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Dans un bureau d’études, l’été est la période la plus calme de l’année. Les projets tournent au ralenti, les clients sont moins actifs, moins présents, et les prospects se cachent derrière des messages d’absence du bureau ou des standards téléphoniques infranchissables.
Mais ce n’est pas une raison pour se la couler douce en attendant septembre et le traditionnel rush de la rentrée. Au contraire, le calme relatif qu’il règne au bureau crée un contexte idéal pour se poser, réfléchir sur certains process, les optimiser en prenant du recul et sans trop stresser.
Voici cinq actions clés à mener en interne pour prendre une longueur d’avance sur la concurrence et mettre toutes les chances de votre côté en septembre.
Réorganiser la base de prospects et clients
On parle souvent de grand nettoyage de printemps mais au bureau, l’été est le moment parfait pour faire du tri et bien s’organiser. Il y a de fortes chances pour que votre fichier clients soit sens dessus dessous, c’est le genre de document que l’on a jamais le temps de mettre à jour. Voici comment vous y prendre :
- Mettre à jour vos fiches contacts : Prenez (enfin) le temps de mettre à jour et de compléter les informations importantes concernant les maîtres d’ouvrage, les architectes, les collectivités, les AMO et autres contacts.
- Supprimer les doublons : Identifiez et débarrassez-vous des doublons et autres redondances d’informations dans votre base de données pour éviter les confusions et les erreurs de communication.
- Corriger les informations obsolètes : Assurez-vous que toutes les informations sont à jour, y compris les coordonnées, les rôles et les préférences de contact.
- Re-segmenter vos clients : Organisez vos clients en segments ou en groupes plus pertinents, qui correspondent davantage à la réalité de votre quotidien. Par exemple “public/privé”, “secteur d’activité” ou encore par type de missions. Vos communications commerciales n’en seront que plus ciblées et pertinentes.
Structurer les réponses types pour les appels d’offres et les consultations
Répondre aux appels d'offres et aux consultations est une tâche ardue et chronophage, surtout lorsque chaque réponse doit être personnalisée et adaptée à des exigences spécifiques. Pour optimiser ce processus, voici quelques étapes clés à suivre :
- Modéliser des templates de réponse type : Créez des modèles tant sur le plan technique que sur le plan financier, adaptés à la typologie de vos clients et prospects. Vous gagnerez un temps fou et vos propositions commerciales seront beaucoup plus cohérentes.
- Créer des devis types dans votre CRM spécialisé : Même travail pour les devis pour lesquels vous pouvez réfléchir à deux ou trois versions génériques qu’il vous suffira d’adapter en fonction du client. Vous serez ainsi en mesure de répondre aux appels d'offres beaucoup plus rapidement et efficacement.
Maximiser les opportunités et la stratégie de relance des prospects
Pendant l'été, il est crucial de ne pas laisser de côté les opportunités et les relances client.
- Identifier les opportunités en cours et faire le tri : Passez en revue les devis et les propositions commerciales qui n’ont pas reçu de réponse : identifiez ce qui est “mort” et les projets en attente ou en suspens.
- Planification des relances : Établissez un calendrier des réponses avec des priorités pour la rentrée (inutile de spammer vos clients au mois d’août). Assurez-vous que chaque relance soit adaptée au contexte du client et du projet.
- Visualisation du pipeline commercial : Utilisez un outil de CRM simplifié pour avoir une vue claire sur les différentes opportunités en cours. Organisez les informations de manière à faciliter le suivi et la gestion des opportunités.
Bonus deux conseils pour optimiser les conversions :
- Analysez les raisons pour lesquelles certaines opportunités n'ont pas abouti et identifiez les points d'amélioration.
- Préparez des arguments commerciaux et techniques actualisés pour relancer les prospects avec des propositions plus ciblées.
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Clarifier votre process avant-projet
L’été c’est aussi le moment idéal pour se pencher sur la phase d’avant-projet. L’objectif : aborder la rentrée en mode “starting-blocks” plutôt qu’en mode panique :
- Structurer le processus de décision entre les étapes-clés : Amorcez une revue complète de la coordination entre réponse commerciale, chiffrage et validation en interne. Un peu d’huile dans les rouages, ça n’a jamais fait de mal à personne !
- Clarifier le rôle de chacun : Qui fait quoi ? Les nouvelles recrues sont-elles au niveau ? Entre ingénieurs, associés et chargés d’affaires, il est essentiel de définir les responsabilités à chaque étape pour éviter les confusions et les lenteurs.
- Formaliser le processus d’avant-projet : Documentez les étapes, les points de validation obligatoires, les outils à utiliser… pour que chacun puisse être efficace au sein d’un processus standardisé, éprouvé et accepté.
Capitalisez sur vos retours d’expérience récents
Avant que l’agitation de la rentrée ne reprenne le dessus, prenez le temps d’analyser les projets livrés ces derniers mois. Ces retours d’expérience sont précieux : ils permettent d’identifier ce qui fonctionne bien et ce qui doit être amélioré, tant sur le plan technique que sur l’organisation interne.
- Documenter les “best practices” : Quelles méthodes ont porté leurs fruits ? Quels outils ou ajustements ont permis de gagner du temps, d’éviter les erreurs ou de fluidifier les échanges ?
- Repérez les points de blocage récurrents: Retards, incompréhensions internes, problèmes de coordination ? Listez-les et proposez des pistes d’amélioration concrètes.
- Impliquer les équipes: Même en effectif réduit, organisez un point d’équipe informel pour recueillir les ressentis et suggestions d’amélioration.
Ces réflexes simples permettent d’ancrer une culture d’amélioration continue dans votre bureau d’études, sans attendre d’être dans l’urgence.
Conclusion
Même avec une équipe réduite, quelques ajustements en été peuvent faire toute la différence à la rentrée. C’est justement le bon moment pour prendre du recul, affiner vos process et poser les bases d’une organisation plus fluide.
Car en septembre, tout s’accélère. les demandes reprennent (souvent d’un coup), les délais se raccourcissent, les projets s’enchaînent. Plus vous aurez anticipé, plus vous gagnerez en réactivité… et en tranquillité.
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