralentir.

Il ne s’agit pas d’en changer à tout prix, mais d’avoir une vision plus claire de ce qui vous attend.
Car au-delà du staffing, la vraie valeur réside souvent dans ce qu’on n’a pas encore structuré.

‍