Client :
Fondé en 2007, EQUITIM est le 1er indépendant en conseil et courtage de produits structurés sur mesure. La société accompagne ses clients du conseil dans l’élaboration de la stratégie d’investissement, à la conception et la commercialisation des produits jusqu’au suivi des solutions mises en place. En 2023, l’équipe compte plus de 25 collaborateurs pour 4 milliards d’euros d’encours.
Problématiques :
Il y a quelques années, l’entreprise fait face à des défis croissants en matière de gestion comptable et financière. À l'époque, leur système de suivi des factures émetteurs et fournisseurs repose sur un volumineux fichier Excel. Cependant, à mesure que l'entreprise se développe, le nombre de factures augmente de manière significative. Les difficultés s'accentuent, en particulier du côté des fournisseurs.
Leur plus gros problème réside dans la gestion des commissions bancaires émises par les banques, qui constituent la grande majorité de leurs clients. Du côté des fournisseurs, ils travaillent avec deux types de prestataires : d'une part, des conseillers en gestion de patrimoine (CGP) et, d'autre part, des prestataires pour les besoins généraux de l'entreprise, comme les experts-comptables et les services de nettoyage. La complexité est donc double : gérer les factures clients et fournisseurs tout en maintenant une visibilité claire sur les flux financiers.
Leur système existant, basé sur un fichier Excel de plusieurs mégaoctets avec des centaines de colonnes et des dizaines de lignes, commence à montrer ses limites. Les lignes de factures sont colorées pour indiquer leur statut, mais cela nécessite toujours des transferts manuels de données vers d'autres fichiers Excel pour suivre les factures non parvenues (FNP) et effectuer des clôtures.
Le processus manuel de saisie des écritures comptables, de gestion des virements et de rapprochement bancaire devient rapidement chronophage. De plus, le manque de données statistiques précises empêche l'entreprise d'avoir une vue d'ensemble complète de ses performances financières. Ils ne savent pas quelles sont leurs marges avec chaque émetteur, quels sont leurs clients les plus rentables, ni comment gérer efficacement leurs flux financiers croissants.
"Entre 2021 et 2023, nous avons vu le nombre de factures à traiter doubler." Damien Leclair, CEO d’Equitim
Solution :
Face à ces défis, l'entreprise prend une décision stratégique : mettre en place une solution ERP (Enterprise Resource Planning) pour rationaliser sa gestion comptable et financière. Ils optent ainsi pour la solution ERP de Karanext.
“Cela a été un véritable succès de mettre en place cet ERP pour notre gestion quotidienne.”
Les Apports de la Solution
- Automatisation des opérations comptables : L'ERP a permis d'automatiser les écritures comptables, éliminant ainsi le besoin de saisir manuellement chaque facture client et fournisseur. Cela a considérablement réduit la charge de travail pour l'équipe comptable.
"Sans cette solution, nous aurions probablement rencontré des problèmes de ressources humaines, voire été contraints d'externaliser notre comptabilité. Grâce à cette solution, nous économisons au moins 0,5 équivalents temps plein (ETP)."
- Suivi en temps réel : La solution a offert un suivi en temps réel des factures en attente, permettant au client de savoir quelles factures étaient en cours de réception ou de paiement.
- Reporting personnalisé : L'ERP a permis de créer des rapports de contrôle de gestion personnalisés, offrant une vue claire des performances financières et la possibilité de générer des statistiques précises.
"Nous avons réussi à concevoir des reportings parfaitement adaptés à nos besoins, notamment en matière de contrôle de gestion. Cette personnalisation des rapports est véritablement précieuse. Ce ne sont pas des reportings génériques, nous les consultons quotidiennement."
- Gestion des flux financiers : Le rapprochement bancaire automatique a éliminé le besoin fastidieux de lettrer chaque transaction manuellement, permettant ainsi de gagner un temps considérable.
“Le pilotage de l’activité, la rapidité de l’exécution, et l'automatisation du lettrage bancaire ont considérablement renforcé notre efficacité.”
Les Bénéfices du déploiement de l’ERP Karanext chez Equitim
L'implémentation de Karanext ERP a généré une série de bénéfices significatifs pour l'entreprise :
- Gain de temps : L'automatisation des opérations comptables a réduit la charge de travail de l'équipe comptable, ce qui a permis de gagner du temps pour d'autres tâches stratégiques.
"Notre comptable réalisait 3000 écritures comptables, et cette année, elle aurait dû en faire 8000. Grâce à la solution, nous n'avons plus besoin de saisir manuellement ces écritures comptables. Le logiciel les transmet directement à l'expert-comptable. Cela représente un gain de temps considérable, avec seulement 40 secondes par écriture comptable, nous économisons presque trois semaines de travail rien que sur la saisie des écritures comptables !"
- Meilleur suivi et contrôle : La solution a fourni une visibilité claire sur l'état de chaque facture, réduisant ainsi les erreurs potentielles et garantissant une meilleure conformité comptable.
"Mon commissaire aux comptes m'a clairement indiqué que si nous faisions l'objet d'un contrôle fiscal, la solution changerait complètement la donne !"
- Reporting amélioré : Les rapports de contrôle de gestion personnalisés ont fourni des données précieuses pour la prise de décisions éclairées et la gestion de l'entreprise.
“en termes de reporting, c’est beaucoup plus simple”
- Sécurité et conformité : L'ERP a renforcé la conformité comptable, rassurant ainsi les régulateurs et sécurisant l'entreprise en cas de contrôle fiscal ou réglementaire.
- Satisfaction des clients : Le client peut maintenant fournir à ses clients, tels que les CGP, un suivi précis de leurs opérations, améliorant ainsi les relations commerciales.
"Si un conseiller en gestion de patrimoine (CGP) nous contacte, nous pouvons retracer toutes les opérations effectuées, y compris celles déjà payées et celles en attente de paiement."
- Évolutivité : La solution Karanext ERP s'est avérée flexible et adaptable aux besoins spécifiques de l'entreprise, ce qui a été essentiel pour gérer la complexité croissante de leurs opérations.
"La solution est facile à utiliser, et son déploiement s'est effectué sans problème en moins de 3 mois."
En conclusion, l'adoption de Karanext ERP a permis à Equitim de rationaliser ses opérations comptables, d'améliorer sa gestion financière, d'optimiser son temps de travail et de renforcer sa conformité comptable, tout en offrant un meilleur service à ses clients. Cette transition vers une solution ERP a été une étape cruciale dans la croissance et le développement de l'entreprise, lui permettant de prospérer dans un environnement commercial en constante évolution.
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