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Dans un cabinet d’architecture, la créativité ne suffit pas : sans rigueur administrative, c’est toute la rentabilité du projet qui peut vaciller. Parmi les points sensibles, la facturation reste l’un des plus critiques, et souvent, l’un des plus négligés.
Retards de trésorerie, prestations oubliées, relances tardives… Voici les 5 erreurs les plus fréquentes dans la facturation des cabinets d’architecture, et surtout comment les corriger durablement.
1. Facturer en décalé par rapport aux livrables
Beaucoup d’agences attendent la fin d’un projet, voire bien au-delà, pour envoyer leurs factures. Résultat : un décalage dangereux entre production et encaissement, qui fragilise la trésorerie.
La solution : synchroniser les jalons, les validations clients et l’émission des factures. En établissant dès le départ un calendrier clair, chaque étape validée déclenche automatiquement la facturation. Votre flux de trésorerie devient plus prévisible, et vous restez serein.
2. Oublier les prestations réellement effectuées
Entre réunions imprévues, ajustements client et allers-retours, de nombreuses heures sont prestées... sans jamais être facturées. Ces "oublis" représentent une perte sèche, souvent invisible mais répétitive.
La solution : un suivi en temps réel des heures et des prestations, idéalement via un outil d'ERP automatisé conçu pour cabinet d'architectes automatisé. Un logiciel de suivi du temps permet de tracer précisément l’implication de chaque collaborateur et d’éviter que des prestations ne « passent à la trappe ».
3. Gérer la facturation hors outil
Encore aujourd’hui, bon nombre de cabinets gèrent leur facturation sur Excel ou via des modèles Word bricolés. Cela multiplie les risques d’erreur, les oublis, et rend le suivi des paiements fastidieux.
La solution : Intégrer la facturation directement dans le logiciel de gestion de projet. Cela garantit une cohérence entre la planification, l’avancement du projet et la facturation. De plus, les équipes gagnent en temps et en fiabilité.
4. Complexifier inutilement les modèles de facturation
Forfait, régie, jalons, acompte, solde… Plus votre méthode est personnalisée à chaque client, plus elle devient chronophage et source d’erreurs si elle n’est pas bien outillée.
La solution : standardiser les différents modèles de facturation dans un outil unique, capable de gérer la diversité sans complexité. L’idéal ? Pouvoir modéliser vos schémas de facturation dès le départ, les adapter selon les projets, et ne plus y revenir.
5. Ne pas relancer les paiements
Un oubli de relance peut vite coûter cher. Par manque de temps ou de processus clair, certaines factures restent impayées trop longtemps, voire définitivement perdues.
La solution : automatiser le suivi des paiements grâce au lettrage automatique. Votre équipe gagne du temps, et vos clients sont relancés de façon régulière, sans que cela devienne une charge mentale.
Une facturation fluide, ça se structure
Une facturation efficace ne repose pas sur de la bonne volonté, mais sur une organisation claire et des outils adaptés. En structurant vos processus et en les automatisant avec un ERP métier comme Karanext, vous améliorez à la fois votre rentabilité, votre trésorerie et la qualité de vie de vos équipes.
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