Comment calculer et suivre la marge d’un projet sur Excel (et pourquoi ça ne suffit plus pour un bureau d’études)

L’outil qui rassure… jusqu’au jour où

C’est souvent la même histoire.
Paul, DG d’un bureau d’études de 40 personnes, reçoit chaque mois son fameux fichier Excel : un tableau des projets, avec colonnes “heures prévues”, “heures consommées”, “coûts” et “marge”.
En apparence, tout est sous contrôle.

Mais voilà : sur le projet phare de l’année, un écart de 50 000 € vient d’être découvert… trop tard.
Excel n’a pas prévenu.
Le tableau était juste… jusqu’à ce qu’il ne le soit plus.

Excel est l’outil préféré des bureaux d’études pour suivre leurs marges. Mais est-il réellement suffisant ?
Oui pour démarrer. Non pour piloter sérieusement une entreprise.

La marge projet, le nerf de la guerre pour un bureau d’études

Dans un bureau d’études, la marge par projet est la clé de la rentabilité.
Chaque devis signé engage non seulement des ingénieurs, mais aussi la solidité financière de la structure.

Formule simplifiée (souvent utilisée dans Excel) :
Marge = Prix de vente – (Coûts directs + Coûts indirects)

Exemple :

• Prix de vente forfait : 200 000 €
• Coûts directs (salaires, sous-traitance) : 150 000 €
• Coûts indirects (charges, frais généraux) : 20 000 €
  Marge brute = 30 000 € → 15 %.

Simple sur le papier. Mais dans la vraie vie, un projet bouge : retards, imprévus, heures sup, sous-traitance non prévue… Et Excel n’est pas conçu pour gérer cette complexité en temps réel.

Excel, allié pratique mais limité

Les avantages d’Excel

• Gratuit (ou presque).
• Flexible : chacun construit ses colonnes comme il veut.
• Accessible : tout le monde sait “ouvrir un fichier Excel”.

Ses limites pour un DG de BET

1. Erreur humaine : une formule cassée = marge faussée.
2. Pas de temps réel : on travaille toujours sur des données consolidées après coup.
3. Pas de lien avec les ressources : Excel ne sait pas si un ingénieur a passé 30 ou 35 heures cette semaine.
4. Pas de visibilité transversale : difficile de comparer plusieurs projets, plusieurs équipes.

Selon une étude de PwC, 88 % des fichiers Excel comportent des erreurs. Pour un DG, cela signifie des décisions basées sur des chiffres faux.

Exemple concret : suivi de marge sur Excel

Prenons un projet type dans un BET :

• Durée : 6 mois
• Équipe : 1 chef de projet + 3 ingénieurs
• Budget prévu : 300 000 €
• Marge attendue : 20 %

Excel à l’œuvre

• Colonne A : Budget prévu
• Colonne B : Heures consommées
• Colonne C : Coût horaire
• Colonne D : Marge calculée

Tout semble sous contrôle… jusqu’au jour où :

• un ingénieur oublie de déclarer 10 heures par semaine,
• une sous-traitance supplémentaire de 15 K€ est ajoutée en cours de projet,
• et la mise à jour des colonnes est faite… un mois plus tard.

Résultat : marge réelle finale = 8 % → 36 K€ de marge perdue.

Les conséquences invisibles pour un DG

Les DG qui s’appuient uniquement sur Excel pour suivre leurs marges constatent souvent :

• des surprises en fin de projet (“Ah, on est en perte ?”)
• des retards de facturation faute de données validées,
• une trésorerie fragilisée,
• et une perte de confiance client quand il faut justifier des dépassements.

Le pire ? C’est que ces problèmes ne se voient pas dans Excel… jusqu’à ce qu’il soit trop tard.

Pourquoi Excel atteint vite ses limites

Excel est fait pour calculer.
Mais piloter la rentabilité d’un bureau d’études exige :

• des alertes en temps réel dès qu’une marge dérive,
• une connexion aux CRA (comptes rendus d’activité des ingénieurs),
• une vision globale (projet, équipe, portefeuille clients),
• et la capacité à simuler différents scénarios (forfait vs régie).

Bref : un outil métier intégré.

De l’Excel à l’ERP : le passage stratégique

Un ERP dédié aux bureaux d’études n’interdit pas l’usage d’Excel.
Mais il fait passer le pilotage de la réactivité à la proactivité.

Ce que permet un ERP :

• Devis fiables : tous les coûts intégrés dès le départ.
• Suivi en temps réel : marge projet calculée automatiquement selon les heures réellement saisies.
• Alertes visuelles : dès que la marge descend.
• Facturation fluide : Facturation à l'avancement, etc.
• Consolidation multi-projets : visibilité DG immédiate.

Autrement dit : Excel vous montre l’histoire d’hier. Un ERP vous aide à écrire celle de demain.

Exemple avant / après ERP

Avant (Excel seul)

• Projet forfait 400 K€, marge prévue : 18 %.
• Retard de 1 mois → 35 K€ de surcoûts.
• Découvert trop tard.
  Marge finale : 9 %.

Après (ERP)

• Devis basé sur template ERP → tous coûts intégrés.
• Suivi temps réel de l'estimé vs réalisé : Visualisation de la baisse de marge.
• Ajustement rapide (ressources, délais).
  Marge finale : 16 %.
  28 K€ sauvés.

Pourquoi la fin d’année est le bon moment pour changer

La fin d’année, c’est le moment où les DG :

• voient apparaître les écarts réels entre marges prévues et marges finales,
• construisent les budgets 2026,
• préparent leurs projets stratégiques.

Décider maintenant de sortir du “tout Excel”, c’est :

• intégrer le projet ERP dans le budget,
• lancer un pilote au T1,
• être opérationnel dès le printemps 2026.

Le vrai ROI d’un ERP pour un BET

Un ERP dédié permet en moyenne :

• +10 à +15 % de marge préservée par projet,
• -30 % de temps administratif pour les ingénieurs,
• +20 % de factures émises dans les délais.

Pour un BET de 50 personnes, cela représente 200 à 400 K€ de gains par an.

Conclusion

Excel restera toujours un allié pour calculer rapidement.
Mais piloter la rentabilité d’un bureau d’études uniquement avec cet outil, c’est comme construire un pont avec une simple règle de trois.

Pour les DG de BET, le vrai enjeu n’est pas “comment calculer une marge sur Excel” (ils savent déjà).
C’est : “Comment éviter de découvrir trop tard que mes marges se sont évaporées ?”

La réponse, c’est de passer du tableau Excel au pilotage en temps réel via un ERP métier.
Et la fin d’année est le moment idéal pour enclencher ce virage stratégique.

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