L'univers des agences de communication, de marketing et d'événementiel est souvent associé au glamour. Cependant, derrière cette façade, se cachent des défis opérationnels complexes. Ces agences, généralement composées d'équipes restreintes, jonglent avec la gestion de projets variés, la coordination d'événements majeurs et la nécessité de maintenir une communication fluide avec les clients. Paradoxalement, bien que la nécessité de surmonter ces défis soit criante, beaucoup pensent qu'un ERP (Enterprise Resource Planning) n'est pas la solution adaptée à leurs enjeux spécifiques.
Pourtant, c'est précisément dans cet environnement que l'ERP peut s'avérer être une solution aux défis rencontrés. Les ERP conçus pour ces agences jouent alors un rôle crucial dans la simplification des processus, la coordination efficace des équipes et la gestion des projets. Découvrons comment un ERP peut révolutionner votre agence et libérer son potentiel.
Agences marketing, de communication et d’évènementiel : la nécessité d’une gestion centralisée
Tout comme les grands groupes, en tant qu’agence marketing, de communication ou d’évènementiel, vous êtes tenue de gérer différents aspects de votre business, tels que :
- Les flux financiers : traitement des factures, prise en compte des notes de frais, gestion de la TVA… Les tâches administratives peuvent vite s’accumuler.
- Les ressources humaines : que ce soit au niveau du recrutement ou pour répondre aux demandes des collaborateurs.
- Les projets : de la planification à la réalisation, vous devez garder une vue d’ensemble sur l’état d’avancement de vos projets.
Devant ces tâches variées, disposer d’un outil de gestion permettant d’avoir une vue d’ensemble de votre activité devient indispensable. Un ERP offre la possibilité de centraliser l'ensemble de ces opérations, d'automatiser les tâches à faible valeur ajoutée et de simplifier votre gestion quotidienne. Cela se traduit par un gain de temps significatif et une rentabilité accrue.
Excel, un outil limité
Encore largement utilisé par les agences pour gérer leurs activités et données, Excel présente pourtant de nombreuses limites. En effet, son manque de processus automatisés entraîne :
- Des erreurs et des oublis : erreurs de saisie, doublons, absence de relance… Avec Excel, les erreurs sont inévitables et leurs conséquences peuvent avoir un impact sur votre entreprise.
- Une charge mentale considérable : jongler entre la gestion administrative, la gestion RH et les données clients sur des tableurs différents demande beaucoup de rigueur. Pour la personne en charge, cela peut impliquer du stress, une difficulté à respecter les délais, ou la nécessité d’effectuer régulièrement des heures supplémentaires.
- Un manque de visibilité : piloter l’ensemble des données de l’agence sur des documents non connectés entrave votre visibilité sur le long terme et limite la mesure de la rentabilité par projet.
Confronté à la multiplicité des tâches à accomplir et au manque d’efficacité d’Excel, en tant que gérant, vous vous retrouvez souvent à consacrer une grande partie de votre temps à des tâches à faible valeur ajoutée, vous éloignant ainsi de votre cœur de métier. Investir dans un ERP peut alors se présenter comme une solution pour centraliser votre gestion et gagner en efficacité. Toutefois, il est crucial de choisir un logiciel adapté à votre activité et répondant à vos besoins spécifiques. Une solution ERP moderne offre la flexibilité nécessaire pour répondre à ces exigences, vous permettant ainsi de bénéficier pleinement des avantages de la centralisation tout en adaptant le système à la complexité de votre métier.
L’ERP, une alternative fiable
Un ERP (Entreprise Ressources Planning) est un système de gestion intégré, permettant à une entreprise de centraliser et d’automatiser ses processus métier, tels que la comptabilité, la planification, ou encore, les ressources humaines.
Pour les agences marketing, de communication et d’évènementiel, il permet notamment de :
- Centraliser la gestion des données : grâce à un ERP, les différents modules sont connectés entre eux via une base de données unique.
- Automatiser certaines tâches à faible valeur ajoutée : avec un ERP, les tâches administratives sont simplifiées, ce qui permet de limiter les erreurs et de dégager du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
- Simplifier la gestion et le pilotage des projets : Un ERP propose des fonctionnalités permettant de planifier et d’évaluer la rentabilité de vos projets.
- Mesurer la rentabilité : un ERP dispose de fonctionnalités de reporting et d’analyse permettant d’avoir une vision de vos performances et de vos leviers de rentabilité.
Lire aussi : Agences de marketing et évènementielles : et si l’ERP était l’assistant administratif dont vous aviez besoin ?
Un ERP en mode Saas : une solution adaptée aux agences
Pour les agences marketing, de communication et d’évènementiel, investir dans un ERP en mode Saas (Software as a service) fait office de solution privilégiée. Grâce à ce modèle, vous disposez d’un accès au logiciel à distance via votre navigateur internet.
De fait, vous bénéficiez d’une solution :
- Économique : avec un ERP en mode Saas, vous payez uniquement un abonnement mensuel. Certains fournisseurs proposent des tarifs modulaires en fonction des fonctionnalités que vous utilisez, offrant ainsi une flexibilité budgétaire appréciable. Un argument de choix lorsque vous manquez de fonds pour investir.
- Facile à piloter : par définition, un ERP en mode Saas est externalisé. De fait, vous n’avez pas besoin de vous occuper du déploiement et de la maintenance de la solution, ce qui vous libère du temps pour d’autres missions.
- Évolutive : le mode Saas permet de multiplier les accès selon vos besoins spécifiques. Dans certains cas, le coût peut également s’ajuster en fonction des fonctionnalités que vous utilisez. Cela garantit une solution toujours alignée sur l’évolution de votre agence, sans engagement financier excessif.
Karanext, un ERP conçu pour les secteurs du marketing, de la communication et de l’évènementiel
Pour les agences de marketing, de communication et d’évènementiel, Karanext propose un ERP en mode Saas, taillé sur mesure.
Des fonctionnalités adaptées à votre métier
Libérez vous des contraintes opérationnelles via :
- L’automatisation de la production de contrats de travail, de contrats clients et de contrats fournisseurs ;
- La signature électronique des contrats générés ;
- La transformation des factures et des relevés bancaires en écriture comptable ;
- Le reporting des résultats en temps réel ;
- La to-do list administrative numérique et intelligente.
Vous pouvez également ajouter des modules RH et/ou CRM afin de développer un outil sur-mesure pour votre agence. Grâce à l’intégration de ces briques, vous pouvez notamment suivre l’évolution de vos prospects et optimiser les processus de recrutement et d’embauche.
Une démo sur-mesure
Karanext va au-delà en vous proposant une démo personnalisée, spécifiquement adaptée à votre secteur d'activité. Si vous préférez explorer par vous-même, profitez de 15 jours d'essai gratuits et sans engagement pour découvrir l'efficacité de notre solution directement dans votre environnement professionnel.
Êtes-vous prêt à transformer votre agence ? Ne tardez plus, demandez dès maintenant votre démo personnalisée et simplifiez la gestion de votre agence !
